淺談會計檔案的管理

李春星

會計檔案是在財務活動中形成的，是一種重要的專業檔案。如何管理，使其達到規范化和標準化的程度，是目前急需解決的問題。

一、會計檔案的特點

1.專業性：會計檔案是由會計部門形成的，反映的是資金往來情況，具有很強的專業性。

2.數字反映性：會計檔案的記錄形式，是通過表格加數字來反映資金活動狀況的，而不是文字敘述的形式，這是會計檔案最突出的特點。

3.準確的時間性：每一筆賬、每一張憑證都要有準確的年、月、日記載，具有明顯的時間憑證作用。

4.賬簿與憑證相關性：雖然會計檔案中賬簿與憑證分別立卷，但是兩種形式的記錄數字是相互關聯的，起著彼此制約的作用，因此，必須保持賬簿與憑證的統一。

5.頁碼固定性：會計檔案一旦形成，無論是賬簿還是憑證，編好頁碼后，既不能竄動，更不準隨意去掉或撤換，一定要保持原貌，否則就會混亂，賬簿與憑證就不能相吻合。

二、會計檔案的構成及其整理要求

會計憑證：它分為原始憑證和記賬憑證兩種。會計憑證是記錄經濟業務、明確經濟責任的書面證明，也是登記會計賬簿的依據。在整理會計憑證時，對一些破損的原始憑證要修復裱糊，原始憑證的折疊要小于或等于記賬憑證的規格；在立卷中，要清理記賬憑證上所有的附屬物，如大頭針、曲別針等。立卷后應在卷皮上詳細填寫日期、類別、頁數、順序號及保管期限等。憑證的排列一般采用按年度流水編號的方法排列。

對于會計賬簿也應在其封面注明名稱、年代及順序編號。每到年終，應把年報、季報和月報三種報表分別按時間順序排列整理立卷。

三、會計檔案的規范管理

首先，要提高對會計案工作的認識。無論是領導，還是檔案專職人員，都要學習好《檔案法》和《會計檔案管理辦法》，只有在提高認識的基礎上，才能做好這項工作。檔案人員要加強專業學習，掌握會計檔案管理方面的知識，不斷提高管理水平。

其次，建立健全會計檔案管理制度，實行科學管理。會計檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定、保管、利用及銷毀等一系列環節和程序，都要嚴格執行《會計檔案管理辦法》中的規定和要求。

第三，會計檔案要按憑證、賬簿和報表三種類型分別排列，系統編號，并按規定分別劃分不同保管期限。各種保管期限的檔案分別編制目錄。會計檔案一般可以在會計部門保管二年，然后如期向檔案室移交。檔案室應按不同保管期限分別排列上架，做到方便保管和利用。

第四，配備專業人員，提高綜合素質。會計系統是由人來操作的，一個系統是否安全，不但取決于系統本身，更應該注意操作使用人員的素質，未經有效的業務訓練和不具備良好職業道德的員工本身，對系統的安全是一種威脅。要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。企業應立足于國際水準，培養或聘用一批高級技術人才，推動企業電算化事業由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識，培養復合型人才，為本單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。同時，要加強并制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃，要注重實效，不搞一刀切。對會計人員、系統維護人員、系統管理人員，應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統維護人員，應盡量聘用社會上的計算機專業人員，畢竟，計算機系統維護是一項專業性很強的工作，對這些計算機專業人員只要簡單的會計培訓，就可以收到良好的效果。

四、適應信息技術的發展，進一步加強會計電子檔案管理

隨著經濟的飛速發展和現代信息技術的廣泛應用，會計檔案的載體也發生了質的變化，由原來單純的紙質載體，變為紙質載體和磁性介質載體共存的局面。因兩種載體無論材質、性能還是保管、利用方式都迥然不同，所以會計檔案的管理也面臨新的挑戰。在傳統會計檔案管理的基礎上，建立健全電子檔案管理制度，保證從電子文件形成、使用、維護、收集整理、歸檔，到保管、開發利用、鑒定等各個環節都有完善的管理制度并嚴格執行，實現會計電子檔案管理制度化和規范化。

1.建立完善的內部控制制度，嚴格實行崗位責任制。各崗位之間職責分明，相互間有一定的制約、監督作用，采取不相容職責相分離的措施。

2.采用多種技術，通過權限設置、加密、防寫處理等措施，防止隨意進行數據恢復和拷貝，確保電子檔案的安全。

3.會計電子檔案備份和恢復是保證會計數據安全、準確、真實的重要措施。管理人員應對會計電子檔案進行雙備份或多備份，并分地點保管。

4.定期對歸檔電子文件進行檢測（包括外觀檢測和邏輯檢測），是保障其數據安全的重要措施，以便發現問題及時補救，做好數據維護工作。

5.歸集整理會計電子檔案要注意同時收集技術文檔，保證用戶對會計電子檔案系統進行操作利用。

6.采用全過程實時記錄系統，對電子檔案進行跟蹤記錄，對所有進入系統的人員都有所監督。系統的日志文件至關重要，它以文本的形式記錄下財務系統操作人員和操作時間，對保護會計電子檔案有重要價值，應加強管理。