事業(yè)單位檔案管理存在的問題

姜俐

【摘要】檔案是一種非常重要的具有較權(quán)威信息的資源。檔案管理的好壞關(guān)系到一個單位的工作能否正常運行。事業(yè)單位生產(chǎn)以及經(jīng)營的有效數(shù)據(jù)和資料就是來自完善的檔案管理。在人員調(diào)動和職務(wù)安排過程中都需要涉及檔案的管理。但是隨著各種改革的不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理存在的問題越來越明顯。本研究就我國事業(yè)單位檔案管理中存在的問題進行了分析，并就相關(guān)問題提出了建議，期望能為事業(yè)單位相關(guān)檔案管理部門提供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；問題

一、前言

作為非盈利目的的事業(yè)單位，是利用國家資產(chǎn)為社會進行相關(guān)服務(wù)的組織。事業(yè)單位工作中檔案管理占較大比例。只有將各項相關(guān)的檔案工作做好，才能最大限度的發(fā)揮事業(yè)單位應(yīng)有的功能，才能讓事業(yè)單位在工作上有條有序地開展，才能提高工作效率。但現(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理工作問題層出不窮，所以重視檔案管理工作十分必要。

二、事業(yè)單位檔案管理中存在問題

（一）檔案管理過程中造假問題嚴重

事業(yè)單位中人事檔案管理造假問題最為突出。而造假的主要原因是由于一些利益問題，當事人為了具有某一項資格而進行各種手段的造假，比如將年齡進行改動，擅自更改自己的履歷等。其次檔案管理人員缺少責任心，使得許多檔案丟失后重填。由于檔案管理人員沒有仔細整理檔案，造成部分檔案丟失，但是為了使檔案在檢查過程中數(shù)目完整，就會出現(xiàn)相關(guān)的單位將丟失的檔案重新填寫的現(xiàn)象，重新填寫會使部分檔案本應(yīng)該具有的內(nèi)容被改寫或漏寫，從而檔案內(nèi)容不具有真實性。有些學(xué)校以及單位為了自身利益，故意改寫相關(guān)檔案內(nèi)容使其失去真實性。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)有的辦學(xué)機構(gòu)為自己收益好，在沒有經(jīng)過相關(guān)內(nèi)容考核的情況下高價出售學(xué)歷以及學(xué)位證書，影響人事檔案內(nèi)容真實有效性。

（二）檔案管理不夠信息現(xiàn)代化

信息現(xiàn)代化是將檔案資料與現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，最大限度發(fā)揮其潛在信息價值。由于對檔案管理工作的重視程度不高，使得檔案信息現(xiàn)代化水平較低。多數(shù)事業(yè)單位的檔案室是之前用過的小辦公室，而且裝檔案的箱子多為簡單的鐵皮箱，由于缺少除潮裝置，檔案容易受潮，字跡容易模糊。其次，對易燃物的防火意識不強，檔案室缺少相關(guān)的防火裝置及滅火器，如果發(fā)生火災(zāi)，所存放檔案將不復(fù)存在。傳統(tǒng)的檔案管理觀念認為是簡單的存檔和調(diào)動，但是這種觀念嚴重降低了檔案的有效利用率。在實際檔案管理工作中，收集相關(guān)資料，并對相關(guān)資料進行整理和保管，同時對相關(guān)資料的真實性進行鑒定，其主要目的是為了更好地利用檔案。實際情況中檔案的服務(wù)意識淡薄，檔案工作一直停留在人工手動管理的層面。事業(yè)單位檔案的管理過程中缺少相關(guān)電子設(shè)備，沒有建立相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)檔案庫，所以一旦紙質(zhì)版檔案丟失，將會使得整個相關(guān)資料遺失，從而影響到相關(guān)工作的開展。檔案管理不夠信息現(xiàn)代化使得人工查找檔案費時費力，大大降低了工作效率。

（三）檔案管理人員相關(guān)素質(zhì)較差

檔案管理工作并不是將紙質(zhì)資料裝袋后放置于相應(yīng)的位置，檔案工作有相當學(xué)問的，需要有關(guān)工作人員具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)，其中較強的工作責任感是檔案管理員應(yīng)該具有的最基本的素質(zhì)，職業(yè)道德也是一個合格的管理員必須具備的素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理人員不能與時俱進，在一定程度上不能適應(yīng)新時期檔案管理工作的要求。許多事業(yè)單位檔案管理員的錄用沒有專業(yè)限制，并且事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)沒有重視檔案管理需要專業(yè)人員來做，有的事業(yè)單位還會讓年齡較大且已經(jīng)退休的職工進行檔案管理工作，因此事業(yè)單位的檔案管理人員的素質(zhì)較低，專業(yè)性不強，從而在一定程度上嚴重影響檔案的有效利用和合理管理。

三、對事業(yè)單位檔案管理的建議

（一）加大打假力度

對于檔案管理中人事檔案造假問題突出的情況，事業(yè)單位要依據(jù)相應(yīng)的造假手段，采取相應(yīng)的應(yīng)對策略。做好和事業(yè)單位檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)的宣傳，通過宣傳提高相關(guān)人員的法制觀念是減輕檔案管理中造假的有效途徑。要讓當事人意識到人事檔案造假給自己帶來的后果，為了某些利益使用不當手段造假需要負相關(guān)法律責任。《檔案法》規(guī)定，對人事檔案進行造假的行為，相關(guān)行政部門可采取各種處罰措施，對于情節(jié)十分嚴重且構(gòu)成犯罪時要將當事人移送司法機關(guān)進行處理。對檔案管理的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及員工擅自偽造或涂改檔案的行為要進行嚴肅處理，堅決抵制靠關(guān)系、靠金錢來弄虛作假進行檔案偽造。

（二）積極建立信息現(xiàn)代化檔案管理

現(xiàn)如今已經(jīng)進入信息化高速發(fā)展階段，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展改變了人們傳統(tǒng)的辦公方式。互聯(lián)網(wǎng)具有高效率，高儲存量，低成本以及查詢與管理方便等特點。面對相關(guān)事業(yè)單位信息化建設(shè)力度不足的情況下，應(yīng)當將互聯(lián)網(wǎng)辦公結(jié)合到檔案管理中，建立健全相關(guān)檔案管理設(shè)備，大力發(fā)展相關(guān)系統(tǒng)的開發(fā)或引進先進的檔案管理軟件。信息化檔案管理在一定程度上提高了檔案的有效利用率，同時提高了相關(guān)人員的辦公效率，同時信息化管理不需要實體空間，可以節(jié)約紙質(zhì)檔案的制作成本。所以信息化檔案管理是節(jié)能減排型辦公，值得大力推廣。

（三）加強檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升

檔案管理不是簡單地工作，要對檔案管理的工作人員進行培訓(xùn)，隨著信息現(xiàn)代化的進程，檔案管理工作對相關(guān)管理人員提出了新技能的要求。所以要對檔案管理人員進行相關(guān)知識技能的培訓(xùn)，同時對其掌握情況進行考核，做到擇優(yōu)錄用的原則。優(yōu)秀而又專業(yè)的檔案管理人員能提升事業(yè)單位的辦公綜合效率，能讓事業(yè)單位更好為社會服務(wù)。

四、結(jié)語

事業(yè)單位不同于其他單位，事業(yè)單位的檔案管理更應(yīng)有更嚴格的管理規(guī)定。目前事業(yè)單位檔案管理問題突出。在經(jīng)濟快速發(fā)展，信息化水平較高的現(xiàn)代社會，加強事業(yè)單位檔案管理，從突出問題入手，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時應(yīng)用先進的管理手段，才能將檔案管理工作做到最好。

參考文獻

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