高校人事檔案收集與整理管窺

吳一非

1 高校人事檔案收集與整理的基本特點

一是多樣性。高校是人才高地，教職工人數眾多，工作性質不同，人事檔案所顯示的內容也不同。教師檔案更多的是側重教學科研業績和成果的顯現、專業技術職務的評聘和學歷學位的狀況記錄等；行政管理人員檔案更多的是工作業績考核、獎懲任免、年度履職情況等的記錄。二是系統性。高校人事檔案詳細地記錄每個教職工每學期、每學年的工作情況、學習情況，忠實地描述了發展過程中的每一個細節，系統地反映了每個教職工德能勤績諸方面的情況，構成了一個富有邏輯性的整體。三是真實性。高校人事檔案是高校教職工在從事教育教學科研和社會服務的活動中產生的、辛勤工作的真實記錄，真實反映每個人的思想和品德、學識和能力、特長和成果，還原歷史本來的風貌。四是時段性。高校人事檔案材料形成時間受高校學年制的影響，教職工都是在固定的非假期時間段內集中開展各種各樣的教育教學科研活動，這些時段內產生大量的人事檔案材料。這一點，不同于機關人事檔案。

2 高校人事檔案收集與整理存在的問題

高校人事檔案在收集與整理中，明顯地存在以下幾個問題：第一，檔案意識淡薄，對檔案收集整理工作重視不夠，對檔案的收集整理沒有做出詳細具體的安排和部署。有的教職工對檔案的作用認識不足，不清楚人事檔案收集和整理的有關要求，把本該交給人事檔案管理部門的材料長期滯留在身邊，造成人事檔案材料的缺失。第二，檔案管理人員配備不足，專業素質需要提高。不少學校檔案管理人員嚴重不足，有的還是兼職，不能滿足檔案工作需要，難以應對檔案收集整理的浩繁工作。加之檔案工作屬于“幕后”工作，不像教學科研工作處在學校的前沿位置，容易出成績、見成果，受人關注，因此，人員流動性較大，隊伍缺乏穩定性，影響整體素質和檔案管理水平的提高。第三，部分高校由于管理體制的雙重性，往往造成上級檔案主管部門指導缺位或不到位。比如，部分地方高校實行雙重管理體制，既接受省級教育行政部門的管理，又接受地方政府的管理，省級教育行政部門認為地方高校的檔案工作應由地方政府主管，地方政府認為地方高校的檔案工作應由省級教育行政部門主管。結果，兩個部門都不管，即使管理，也沒有給予足夠重視，指導不到位，工作“邊緣化”。第四，檔案材料整理缺乏系統性。材料之間缺乏有機聯系，成為零散的、孤立的片段。有的材料不能相互佐證，甚至有的材料相互之間出現矛盾，比如履歷材料和自轉材料對同一事件敘述不一致，評價相反。

3 高校人事檔案收集與整理改進措施

3.1 要高度重視檔案工作。要認真貫徹落實中共中央組織部關于印發《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發[2009]12號）和教育部印發的《高等學校檔案管理辦法》（2008年中華人民共和國教育部令第27號），切實把檔案工作放在學校重要工作議事日程，明確分工，明確職責，學校領導對檔案的收集整理工作做出詳細具體的安排部署。同時，加大宣傳力度，增強教職工的檔案意識。

3.2 要加強檔案隊伍建設。要配足配齊檔案工作人員，形成專兼職工作機制，除了專職檔案工作人員外，還要明確一批兼職檔案工作人員。要加強對檔案工作人員的業務培訓，鼓勵奉獻精神，及時表彰成績，努力建立一支穩定的高素質檔案工作隊伍。

3.3 要切實理順工作體制。明確雙重管理體制的高校人事檔案工作上級主管部門。按照國家省管高校的原則，實行雙重管理體制的高校的檔案工作由省級教育行政部門牽頭管理，地方政府配合管理。

3.4 要積極扭轉被動局面。在檔案的收集上，要變被動為主動。對涉及外單位的檔案材料及時發函，打電話聯系，必要時，上門收集缺少的材料。對校內各部門要建立日常聯系機制，定期收集檔案資料，并及時檢查核對，發現缺失，及時追補。

3.5 要積極探索科學規律。檔案材料的系統性是實現檔案價值最大化的前提。整理檔案一定要努力體現其系統性，揭示材料之間的內在聯系，特別要關注來源方面的聯系、內容方面的聯系和形式方面的聯系。

作者單位：鄭州師范學院人事處

來稿日期：2016-02-15