教育部科技查新：現狀與展望*

●張新興

(廣州大學　廣州　510006)

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教育部科技查新：現狀與展望*

●張新興

(廣州大學廣州510006)

[摘要]在過去的10年中，教育部科技查新站建設工作穩步推進，科技查新服務漸趨成熟。教育部查新站今后應完善查新質量控制制度，整合科技查新與學科館員服務，建設科技查新協作平臺。參考文獻6。

[關鍵詞]教育部科技查新查新站建設現狀發展展望

科技創新是提高社會生產力和綜合國力的戰略支撐[1]，科技查新則是實現科技創新活動規范化管理的一種有效方式。我國高校數量眾多，并且在科技創新活動中占據主導地位。為了充分發揮科技查新在高校科技創新中的支持作用，原國家教委于1992年和1995年在其直屬高校中設立了15所“高等學校科技項目咨詢及成果查新中心工作站”[2]。鑒于世紀之交我國高等教育管理體制和布局結構的調整，教育部從2003年開始重新認定“教育部部級科技查新工作站”(以下簡稱“查新站”)。在此后的10年間，教育部科技查新工作獲得了迅速的發展。2014年4月10日《教育部辦公廳關于開展第七批教育部部級科技查新工作站申報工作的通知》的發布，預示著教育部科技查新工作將邁向一個新的臺階。筆者從查新站的建設與服務兩個方面對教育部科技查新工作進行了研究，并對教育部科技查新工作今后的發展方向進行展望。

1教育部科技查新站建設穩步推進

教育部科技查新工作的具體執行單位是科技查新站，查新站的數量與分布、查新人員的數量與結構、信息系統的配備與功能等，直接影響著科技查新工作的質量和效益。

1.1查新站認定：分類分批，均衡協調

2003年教育部下發《教育部辦公廳關于認定教育部部級科技查新工作站的通知》，啟動了查新站的認定工作。2003年至2012年，教育部先后分6個批次，認定了84所查新站(見表1)。為了滿足高校科研活動對科技查新的迫切需求，教育部在2003年的第一次查新站認定中，批準設立了29家查新站，居歷次認定數量之首。2004年教育部發布《關于進一步規范教育部科技查新機構工作的意見》，對查新機構資質的認定和管理工作做出了明確規定[3]，此后查新站的審批標準日趨嚴格，每一批次能夠通過認定的查新站數量呈下降趨勢，2012年僅有6所高校通過教育部第6批查新站審批。

表1　教育部查新站數量統計表

科技查新是查證科學技術內容是否具有新穎性或科技項目成果是否達到了事先設定的要求的一項工作，它主要是為自然科學領域的科研項目提供鑒定性服務。教育部根據查新站所依托高校的學科特色，將查新站劃分為綜合類、理工類、農學類、醫學類4個學科種類。由于我國理工類高校數量較多，理工類學科的查新需求也最為旺盛，因而理工類查新站的數量最多，達到了52家，占查新站總數的62%。農學類和醫學類高校數量相對較少，相應的查新站的數量也較少，兩類查新站的數量之和僅占查新站總數的20%。

教育部最初將查新站的認定范圍限定在其直屬高校。從第三批查新站認定工作開始，教育部把查新站的遴選范圍擴大至全國所有高校。目前的84所查新站中，31所設立于非教育部直屬高校，占總數的37%。在非教育部直屬高校設立查新站既是為了滿足高校日益增加的科技查新需求，充分發揮高校在國家科技創新中的作用，同時也有利于提高教育部科技查新工作的影響力。

1.2查新隊伍建設：平穩增長，結構合理

查新人員是開展科技查新工作的主體，包括專職查新員、兼職查新員、審核員。通過對歷年教育部查新人員的數量統計可以發現，除2009年專職查新員的數量略有減少，2009年和2012年兼職查新員數量小幅下降之外，3類查新人員的數量總體呈平穩增長趨勢(見圖1)。不斷壯大的查新隊伍為查新站提高科技查新數量，擴大科技查新規模奠定了基礎。截至2013年底，教育部查新站站均審核員4.3人，專職查新員9.3人，兼職查新員9.5人[4]。審核員、專職查新員、兼職查新員的構成比例約為1︰2.2︰2.2，即1個審核員審查4.4個查新員完成的查新報告。從科技查新不同業務環節所需的人員配置來看，上述人員構成比例是較為合理的。

圖1　歷年查新人員數量統計圖

查新人員的職稱結構與學歷結構直接決定了查新隊伍的業務能力，是教育部在查新站審批和年檢中重點考察的內容。筆者分別選取位于廣東省的暨南大學、深圳大學城圖書館、華南農業大學、廣州中醫藥大學4個查新站作為抽樣調查對象，分析教育部的4類查新站的查新隊伍構成情況。從表2能夠看出：在職稱結構方面，4所查新站的查新隊伍以中級和高級專業技術職稱人員為主，他們所占的比例達到了82%；在學歷結構方面，93%的查新人員具有研究生以上學歷，其中擁有碩士學位的人員數量最多，占82%。查新隊伍以高職稱、高學歷人員為主，說明經過多年的發展，教育部的查新隊伍在職稱結構與學歷結構上已漸趨完善，人員結構較為科學合理。

表2　查新人員構成抽樣統計表

查新站所受理的課題大都涉及各個學科的前沿領域，要求查新人員具備極好的學科專業知識和信息檢索技能。因此查新人員除了需要擁有理、工、農、醫等學科背景外，還需要接受過系統的查新培訓。首先，在學科背景方面，查新站越來越重視查新人員學科知識的專業化和多樣化。例如，南京航空航天大學查新站的13名查新人員全部具有自動控制、機械工程等學科背景，與該查新站的專業性質完全契合。其次，在查新培訓方面，教育部科技發展中心于2004年啟動了科技查新人員系統培訓計劃，定期舉辦查新員和審核員培訓班[5]。各個查新站都會組織查新人員參加查新業務培訓，為查新隊伍的專業化發展奠定了堅實的基礎。近年來，審核員和專職查新員接受查新培訓的比例一直保持在90%左右，兼職查新員接受培訓的比例也維持在50%以上。查新人員較高的培訓比例有力地保障了教育部科技查新工作的質量。

1.3查新系統開發：實時交互，功能齊備

為了實現科技查新工作的網絡化服務和管理，提高科技查新工作的效率，目前已有24所查新站研制或引進了科技查新系統。科技查新系統主要包括兩大類，一類基于ASP動態服務器頁面，一類基于.NET框架環境，它們的功能大致相同。通過查新系統，用戶可以在線提交查新委托，動態跟蹤查新過程與審核狀態，反饋意見和建議；查新人員可以接收與分派查新任務，填寫和審核查新報告，交付用戶報告，上傳入檔；咨詢專家可以接受查新人員咨詢，回復咨詢意見。通過查新系統的存檔數據庫，查新人員還可以方便地從委托人、委托單位、查新目的、查新級別、用戶反饋效果、查新員、審核員等多個字段對查新課題進行查詢和統計。

為了進一步優化科技查新系統，部分查新站還開發了一些增值功能。例如，清華大學查新站為科技查新系統開發了查新常用檢索詞共享庫功能，實現了查新知識的共享；開發了查新輔助系統(THULIB)，實現了不同類型文獻的自動去重、格式調整、順序編號、統一輸出，以及中英文檢索式轉換和在線動態更新。科技查新系統為查新用戶、查新人員、咨詢專家提供了一個交流和辦公的網絡化平臺，提高了科技查新工作的規范化和信息化水平。

2教育部科技查新服務漸趨成熟

2.1查新業務：增長迅速，重點轉移

查新站完成的查新報告數量是衡量社會查新需求和查新站業績的關鍵指標。經統計發現，查新站年均完成的查新報告總量和站均完成的查新報告數量都呈高速增長的趨勢(見圖2)。第一，2010年之前，查新總量以每年高于20%的速度增長，2010年到2013年的增幅雖略有下滑，但仍保持在1%～2%的水平。這一方面得益于查新站數量的不斷增加，另一方面說明科研管理部門對科技查新的重視程度日益提高，并將其作為創新評估的重要手段。第二，查新站年均完成的查新報告數量從2004年的不足200件，迅速發展至2013年的499件，2012年更是達到了531件。2004年到2012年的年增量均保持在10件以上，并且有4年的增幅都達到了18%以上。這說明隨著教育部查新工作的開展，查新站的業務水平和社會影響都在不斷擴大，從而吸引了越來越多的查新用戶。

圖2　歷年查新總量與平均量統計圖

教育部查新站在做好校內服務的基礎上，積極拓展校外用戶，主動為校外科研院所、企事業單位的工作人員提供科技查新服務。從圖3可以發現，2009年之前，教育部查新站完成的校內查新與校外查新的比例維持在1∶0.7到1∶1.1之間，校內和校外的查新量較為均衡；從2009年開始，校外查新全面超過校內查新，校內查新僅占校外查新的64%～82%，并且校外查新的增速遠大于校內查新。例如，中國海洋大學查新站2012年完成校內查新230項，校外查新314項，校內查新占校外查新的73%；蘇州大學查新站完成的查新項目中，企業用戶的查新量占到了總量的75%，這充分體現了教育部查新站為地方經濟發展服務的作用。

圖3　歷年校內與校外查新量統計圖

2.2查新收費：標準多樣，內外有別

查新費用由基本費用和附加費用組成。基本費用包括分析查新課題、制定檢索策略、檢索數據庫資源、撰寫及審核查新報告的費用；附加費用包括國際聯機檢索費、報告費、加急費、復本量費、原文獲取費。教育部未制定統一的查新收費標準，而是由各查新站根據自身的實際情況自主制定。武漢大學查新站根據用戶是否來自于教育機構訂立收費標準；廣州中醫藥大學查新站以委托方要求完成的查新時間為收費標準，時間越短費用越高；北京中醫藥大學查新站則根據項目類別收取查新費。

為了解查新站的收費標準，筆者分別從東北、華北、華中、華東、華南、西北、西南7個地區各選取1所查新收費標準接近本地平均值的查新站作為樣本進行研究。通過表3能夠發現：查新站的收費標準(不包括附加費用)與其所處地區的經濟和科技發展水平密切相關。華東、華南等經濟發達、科技領先地區，查新收費最高，華北和華中地區次之，經濟和科技相對落后的西南和東北地區，查新收費最低。以校內用戶的國內外查新收費為例，地處東北的東北師范大學查新站的收費標準是500元，而位于華南地區的中山大學查新站的收費則高達1 200元，是前者的2.4倍。絕大多數查新站對校內外用戶實行不同的收費標準，對校內用戶采取價格優惠策略。校內用戶查新收費的優惠幅度從50元(如西安交通大學查新站)到300元(如山東科技大學查新站)不等。

2.3用戶反饋制度：問卷調查，課題跟蹤

查新站為了更廣泛地征求查新委托用戶的意見，及時跟蹤查新項目的社會效益和經濟效益，大都建立起了用戶反饋制度。用戶反饋制度所采取的主要方式是通過用戶意見調查表了解用戶的反饋信息，例如，東北林業大學查新站通過發放問卷，從查新質量(報告完成時間、報告格式、報告質量)、查新人員工作能力及態度(工作態度、技術素質、客觀公正性)、整體滿意度、查新后的效果(立項、鑒定、獎勵等是否通過)等方面調查用戶的反饋意見。海南大學查新站的用戶反饋制度較為完善，設立專人負責用戶反饋工作，并實行崗位責任制。其采用定期集中跟蹤填報方式，將“委托查新用戶反饋表”以Email等方式傳遞給委托用戶，收集反饋信息，并且建立了用戶反饋檔案管理制度，每學期對用戶反饋表進行整理、歸納、總結，找出科技查新中存在的問題，研究解決對策。

表3　查新收費標準抽樣統計表

上述反饋制度均是針對查新委托用戶進行的，但科技查新的目的是為科研項目的評審專家提供準確全面的“鑒證性客觀依據”，即查新報告的最終用戶是科研項目的評審專家，因此查新站還應通過委派查新人員參加科研項目評審會，召開評審專家座談會等形式，了解評審專家對科技查新的反饋信息。評審專家的反饋信息對持續改進查新業務水平和服務質量具有重要的導向作用。

2.4查新高峰應急機制：措施全面，齊頭并舉

由于每年科研立項、成果鑒定、獎勵申報等的時間相對集中，要求查新站在特定的時間段內完成數倍于平時的查新量，這就形成了查新的高峰期。查新高峰期不僅查新委托數量驟增，而且時間緊迫、委托項目的學科覆蓋面廣，查新站面臨的查新形勢異常嚴峻。針對這種情況，清華大學、北京科技大學、鄭州大學等查新站均建立了查新高峰應急機制。應急措施包括：第一，查新數量與來源預估。通過走訪本校科研主管部門，分析歷年查新高峰期情況，預估查新數量和來源機構，提前召開查新相關人員參加的動員大會，討論應對策略。第二，提前開展用戶培訓。舉辦面向全校教師的科技查新講座，使其正確認識查新的目的和程序，并且能夠準確填寫查新委托書。第三，加強與用戶的溝通。在圖書館網站發布查新提醒，主動給院系教師發送郵件，提醒有查新需求的教師盡早提交查新委托書，以便統籌安排，提高效率。第四，統籌人員配置。對全館人員進行統籌安排，從其它部門抽調兼職查新員；臨時招聘在校博士生做查新輔助工作；分配新館員在查新站實習；安排專人負責查新報告的蓋章、復印、存檔等事務性工作。第五，鼓勵查新人員加班。在保證查新人員身心健康的前提下，鼓勵其適量加班。科學的高峰應急機制是查新站在保證查新質量的基礎上，提高查新數量，建立并維持穩定的用戶關系的必要舉措。

3教育部科技查新工作展望

3.1完善查新質量控制制度

查新質量直接決定著教育部查新站的生存與發展，查新質量控制制度的重要性不言而喻。查新站應通過以下措施完善查新質量控制制度：第一，提高內部審核力度。將審核員對查新報告結論和形式的審核轉變為全過程審核，即將審核工作貫穿于從查新點提煉、檢索策略制定，到檢出文獻取舍，直至查新報告撰寫的整個查新流程；成立由主管領導、咨詢專家、審核員組成的查新質量檢查工作組，對查新報告進行定期例行檢查和不定期抽查。第二，建立外部復核機制。為確保查新報告內容的專業性，應充分利用咨詢專家的學科專業優勢，將查新報告送咨詢專家復核；開發教育部科技查新復核系統，各個查新站通過系統上傳、下載查新報告，彼此復核查新報告。第三，加強行業質量監管。教育部查新站應與其他系統的查新機構按照自愿平等的原則組建科技查新行業協會。行業協會通過統籌科技查新的監督和檢查工作，定期發布行業發展報告，公布科技查新工作檢查結果，實現對教育部科技查新工作的橫向監管。

3.2整合科技查新與學科館員服務

教育部查新站全部依托所在高校的圖書館，查新人員以圖書館員為主。學科館員服務則是圖書館員面向科研人員開展的信息聯絡、資源宣傳、用戶培訓、學科動態跟蹤等服務。科技查新和學科館員服務的實施主體互有交叉，例如，華南農業大學圖書館64%的學科館員都是該查新站的查新人員，47%的查新人員都兼任學科館員。此外，兩項工作的重點服務對象都是校內科研人員，并且都貫穿科學研究的全過程，因而將科技查新與學科館員服務予以融合是完全必要且可行的。可采取的整合方式包括，查新人員以科技查新為切入點，向委托人介紹相關學科的信息源、信息檢索策略和技巧、文獻分析工具及使用方法等；基于對已完成的查新報告的總結分析，以組織講座或發布報告的形式向對口院所介紹學科的國內外研究現狀及研究熱點；針對查新項目，以RSS、信息推送等方式，向委托人提供專題信息追蹤等增值服務[6]。將科技查新與學科館員服務相融合，既有利于推動科技查新工作的開展，又豐富了學科館員服務的內容。

3.3建設科技查新協作平臺

查新課題大都是各專業領域的高精尖項目，科技查新不僅需要具備扎實的專業知識和豐富的查新經驗的查新人員，而且需要非常完備的信息資源，所以整合各查新站的查新資源，發揮教育部查新系統的整體合力就顯得非常重要。今后可以由教育部科技發展中心牽頭，所有查新站協作共建一個科技查新的網絡平臺。網絡平臺應具有下述功能：第一，在線交流。查新人員借助該平臺與其他查新人員實時交流，共同探討查新過程中遇到的各種難題，實現查新經驗共享。第二，文獻傳遞。各個查新站都有優勢資源與弱勢資源，通過文獻傳遞功能可以獲取本站缺藏，而完成查新項目所必需的相關文獻，實現查新資源共享。第三，資源整合。整合網絡上的免費網絡資源、OA資源和各查新站的自建資源，作為查新資源的補充。第四，報告匯總。查新站將完成的查新報告的題錄信息上傳至網絡平臺，實現查新報告的共知共享，避免重復查新。

參考文獻

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[2][6]王超,吳曉玲.教育部科技查新工作的發展分析研究 [J].圖書館工作與研究,2012(3): 85-88.

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[4]周靜.高校科技查新審核員資格培訓班課件(教育部科技查新工作)[Z].2014-05-13.

(宋小華編發)

Science and Technology Novelty Search of Ministry of Education: Status and Prospect

Zhang Xinxing

(Guangzhou University, Guangzhou, Guangdong 510006, China )

AbstractIn the last decade, science and technology novelty search workstations of Ministry of Education have maintained stable development, and novelty search service gradually matures. In the future, science and technology novelty search workstation of Ministry of Education should improve quality control system for novelty search, integrate science and technology novelty search and subject librarian service, establish network platform of science and technology novelty search. 6 refs.

KeywordsMinistry of Education. Science and technology novelty search. Novelty search workstation. Construction status. Prospect of development.

[中圖法分類號]G252.6

[文獻標識碼]A

[文章編號]1003-7845(2016)03-0027-05

[作者簡介]張新興，館員，現在廣州大學圖書館工作。

[收稿日期]2014-09-20

*本文系廣州市教育科學“十二五”規劃青年專項課題“E-Science環境下高校圖書館科學數據管理策略研究”(2013A073)研究成果之一。

【事業·管理】