企業檔案管理信息化研究

胡艷輝++杜娟

摘 要：隨著現代信息技術的飛速發展，企業檔案信息化建設已成為企業信息化建設的重中之重，傳統紙質檔案管理模式已經不能滿足現代企業檔案管理的需求。在數碼信息模式下，檔案信息化建設與傳統檔案管理相比具有高度的安全性、高度的規范化、資源共享優勢的高速化，為企業的檔案管理提供了強有力的保證。企業檔案管理應在實踐中進行，根據目前企業檔案信息管理的情況，開發完善的管理模式，提高企業檔案信息管理的效率，建立檔案管理模式的創新。

關鍵詞：企業檔案；信息化；建設問題

一、企業管理中的重要環節是檔案信息管理

企業為不斷提高檔案信息管理的工作水平，必須始終堅持以經濟增長方式為依據的思想理念，重視對信息技術的全面推廣與應用，以實現企業的穩定生存與快速發展。同時，為與新形勢下社會以及市場經濟發展需求相適應，同樣應當重視對檔案管理的信息化建設工作，依托于對信息化建設技術的綜合應用，促進企業檔案信息的綜合應用，使其發揮提高企業經營管理效率，轉變企業管理方式的重要職能。檔案信息化的基本概念是指：以檔案館為重點，以服務社會為主要形式，以社會為主體的檔案管理模式的轉變過程。在檔案管理模式的轉變中，必須通過對相關技術的應用，促進其數字化、網絡化水平的全面提升，以深入檔案信息傳輸、存儲、接收、以及提供等相關環節，實現檔案管理的一體化發展。

二、企業檔案管理信息化的內容形式

檔案信息是企業經營管理主體獲取各層面信息的重要依據之一。在新的社會發展形勢下，檔案信息管理工作的重要價值越來越明顯，電子和互聯網的飛速發展和廣泛應用，信息的獲取和傳播也發生了驚人的變化。在互聯網的時代下，檔案管理工作部門應當以網絡系統為依托，面向企業相關業務部門與機構提供數字化信息文件，從根本意義上實現對檔案管理工作企業的經濟效益最大化。

（一）企業檔案管理信息化的實現，前提是全面系統采集有效信息。為推動并促進企業檔案信息化進程的加速與實現，必須結合企業自身情況建設一個系統且完整的檔案管理工作系統，體現具有現代化特點的檔案信息資源的高層次，在生產環節、研發環節、以及營銷環節中促進信息應用系統功能的完善。具體到信息采集環節來說，企業檔案管理信息化系統應當實現信息采集工作的自動化、全面性、以及動態性。檔案掛歷工作人員應當以檔案信息的適應性、精確性為基本原則，及時篩查并對系統所采集各類信息數據進行鑒定，將有永久保存價值的文件信息篩選出來，由檔案著錄標準檔案信息系統自動批量提取導致的分類法和主題，并保存在相應的文件檔案信息數據庫，使電子公文形式。

（二）準確處理信息是實現企業檔案管理信息化的基礎。檔案信息若是沒有進行處理，極其有限的發揮作用，或數據庫的文件常年不用，文件中幾乎是未知的，在真正意義上實現，檔案信息化建設，最大限度地提高企業的經濟利益是不可能的。因此，只有從某些話題，企業檔案信息化工作的全部意義，無序的信息處理分散、訂貨系統，實現檔案管理的企業信息化建設的終極目標。

三、實現企業檔案管理信息化的方法是加強反饋控制

從反饋控制基本原理上來看，企業檔案信息化系統中所涉及到的反饋信息包括以下類型：其一是系統輸出信息，其二是影響信息（包括外部環境以及內部過程的影響因素），輸出回路的檔案信息系統，從而所有的內容和規則的調整，以更好地實現目標系統。反饋控制的基本過程包括：收集反饋信息，通過建立網上注冊系統，定期向用戶發放問卷；收集和分析收集到的信息，是促進檔案信息化成果，總結問題并提出整改措施；定期總結反饋，不斷完善自身，保證企業檔案信息化的順利實現。

四、檔案信息化管理的意義

（一）提高工作效率。傳統的檔案檢索方式是檔案管理人員在檔案管理系統中通過模糊查詢、分類查詢檔案題名或題名關鍵字等方式檢索到檔案的檔號，然后按照檔號去相應位置調閱相關檔案，占用大量時間和人力。信息化后，可直接在檔案管理系統中通過查閱關鍵字后查看檔案全文信息。據統計，信息化后檔案管理人員的查檔時間可節約40%，檔案利用率將比傳統檔案管理的利用率提高5～10倍。

保護原始檔案。檔案信息化后，檔案管理者可以向檔案利用者提供電子版或打印稿供其查閱，這就減少了多次復印、翻閱對原始檔案紙張造成的腐蝕和損壞，有效保護了企業的檔案資產。

（二）提高檔案信息利用的時效性和服務效率。信息化后檔案資源在一定權限內可實現共享，并能遠程服務，時效性強，從而能為企業生產發展提供高效優質的檔案信息化服務，提高企業整體工作效率，并能提升檔案信息管理部門在企業中的地位，脫離了過去單純的檔案保管模式，轉而成為企業的信息中心。

（三）增進企業結構優化使業務流程更完善。在計算機系統中，管理這將取締中央及控制部門的監督等職能，更大的加強決策能力和直接面對面溝通的實施，這也就降低了管理水平，同時也減少了組織規模。通過不同層次，同樣信息，使企業內各部門直接的活動變得更加和諧，更快更好的實現動態管理，使通信暢通并使成本的監督和協調得到降低，市場和信息的決策反饋得到提升，極大的提高了各個階層的潛力和主動性，是知識和經驗的交流得到促進，使技術管理達到最佳效率。

五、結語

在現代化的經濟條件下，為了號召國家政策和企業的發展，就是把傳統的紙質檔案轉變電子檔案信息化?，F代信息化技術綜合應用，有效采集和管理使用企業檔案信息，并對檔案信息化建設增加關注和重視。

參考文獻：

[1]呂文慶.信息化時代檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2014，19：136+144.