高校人事檔案收集與整理管窺

吳一非

1 高校人事檔案收集與整理的基本特點(diǎn)

一是多樣性。高校是人才高地，教職工人數(shù)眾多，工作性質(zhì)不同，人事檔案所顯示的內(nèi)容也不同。教師檔案更多的是側(cè)重教學(xué)科研業(yè)績和成果的顯現(xiàn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)的評聘和學(xué)歷學(xué)位的狀況記錄等；行政管理人員檔案更多的是工作業(yè)績考核、獎懲任免、年度履職情況等的記錄。二是系統(tǒng)性。高校人事檔案詳細(xì)地記錄每個教職工每學(xué)期、每學(xué)年的工作情況、學(xué)習(xí)情況，忠實(shí)地描述了發(fā)展過程中的每一個細(xì)節(jié)，系統(tǒng)地反映了每個教職工德能勤績諸方面的情況，構(gòu)成了一個富有邏輯性的整體。三是真實(shí)性。高校人事檔案是高校教職工在從事教育教學(xué)科研和社會服務(wù)的活動中產(chǎn)生的、辛勤工作的真實(shí)記錄，真實(shí)反映每個人的思想和品德、學(xué)識和能力、特長和成果，還原歷史本來的風(fēng)貌。四是時段性。高校人事檔案材料形成時間受高校學(xué)年制的影響，教職工都是在固定的非假期時間段內(nèi)集中開展各種各樣的教育教學(xué)科研活動，這些時段內(nèi)產(chǎn)生大量的人事檔案材料。這一點(diǎn)，不同于機(jī)關(guān)人事檔案。

2 高校人事檔案收集與整理存在的問題

高校人事檔案在收集與整理中，明顯地存在以下幾個問題：第一，檔案意識淡薄，對檔案收集整理工作重視不夠，對檔案的收集整理沒有做出詳細(xì)具體的安排和部署。有的教職工對檔案的作用認(rèn)識不足，不清楚人事檔案收集和整理的有關(guān)要求，把本該交給人事檔案管理部門的材料長期滯留在身邊，造成人事檔案材料的缺失。第二，檔案管理人員配備不足，專業(yè)素質(zhì)需要提高。不少學(xué)校檔案管理人員嚴(yán)重不足，有的還是兼職，不能滿足檔案工作需要，難以應(yīng)對檔案收集整理的浩繁工作。加之檔案工作屬于“幕后”工作，不像教學(xué)科研工作處在學(xué)校的前沿位置，容易出成績、見成果，受人關(guān)注，因此，人員流動性較大，隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性，影響整體素質(zhì)和檔案管理水平的提高。第三，部分高校由于管理體制的雙重性，往往造成上級檔案主管部門指導(dǎo)缺位或不到位。比如，部分地方高校實(shí)行雙重管理體制，既接受省級教育行政部門的管理，又接受地方政府的管理，省級教育行政部門認(rèn)為地方高校的檔案工作應(yīng)由地方政府主管，地方政府認(rèn)為地方高校的檔案工作應(yīng)由省級教育行政部門主管。結(jié)果，兩個部門都不管，即使管理，也沒有給予足夠重視，指導(dǎo)不到位，工作“邊緣化”。第四，檔案材料整理缺乏系統(tǒng)性。材料之間缺乏有機(jī)聯(lián)系，成為零散的、孤立的片段。有的材料不能相互佐證，甚至有的材料相互之間出現(xiàn)矛盾，比如履歷材料和自轉(zhuǎn)材料對同一事件敘述不一致，評價(jià)相反。

3 高校人事檔案收集與整理改進(jìn)措施

3.1 要高度重視檔案工作。要認(rèn)真貫徹落實(shí)中共中央組織部關(guān)于印發(fā)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)[2009]12號）和教育部印發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（2008年中華人民共和國教育部令第27號），切實(shí)把檔案工作放在學(xué)校重要工作議事日程，明確分工，明確職責(zé)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案的收集整理工作做出詳細(xì)具體的安排部署。同時，加大宣傳力度，增強(qiáng)教職工的檔案意識。

3.2 要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。要配足配齊檔案工作人員，形成專兼職工作機(jī)制，除了專職檔案工作人員外，還要明確一批兼職檔案工作人員。要加強(qiáng)對檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，鼓勵奉獻(xiàn)精神，及時表彰成績，努力建立一支穩(wěn)定的高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍。

3.3 要切實(shí)理順工作體制。明確雙重管理體制的高校人事檔案工作上級主管部門。按照國家省管高校的原則，實(shí)行雙重管理體制的高校的檔案工作由省級教育行政部門牽頭管理，地方政府配合管理。

3.4 要積極扭轉(zhuǎn)被動局面。在檔案的收集上，要變被動為主動。對涉及外單位的檔案材料及時發(fā)函，打電話聯(lián)系，必要時，上門收集缺少的材料。對校內(nèi)各部門要建立日常聯(lián)系機(jī)制，定期收集檔案資料，并及時檢查核對，發(fā)現(xiàn)缺失，及時追補(bǔ)。

3.5 要積極探索科學(xué)規(guī)律。檔案材料的系統(tǒng)性是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化的前提。整理檔案一定要努力體現(xiàn)其系統(tǒng)性，揭示材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，特別要關(guān)注來源方面的聯(lián)系、內(nèi)容方面的聯(lián)系和形式方面的聯(lián)系。

作者單位：鄭州師范學(xué)院人事處

來稿日期：2016-02-15