檔案管理中電子文件的歸檔方式

邢燕

【摘要】隨著以計算機及其網絡技術為標志的現代科學技術的迅猛發展，電子文件以其強大的沖擊力開辟了電子時代檔案管理工作的新領域。

【關鍵詞】檔案管理；電子文件；歸檔方式

一、電子文件的歸檔范圍

電子文件的歸擋范圍的劃分，可參照國家現行有關規定執行。但某些具體的與電子文件特點有關的問題需要進一步說明：

草稿和定稿。在電子文件中，對“草稿”修改后直接生成的新的稿本，如果不采用特別的措施，“正本”之前的所有稿本都可能被覆蓋起來：因此，必須事先決定哪些文件需要保存草稿、定稿，在修改時通過拷貝保留原文，加稿本號后積累，將需要的草稿、定稿與正本一并歸檔。

各種數據文件。如數據庫、圖形庫、方法庫等等。大型數據文件大多是動態的，其中的數據在不斷地發生更新變化，新加進來的數據代替、覆蓋了以前的數據。對于這種數據文件應定期拷貝作為一個數據集另行歸檔，不再更改。拷貝間隔可根據數據庫的內容而定，如一個星期、一個月等。拷貝可以人工的方式進行，也可由計算機程序自動實施。

電子郵件（E—mail）。

會議文件。電子時代很多會議將采用網絡會議方式，與會者身處異地，通過電腦屏幕“見面”、做主題發言、討論問題、做出決議。

與歸檔文件相關的“支持性文件”。所謂支持性文件是指能夠生成、運行文本文件、數據文件、圖形文件等文件的各種命令文件和設備運行所需要的操作系統。電子文件在相應的命令文件和操作系統中可以順利讀出，必要時應把它們與文件同時歸檔，檔案室已有的命令文件和操作系統不必重復歸檔。

與電子文件有關的各種紙質文件。在沒有達到完全“無紙化”的時候，必要的與電子文件相關的紙質文件也應納入電子文件的歸檔范圍。

二、電子文件的歸檔時間與歸檔前的檢測、鑒定

（一）歸檔時間

總的說來，邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。在歸檔時，應根據具體情況加以靈活處理。在實行電子文件和紙質文件二套制的機關，有必要與紙質的文件的歸檔加以協調，以便于兩種文件的對應處置和對應查找；管理性文件可按照內容特點確定一個歸檔期限；技術文件、科研項目文件等可在項目完成后歸檔。由于電子文件易于復制，歸檔后并不影響形成部門的日常工作查考，所以一般不必延遲歸檔時間，在系統允許的條件下可以提前進行。電子文件的流動性很強，及時加以控制是十分必要的。在完全辦公自動化的文檔一體化時代，文件將實行完全的邏輯實時歸檔，即文件的形成之時就是文件的歸檔之日。有關領導在正式批準簽署文件時，辦公自動化系統將自動將文件歸檔。

（二）歸檔前的檢測

在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢查。其內容包括：硬件環境的有效性、軟件環境的有效性及其信息記錄格式等。

（三）歸檔前的鑒定

電子文件的歸檔鑒定工作，參照現行國家關于文件鑒定的有關規定并結合電子文件的特點進行。鑒定結果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。具體鑒定內容及方法如下：

1、有效性和完整性鑒定。

歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果說文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件有效性和完整性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。

2、保管期限的劃分。

電子文件保管期限的劃分，參照國家關于文件保管期限的現行有關規定實行。即與現行紙質文件基本一致。考慮到其保存的密集性與長期性，可適當延長其保管期限。

三、電子文件的歸檔要求

（一）把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第三套，異地保存。

電子載體的存量較大，電子文件歸檔時應適當集中，即制成歸檔數據集。這種歸檔數據集，在載體上一般使用單一載體，一張光盤即可將某一單位全年的文件集中保存在一起。這種優越條件確保了歸檔的電子文件集中統一、完整齊全，從技術上進一步體現了檔案工作的基本原則。

（二）推薦采用以下載體：只讀光盤、一寫多讀光盤、磁帶等。一般禁止使用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

（三）存儲電子文件的載體和包裝盒上應貼有標簽，標簽內填上編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等。

（四）將電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表。

（五）需要長期保存的電子文件，應當把歸檔電子文件與相應機讀目錄存在同一載體上。如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。

（六）原電子文件數據集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少一年。

（七）在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件，應按上述歸檔過程完成物理歸檔。

四、電子文件的移交

（一）介質移交

電子文件歸檔時，應按有關規定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行管理。

電子文件移交時，首先要進行電子文件的檢驗。檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子文件檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可以采取抽樣檢驗的方法，樣本數不少于總數的20%，合格率應達到100%。

（二）在線移交

執行在線移交時，重點解決文件數據檢驗問題。

參考文獻

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