淺析檔案信息化管理中的安全問題與防范對(duì)策

楊丹梅

21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，信息化的廣泛運(yùn)用在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的同時(shí)，也在一定程度上改變了人們的日常生活。發(fā)展信息技術(shù)必將為檔案管理節(jié)省較多的人力、財(cái)力。但在信息化管理方便快捷的同時(shí)，如何防范信息的安全，是一個(gè)值得關(guān)注的重要問題。在此，本文從檔案信息化的特征、檔案信息化的存在的安全隱患以及檔案信息化的防范對(duì)策等三個(gè)方面出發(fā)，做以下簡要分析：

一、檔案信息化存在的安全隱患

與傳統(tǒng)的“紙質(zhì)管理”不同，檔案信息化具有占用空間小，人力耗用少等優(yōu)勢(shì)，在節(jié)省大量人力、物力的同時(shí)，還提高了檔案管理效率。然而檔案信息化在實(shí)施的過程中，由于各種因素的影響，導(dǎo)致檔案信息化管理質(zhì)量不高，無法確保檔案真實(shí)性，甚至出現(xiàn)檔案真實(shí)性與保密性無法保證的后果。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理信息化可能受網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的影響。檔案信息從其輸入到計(jì)算機(jī)的那一刻起，就有可能在調(diào)閱、管理過程中受到網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬程序及黑客的侵入，而會(huì)給信息安全造成嚴(yán)重隱患。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，在我國網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行的過程中，80%的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都在一定程度上存在安全，導(dǎo)致檔案資料的遺失、泄露，被不法分子利用檔案資料從事非法活動(dòng)，造成嚴(yán)重后果。

（二）檔案信息化有可能給檔案真實(shí)性帶來威脅。計(jì)算機(jī)管理人員或檔案管理人員在實(shí)施檔案資料的錄入或進(jìn)行圖像處理過程中，可通過電腦程序?qū)n案信息進(jìn)行更改，因此無法保證檔案的原始性和真實(shí)性，甚至可能出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。加之目前還未形成規(guī)范的檔案信息化管理法律法規(guī)，因此很難對(duì)電子文件及數(shù)字化檔案信息的原始性、真實(shí)性、可靠性進(jìn)行保障。有些單位的檔案部分是委托相關(guān)公司對(duì)檔案進(jìn)行加工整理，如果這些人員的職業(yè)素質(zhì)不高或操作存在隱患也將給檔案信息化管理帶來潛在威脅。

（三）檔案信息化傳輸過程中的安全問題。在檔案信息化的管理中，不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有著不同的管理方式。一些檔案信息會(huì)隨著時(shí)間的推移增加數(shù)據(jù)占有量，且構(gòu)成的形態(tài)是多種多樣的，管理人員在保存的過程中其格式也變得復(fù)雜多樣。基于網(wǎng)絡(luò)的開放性，在對(duì)其管理的過程中需要注意計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不足及漏洞，避免網(wǎng)絡(luò)黑客及計(jì)算機(jī)病毒的非法侵入，造成檔案信息管理系統(tǒng)的破壞與泄露。當(dāng)前的信息安全技術(shù)發(fā)展，總體上落后于信息應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展，建設(shè)與安全系統(tǒng)存在很多漏洞，導(dǎo)致檔案信息安全與管理效率之間存在較大的矛盾。加之目前的主要信息設(shè)備仍依賴進(jìn)口，造成檔案信息系統(tǒng)存在一定程度的安全隱患。

二、檔案信息化管理安全防范對(duì)策

檔案信息化管理是發(fā)展趨勢(shì)，如何在加強(qiáng)檔案信息化管理，既提高檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，又確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與安全性；并且最大限度發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，避免堵塞網(wǎng)絡(luò)黑客及計(jì)算機(jī)病毒的侵入。需要加強(qiáng)以下幾個(gè)方面：

（一）建立檔案信息化安全保障體系。檔案信息安全保障能力是檢驗(yàn)檔案信息利用服務(wù)和提升檔案事業(yè)建設(shè)水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)，構(gòu)建檔案信息安全保障體系是當(dāng)前需要迫切完成的一項(xiàng)重大任務(wù)。原始檔案和檔案信息資源必須受到法律法規(guī)保障，才能確保信息化建設(shè)的順利實(shí)施。而在其建立的過程中，首先要強(qiáng)化檔案信息管理程序。應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)人員進(jìn)行編制，既保證編制質(zhì)量，又確保程序的整體安全性。其次，應(yīng)使用正版的殺毒軟件，避免在操作的過程中非法病毒的侵入。再次，制定完善的信息檔案管理制度，并切實(shí)落實(shí)到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)應(yīng)建立起完善的責(zé)任管理體系，真正做到誰出錯(cuò)、誰負(fù)責(zé)，避免互相推諉現(xiàn)象發(fā)生。

（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)安全防范技術(shù)力量。檔案信息化建設(shè)應(yīng)關(guān)注跟蹤國際上流行的最新病毒和黑客以及自然界給信息資源帶來的各種偶然性和經(jīng)常性的侵襲和破壞，通過各種渠道加強(qiáng)信息安全技術(shù)力量。目前一些發(fā)達(dá)國家在檔案管理中，使用密碼技術(shù)、鑒別技術(shù)以及軟件保護(hù)技術(shù)等，以確保檔案信息的安全。我們可借鑒、交流、合作，洋為中用，中西結(jié)合，將其運(yùn)用到我國檔案信息管理中。提高我國檔案信息安全保障措施，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

（三）完善檔案信息化管理制度。科學(xué)、完善的管理制度，是檔案信息化管理順利實(shí)施的保障，因此制定科學(xué)、完善的管理制度，不僅關(guān)系著檔案信息化管理的順利實(shí)施，同時(shí)還關(guān)系著檔案個(gè)人信息的安全及網(wǎng)絡(luò)秩序的穩(wěn)定運(yùn)行。在制定檔案信息管理制度時(shí)應(yīng)注重以下方面：⑴結(jié)合著單位的實(shí)際情況，選定與之相符的檔案管理系統(tǒng)，并將其運(yùn)用到單位的實(shí)際管理中。⑵應(yīng)不斷加強(qiáng)、更新管理系統(tǒng)的安全措施，確保檔案信息管理的安全性，避免檔案信息的遺失、泄露 ⑶ 加強(qiáng)管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平與職業(yè)道德素質(zhì)，避免因主觀原因或客觀原因而出現(xiàn)安全隱患問題。綜上所述，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的同時(shí)，還將改變?nèi)藗兊娜粘Ｉ睢n案信息化的建立，將極大提高檔案的管理效率，節(jié)省大量的人力、財(cái)力。但在其運(yùn)用的過程中，基于信息化可能帶來的一系列安全問題，需要結(jié)合單位的實(shí)際狀況，不斷加強(qiáng)、完善檔案管理系統(tǒng)，提高管理系統(tǒng)的安全防范能力，確保檔案管理的安全。

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