淺談會(huì)計(jì)檔案的管理

李春星

會(huì)計(jì)檔案是在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，是一種重要的專(zhuān)業(yè)檔案。如何管理，使其達(dá)到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的程度，是目前急需解決的問(wèn)題。

一、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

1.專(zhuān)業(yè)性：會(huì)計(jì)檔案是由會(huì)計(jì)部門(mén)形成的，反映的是資金往來(lái)情況，具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性。

2.數(shù)字反映性：會(huì)計(jì)檔案的記錄形式，是通過(guò)表格加數(shù)字來(lái)反映資金活動(dòng)狀況的，而不是文字?jǐn)⑹龅男问?，這是會(huì)計(jì)檔案最突出的特點(diǎn)。

3.準(zhǔn)確的時(shí)間性：每一筆賬、每一張憑證都要有準(zhǔn)確的年、月、日記載，具有明顯的時(shí)間憑證作用。

4.賬簿與憑證相關(guān)性：雖然會(huì)計(jì)檔案中賬簿與憑證分別立卷，但是兩種形式的記錄數(shù)字是相互關(guān)聯(lián)的，起著彼此制約的作用，因此，必須保持賬簿與憑證的統(tǒng)一。

5.頁(yè)碼固定性：會(huì)計(jì)檔案一旦形成，無(wú)論是賬簿還是憑證，編好頁(yè)碼后，既不能竄動(dòng)，更不準(zhǔn)隨意去掉或撤換，一定要保持原貌，否則就會(huì)混亂，賬簿與憑證就不能相吻合。

二、會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)成及其整理要求

會(huì)計(jì)憑證：它分為原始憑證和記賬憑證兩種。會(huì)計(jì)憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書(shū)面證明，也是登記會(huì)計(jì)賬簿的依據(jù)。在整理會(huì)計(jì)憑證時(shí)，對(duì)一些破損的原始憑證要修復(fù)裱糊，原始憑證的折疊要小于或等于記賬憑證的規(guī)格；在立卷中，要清理記賬憑證上所有的附屬物，如大頭針、曲別針等。立卷后應(yīng)在卷皮上詳細(xì)填寫(xiě)日期、類(lèi)別、頁(yè)數(shù)、順序號(hào)及保管期限等。憑證的排列一般采用按年度流水編號(hào)的方法排列。

對(duì)于會(huì)計(jì)賬簿也應(yīng)在其封面注明名稱(chēng)、年代及順序編號(hào)。每到年終，應(yīng)把年報(bào)、季報(bào)和月報(bào)三種報(bào)表分別按時(shí)間順序排列整理立卷。

三、會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范管理

首先，要提高對(duì)會(huì)計(jì)案工作的認(rèn)識(shí)。無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)，還是檔案專(zhuān)職人員，都要學(xué)習(xí)好《檔案法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，只有在提高認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，才能做好這項(xiàng)工作。檔案人員要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，掌握會(huì)計(jì)檔案管理方面的知識(shí)，不斷提高管理水平。

其次，建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，實(shí)行科學(xué)管理。會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、鑒定、保管、利用及銷(xiāo)毀等一系列環(huán)節(jié)和程序，都要嚴(yán)格執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的規(guī)定和要求。

第三，會(huì)計(jì)檔案要按憑證、賬簿和報(bào)表三種類(lèi)型分別排列，系統(tǒng)編號(hào)，并按規(guī)定分別劃分不同保管期限。各種保管期限的檔案分別編制目錄。會(huì)計(jì)檔案一般可以在會(huì)計(jì)部門(mén)保管二年，然后如期向檔案室移交。檔案室應(yīng)按不同保管期限分別排列上架，做到方便保管和利用。

第四，配備專(zhuān)業(yè)人員，提高綜合素質(zhì)。會(huì)計(jì)系統(tǒng)是由人來(lái)操作的，一個(gè)系統(tǒng)是否安全，不但取決于系統(tǒng)本身，更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)，未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練和不具備良好職業(yè)道德的員工本身，對(duì)系統(tǒng)的安全是一種威脅。要提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)，必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。企業(yè)應(yīng)立足于國(guó)際水準(zhǔn)，培養(yǎng)或聘用一批高級(jí)技術(shù)人才，推動(dòng)企業(yè)電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。同時(shí)，要加強(qiáng)并制定實(shí)事求是的會(huì)計(jì)電算化人員培訓(xùn)計(jì)劃，要注重實(shí)效，不搞一刀切。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員，應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進(jìn)行培訓(xùn)。對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員，應(yīng)盡量聘用社會(huì)上的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員，畢竟，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)維護(hù)是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，對(duì)這些計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人員只要簡(jiǎn)單的會(huì)計(jì)培訓(xùn)，就可以收到良好的效果。

四、適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)電子檔案管理

隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)檔案的載體也發(fā)生了質(zhì)的變化，由原來(lái)單純的紙質(zhì)載體，變?yōu)榧堎|(zhì)載體和磁性介質(zhì)載體共存的局面。因兩種載體無(wú)論材質(zhì)、性能還是保管、利用方式都迥然不同，所以會(huì)計(jì)檔案的管理也面臨新的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)上，建立健全電子檔案管理制度，保證從電子文件形成、使用、維護(hù)、收集整理、歸檔，到保管、開(kāi)發(fā)利用、鑒定等各個(gè)環(huán)節(jié)都有完善的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電子檔案管理制度化和規(guī)范化。

1.建立完善的內(nèi)部控制制度，嚴(yán)格實(shí)行崗位責(zé)任制。各崗位之間職責(zé)分明，相互間有一定的制約、監(jiān)督作用，采取不相容職責(zé)相分離的措施。

2.采用多種技術(shù)，通過(guò)權(quán)限設(shè)置、加密、防寫(xiě)處理等措施，防止隨意進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和拷貝，確保電子檔案的安全。

3.會(huì)計(jì)電子檔案?jìng)浞莺突謴?fù)是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確、真實(shí)的重要措施。管理人員應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行雙備份或多備份，并分地點(diǎn)保管。

4.定期對(duì)歸檔電子文件進(jìn)行檢測(cè)（包括外觀檢測(cè)和邏輯檢測(cè)），是保障其數(shù)據(jù)安全的重要措施，以便發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)補(bǔ)救，做好數(shù)據(jù)維護(hù)工作。

5.歸集整理會(huì)計(jì)電子檔案要注意同時(shí)收集技術(shù)文檔，保證用戶(hù)對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行操作利用。

6.采用全過(guò)程實(shí)時(shí)記錄系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行跟蹤記錄，對(duì)所有進(jìn)入系統(tǒng)的人員都有所監(jiān)督。系統(tǒng)的日志文件至關(guān)重要，它以文本的形式記錄下財(cái)務(wù)系統(tǒng)操作人員和操作時(shí)間，對(duì)保護(hù)會(huì)計(jì)電子檔案有重要價(jià)值，應(yīng)加強(qiáng)管理。