提高檔案管理人員業務素質的探討

徐靜

【摘要】針對檔案管理人員的素質問題，筆者認為在現在的時代條件下檔案的管理真的存在各種問題，而解決這些問題的根本途徑就是通過改變管理人員的思想去實現其管理觀念與現代需求的統一，以此來提高管理人員的綜合素質。檔案管理的主要內容就是對信息的管理與保存，如果從業人員的素質太低那他就會面臨各種挑戰，所以擴大管理人員的專業知識面、熟悉每個成員的管理特點以及提高他們的外語使用能力是非常必要的。

【關鍵詞】檔案管理；業務素質；提高必要性

在現今這個時代，檔案管理工作已經不再是以前那么簡單的了，其中會包含諸多的影響因素，管理人員的素質是做好檔案管理工作的重要基礎，這些素質主要是指人員在知識上的儲備、從業經驗以及其他素質等內容，素質是以知識為基礎的，還體現在政治道德等方面。隨著我國檔案事業的逐漸進步，檔案的規模是越來越大的，同時檔案的內容也在一定程度上得到了豐富，信息所需要的載體越來越多元化，管理的手段也在不斷的更新著。但檔案管理人員對資料的收集整理、查閱方式以及利用信息的能力還有待提高。

一、提高人員素質的主要原因

（一）管理工作要符合信息化的需求。這是一個信息化逐漸完善的時代，沒有信息就沒有今天的便捷生活，而且，信息時代的到來給傳統的工作造成了多方面的沖擊，檔案管理也不例外。現在的檔案管理人員中絕大多數都是不會使用計算機的，這會給管理工作帶來很多負面的影響，學習使用計算機是管理人員素質提高的一個必要基礎，有了這個基礎管理人員在工作時才可以使用計算機完成對檔案的管理，可以通過對信息的輸入并對關鍵數據進行收集的方式完成一個工作內容，同時還可以更好的完成著錄工作。對前期的工作這樣重視的主要原因是它直接對后面的利用與檢索造成影響，因此，這是一項非常基礎性的工作，在工作時要注意對信息錄入的準確與完整，只有這樣才可以提高工作的效率，為日后的使用工作做一個完好的鋪墊。從某個方面來說，使用計算機已經成為現如今最重要的基礎工作內容之一，為了滿足顧客對信息的需求就必須建立一個可靠完整的數據庫，這就要求從業人員要具有一定的計算機操作水平，只有這樣才可以充分的滿足工作對技術方面的要求，并保證計算機的輸入數據具有高度的合理性，從而實現提高工作水平先進性、高效使用信息以及完成復雜工作的目的。因此，提高檔案管理人員在計算機技術上的水平已經成為不可推卸的工作責任，過硬的業務水平才是完成體現一個工作價值的王道。

（二）該行業極其缺乏專業人才。檔案管理其實是一項對技術要求很高的工作，而目前該工作崗位上的人員共同存在問題就是專業程度的低下，很多單位都在檔案管理工作上有不同程度缺陷，專業人才單一并且缺乏。尋找專業的技術人才與管理檔案的人才已經成為大多數單位的一個詬病，他們都在為此而努力著，但一般都沒有什么進展，我們可以從另一個角度看，如果現有的工作人員能夠提高自身的素質也使一種找到人才好方法。目前有極少數的單位經過自己的努力在管理隊伍的建設上與工作人員的文化水平上有了一個明顯的提升，但專業的人才還是極度缺乏的。從這樣的結果可以看出來檔案管理人員的文化水平與綜合素質已經無法滿足社會對它的需要，但現實中更為嚴重的問題是人才數量與需求水平的極大差距，如果這個問題得不到很好的解決將來會成為社會發展的一個障礙，因此相關人員應該重視這樣的情形盡自己的努力去緩和這種問題。

二、提高檔案管理人員業務素質的方法

（一）改變他們的思想。隨著社會各方面的發展與建設，檔案管理的難度已經變得越來越大，管理工作的壓力也逐漸的在增大，每一個對檔案管理有需求的單位都提高了對檔案的重視程度，從提高管理的水平開始，力求對整個管理工作有一個質量上的提升，并對新環境下對高素質的管理人員有了很迫切的需要，在政策上、工資待遇上等方面給予了檔案管理人員很大的支持力度。與此同時，還要把與檔案有關的各項工作提到工作日程上去，使其成為一個正式的工作計劃，不斷的查缺補漏，對各項工作制度與程序進行適當的完善與建立，并提高自己的投入力度，給予檔案管理人員更多的關心，并解決員工在其他各方面的問題與困難，創造更好的工作環境，提高其工資與獎勵基礎。此外，還要通過一個系統并專業的培訓、繼續教育從業人員的方式提高他們的專業知識。還可以通過招收本科畢業生、招聘社會是人事的方式去吸納專業程度較高的人員到檔案管理部去工作，使企業的力量能夠切實的得到加強。

（二）找到管理人員不同的特點，使其發揮優勢。一名有實力的檔案管理人員應該能夠做到熱愛自己的崗位并以此為榮的，能夠做到干一行就愛一行，因為興趣是最好的動力，只有真正的喜歡這個行業才能更加出色的去完成每一項任務。愛崗敬業是每一個工作人員的責任，因此，有必要發掘管理人員的特點，讓其勇于創新并刻苦的研究工作，在工作中使其能夠更好的發揮價值，找到自己的存在意義。在筆者看來，檔案管理工作的專業性是很強的，并且工作需要一定的連續才能夠解決實際需求，所以，在對管理人員的工作安排上應該“對癥下藥”，讓真正喜歡的人得到更大的發展空間，以此來推動管理工作的有序進行。

三、小結

綜上所述，單位有必要在管理人員的工作關系上注重對該方面的研究，讓相關的專業者能夠得到良好的溝通，促進各自的業務交流，以此來提高各自的業務處理能力，讓單位的發展朝著更加積極的方向前進，只有通過交流才能夠更好的了解自己的不足并了解對方的優點。此外，管理人員的素質還應該包括一種默默無聞的精神，并具有任勞任怨的職業操守，要養成一種甘于寂寞的習慣，在工作中不投機取巧并淡泊名利，始終如一的為檔案發展做出自己的貢獻，以此來開發出檔案管理工作的新契機與新發展局面。

參考文獻

[1]段春軍，毛澤兵，駱思珍.簡論檔案工作者“增智慧、強素質、硬能力”的基本路徑——以華北油田數據中心為例[A]. 新常態下的檔案工作新思維[C].2015

[2]賈姍.信息時代檔案工作者應具備的素質探析[A].決策論壇——系統科學在工程決策中的應用學術研討會論文集（上）[C].2015