淺談人事檔案數字化建設的幾點思考

王海英 鄭曉麗

摘 要： 檔案信息資源作為社會最重要的信息資源之一，服務于社會各階層廣大用戶。對經濟發展、科技創新、社會進步等的作用日益突出。本文將對干部人事檔案數字化管理的重要性及干部人事檔案中出現的突出問題進行了分析，對進一步推進干部人事檔案數字化管理制定了一些相關措施。

關鍵詞：干部人事檔案 數字化 管理 措施

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）04-0052-01

檔案是國家機構、社會組織和個人在社會實踐活動中形成的，保存備查的文字、圖像、聲音以及其它各種載體形式記載的原始記錄。干部人事檔案又是組織人事等部門，按照黨的干部政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、業務能力、工作表現、工作實績等內容的文件資料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，也是國家檔案的重要組成部分。

一、檔案數字化建設的必要性及現狀

從目前的情況看，干部人事檔案的提供、利用，主要是以實體檔案為主，實體檔案雖然利用范圍廣、適應性強，具有原始憑證的作用，但它利用效率低，工作量大，對檔案的保存條件要求較高，檔案壽命的長短與檔案保管環境及保護技術有著極密切的關系。對人事檔案的調閱、管理造成很多不便，降低了工作效率。難以適應現代化檔案管理的要求。而數字檔案具有智能信息處理技術，將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運用各種存儲管理技術將他們存貯于各種介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。從而使檔案信息利用不再受時間和空間的限制等優點。因此，如何加強干部人事檔案的數字化管理，就成為廣大檔案管理工作者亟須研究的一項全新課題。

二、檔案數字化管理中存在的具體問題

盡管干部人事檔案數字化管理工作意義重大、作用突出。但受當前人才、設備、技術等因素制約，工作中仍然存在諸多問題，主要表現為管理方式傳統滯后，數字化程度不高。一是受傳統人事管理體制影響，當前干部人事檔案管理方式大多還局限于手工操作為主的傳統管理方式，缺乏適應性較強的人事檔案數據庫系統和專門的管理軟件，一般采用自行開發研制的人事檔案管理軟件，實現計算機管理的環節十分有限，硬件配置相對滯后。而且錄入數據庫系統的檔案數據也會存在不準確、不及時更新等問題，造成數據庫質量不高，降低了人事檔案管理數字化的使用效率。這些無疑使干部人事檔案難以滿足檔案數字化管理的需要，以致檔案管理數字化程度較低，無紙化閱檔基本沒有實現，給干部人事檔案的查借閱利用等工作帶來了極大不便，既不利于檔案的保管利用，又影響了服務效率。二是高素質的復合型檔案管理人員缺乏，要想實現干部人事檔案數字化管理，必須擁有一支掌握數字化知識的檔案人才隊伍。據了解，當前既懂檔案業務知識，又精通計算機管理的復合型檔案管理人員短缺，成為人事檔案數字化建設過程中的一大瓶頸因素。三是檔案資源的開發利用有待深化。利用水平低是目前干部人事檔案管理中存在的一大問題。檔案利用工作中，檢索、查詢工作頻繁，在提供服務方面形成比較封閉和被動的局面。因此，改進檔案管理現狀，實現干部人事檔案數字化，可以實現網上的即時查詢，避免人事檔案在查閱、轉遞過程中出現丟失。數字化不僅能夠實現檔案信息資源的共享，而且具有便捷靈活性等特點，以此有效提高檔案資源的利用效率。因此，在確保信息安全的前提下，加強干部人事檔案資源的深度開發利用，切實發揮干部人事檔案數字化管理的作用，是干部人事檔案數字化管理工作中亟待解決的問題。

三、推進干部人事檔案數字化管理的主要措施

針對當前干部人事檔案數字化管理中存在的突出問題，作為檔案管理部門，必須不斷解放思想、創新思路，真正從提升檔案管理水平、服務干部發展的高度，加快推進干部人事檔案數字化管理進程，進一步提高檔案管理的科學化、規范化、標準化水平。首先要為數字化檔案管理工作提供資金保障、資源保障和人力保障。加強數字化硬件建設和軟件開發。加強環境改造提供相應的技術支持，如購置、開發一定數量的應用軟件，對現有人員進行專業技術培訓，加快檔案館原始信息的數字轉換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數字信息的數量，并不斷補充、更新和完善滿足社會各界廣大用戶的需求，使數字檔案館正常運轉，保持旺盛生命力。其次要培養和造就一大批具有檔案、圖書、經濟信息、科技信息、信息技術開發與服務等多方面才能的數字化檔案管理人才。這要求我們調整檔案管理人員結構和知識結構，培養一批具有相關專業知識的技術人員進行日常維護、維修，從而保障各種專業設施的正常運行。同時加快各級檔案管理人員的知識結構，加強現代知識的學習，掌握基本的計算機知識、網絡知識、數據庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應數字化建設發展需要的基本技能。第三要正確處理傳統與現代化的關系，正確解決數字化進程中錄入與檢索、保密與開放、資源共享與資源權屬關系等問題。正確處理紙質檔案與電子檔案的關系，紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。我們應該積極實行“雙套制”保存電子檔案，既在保存電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案。

目前我國正處于信息時代，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動化水平，提高辦公效率，更好地發揮檔案資料的作用已成為檔案部門實現信息現代化管理的主要問題。隨著數字化技術的廣泛應用，隨著電腦網絡及其他數字平臺的應用，數字化管理已經成為可能。由于地域、科技水平、教育水平及種族的差異，造成了國與國之間的“數字鴻溝”，但另一方面，信息時代也為每一個國家，尤其是發展中國家提供了一個全新的而又難得的發展機會。隨著社會發展水平和科學技術的進步，使檔案越來越引起人們的重視。