企業(yè)人事檔案管理的優(yōu)化改革

盧虹瑾

摘 要 傳統的企業(yè)人事檔案模式在很多方面暴露出缺陷和不足，包括檔案內容的真實性和完整性不足、檔案管理和利用的無序化以及檔案管理技術手段落后等。改革企業(yè)人事檔案管理工作是知識經濟時代的必然要求、實現企業(yè)全面管理的重要方面以及增強企業(yè)市場競爭力的有力手段。在改革企業(yè)人事檔案管理制度的過程中，應當堅持更好地服務相關主體、確保檔案內容完整、準確以及實現檔案管理工作統一標準化的原則，從總體觀念、具體制度、人才隊伍建設和技術利用等各個方面實現人事檔案管理制度的優(yōu)化。

關鍵詞 人事檔案 改革 原則 路徑

一、引言

受我國傳統計劃經濟體制的影響，傳統的人事檔案管理是一種以“管理”為中心的陳舊模式，在這一模式下，人事檔案管理是一個完全封閉的領域，在這一領域內，人事檔案管理體制又是一個強調內外有別、檔隨人走、檔案管理資格限定以及檔案利用阻礙重重的制度。目前，這一模式已經在很多方面暴露出缺陷和不足，包括檔案內容的真實性和完整性不足、檔案管理和利用的無序化以及檔案管理技術手段落后等。在這樣一種現狀面前，人事檔案管理的需求和必要性都呼之欲出，探討人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑成為學者和相關領域從業(yè)者討論的熱點。本文將著重從人事檔案管理工作優(yōu)化改革的必要性和具體路徑出發(fā)展開下面的論述。

二、改革企業(yè)人事檔案管理工作的必要性

本文認為之所以強調改革企業(yè)人事檔案管理工作的重要性是和以下幾個方面密不可分的：

（一）知識經濟時代的必然要求

對人事檔案管理的認識不斷加深以及重視度不斷提升的現象是與世界經濟發(fā)展到以知識經濟為主導的階段這一社會經濟背景是分不開的。知識經濟是指一種經濟增長主要依賴于知識的生產、擴散和應用的經濟形態(tài)。在這樣一種經濟形態(tài)下，知識積累是經濟增長的源泉，而知識的積累和技術的進步則主要依靠人力資本。于是知識經濟背景下，人力資源管理便成為最受關注的一種資源類型。隨著人力資源管理的重要性不斷凸顯，人事檔案這一承載基本人力資源數據和信息的材料便成為管理者們關注的重點所在。

（二）實現企業(yè)全面管理的重要方面

企業(yè)管理不僅僅是生產和經營這些看得見的價值創(chuàng)造部門。企業(yè)的員工也是企業(yè)存續(xù)和發(fā)展的重要基石。特別是技術和知識密集型行業(yè)，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企業(yè)的員工，為企業(yè)創(chuàng)造更多的知識財富也是企業(yè)管理者需要倍加關注的問題。而隨著勞動力市場的不斷自由化，員工的流動性較之以前都有很大的提高。一方面，這反映了市場經濟環(huán)境下人員的優(yōu)化配置，能夠更好地促進人力資源的優(yōu)化利用；另一方面，企業(yè)在人員管理上的壓力也隨之增大，人員流動的頻繁也不利于檔案的保存和管理，“棄檔”現象時有發(fā)生。這些都不利于企業(yè)對員工的管理。因而改革人事檔案管理制度對于實現企業(yè)全面管理也是有利的，只有這樣，企業(yè)才能更有針對性聘任、培養(yǎng)滿足自己發(fā)展目標的員工，提高企業(yè)員工的總體質量。

（三）增強企業(yè)市場競爭力的有力手段

知識經濟時代，知識和人才是財富創(chuàng)造的源泉。那么在市場經濟下，企業(yè)保持競爭力的一個有力手段便是人才的管理。結合企業(yè)的發(fā)展方向和目標，有針對性地尋找所需要的人才，并深入了解員工的背景信息，為企業(yè)員工和人才的管理建立其一個制度化的體系都是企業(yè)人才管理的重要方面。因而，做好企業(yè)人事管理工作，對于企業(yè)有效利用人才資源，實現自身的長足發(fā)展，增強和保持市場競爭力的重要手段。

三、改革企業(yè)人事檔案管理工作的幾個原則

在分析企業(yè)人事檔案管理工作優(yōu)化改革的具體路徑之前，應當首先明確整個人事檔案管理工作的總體原則。本文認為，改革企業(yè)的人事檔案管理體制應當堅持以下原則：

（一）服務為導向的原則

檔案資料是記載個人基本信息、整體素質和能力以及社會履歷的重要資料。既是個人向用人單位展示自己的重要手段，也是用人單位認識和了解求職者，更好地管理人才的重要手段。在企業(yè)人事檔案的管理過程中，從整個檔案的歸入、管理、移出以及保管都要體現為用人單位和個人服務的原則。保證為用人單位提供真實、完整、有效的檔案信息，也為個人提供向用人單位展示自身素質和能力的素材，同時注意保護個人基本信息和隱私不被泄露和不當使用。

（二）保證檔案內容完整、準確的原則

考慮到人事檔案在企業(yè)全面管理的重要性，檔案內容的完整準確對于企業(yè)和個人來說都是至關重要，否則檔案資料的利用價值便值得懷疑。完整性要求是指檔案資料必須能夠反映個人的全部基本信息，并且全面反映一個人履歷變化的過程，不能出現前后矛盾的現象。準確性要求是指檔案資料內容準確無誤、不存在模糊不清、無法確認的信息。只有滿足這些基本要求之后，人事檔案資料的使用價值才能得到保證。

（三）實行統一和標準化的檔案管理原則

因為人員流動的頻繁，檔案資料會在多個單位之間流轉，為了更加便利有效的管理，便需要有一個統一和標準化的人事檔案管理制度。從檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉和保密等各個環(huán)節(jié)實現標準化和規(guī)范化。

四、改革企業(yè)人事檔案管理工作的具體路徑

在改革總體原則的指導下，本文認為應從以下幾個具體方面出發(fā)，具體實現企業(yè)人事檔案管理制度優(yōu)化目標，包括：

首先，須從總體觀念和法律制度上明確用人單位是員工人事檔案的建立者和管理者，擺脫已有的認為政府人事管理部門才是個人人事檔案保存和管理的唯一主體的錯誤觀念。毫無疑問，相比較各個用人單位主要是企業(yè)，政府人事部門對于企業(yè)人事檔案的利用和利害關系程度存在不足。將檔案的建立和保管的權限交給企業(yè)自身，既有利于企業(yè)自身對人員的管理，也有利于促進企業(yè)改進管理方法和制度實現人事檔案管理工作的優(yōu)化。其次，建立合理且可操作性強的人事檔案管理制度。按照更好地服務相關主體、確保檔案內容完整、準確以及實現檔案管理工作統一標準化的原則，在人事檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉和保密等各個環(huán)節(jié)都明確具體的操作規(guī)范和目標要求，并且明確崗位職責，以此保證整個人事檔案管理制度的有序化和科學性。再次，重視檔案管理的人才隊伍建設，提高整個檔案管理工作隊伍的業(yè)務能力和工作素質。不僅要強化職業(yè)道德和行業(yè)文化知識教育，提高相關人員的政治素質和法律意識，也要注重提高其知識水平和服務能力，增強其對現代技術手段和管理理念等專業(yè)知識的掌握程度。最后，借助信息化技術，實現檔案管理工作的全面信息化。計算機和信息技術的已經深入整個社會管理的方方面面。實踐也證明，信息技術能夠更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地實現管理目標。企業(yè)在人事檔案管理的信息化過程不能僅僅是進行簡單的電腦錄入和輸出，應當結合企業(yè)的不同管理目標，對人事檔案進行全面的處理和利用。

五、結語

總之，在知識經濟盛行的時代背景，人才的利用和保護日漸成為企業(yè)實現自身優(yōu)化管理和爭取市場競爭優(yōu)勢地位的重要手段。企業(yè)人事檔案的管理對于企業(yè)發(fā)揮人力資源優(yōu)勢，優(yōu)化自身人才利用模式有著基礎的支撐作用。實現企業(yè)人事檔案管理工作的優(yōu)化改革是企業(yè)管理的重要方面。在優(yōu)化改革的過程中，應當堅持更好地服務相關主體、確保檔案內容完整、準確以及實現檔案管理工作統一標準化的原則，從總體觀念、具體制度、人才隊伍建設和技術利用等各個方面實現人事檔案管理制度的優(yōu)化。

（作者單位為威海市公路管理局）

參考文獻

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