新建本科院校教務管理系統現狀及對策研究

吳玉萍

摘 ? ?要：建設規范化、信息化、網絡化的教務管理系統是當前新建本科院校教學管理的必然選擇。文章從新建本科院校教務管理系統建設現狀出發，以桂林航天工業學院引進教務管理系統建設中存在的問題為例，提出了優化新建本科院校教務管理系統的對策。

關鍵詞：教務管理系統;新建本科院校;對策

中圖分類號：G640 ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ?文章編號：1002-4107（2016）03-0058-02

一、新建本科院校教務管理系統現狀

（一）選擇與應用不當

教務管理系統的選擇，往往與系統推銷商的講解情況、系統是否剛好解決原來遇到的問題或部分問題、參與選購系統的人員等主觀因素有關。比如，桂林航天工業學院在決定更換教務管理系統后，通過到兄弟院校調研，鎖定了兩家公司的教務管理系統，最終根據兩家系統的推銷業務員的演示學校選擇了其中之一。

在最終選擇的教務管理系統測試使用過程中，根據軟件公司系統推介過程中的人員分工，這個階段我們接觸的主要是該公司的技術人員。該系統由于整合性較強，與學校教務管理模式進行融合遇到了困難。而且，該系統的優勢是完善的教材管理功能，而學校當前的教材管理采取外包形式，突然要改變原有教材管理模式，存在較大的阻礙，所以這一優勢功能至今沒有得到應用。

（二）軟硬件與網絡基礎配置不高

高校作為教育信息化的引導者，校園的計算機和網絡基礎設施建設處于領先水平。但隨著計算機及網絡更新換代速度的加快，新升本科院校由于經費和人員等方面原因，不能及時對學校的軟硬件設備進行更新與升級，導致需要依托穩定、先進的計算機及網絡基礎環境的教務管理系統得不到有效的支持。教務管理系統能否正常運行并發揮其預期目標，能否有效、規范、穩定地使其各項功能得到最大化的利用，能否準確科學地實現教務管理信息的存儲與共享，最為關鍵的就是網絡基礎配置和軟硬件設置是否能夠得到有效的保障。

（三）建設經費短缺，后期維護不力

高校教務管理系統是一個涉及硬件、軟件、人員的系統工程，需要大量的經費支持。硬件主要包括校園網絡基礎設施建設、教室監控設備、計算機設備等;軟件建設包括教務管理信息化系統建設、辦公軟件系統及與之相配套的軟件系統如學生繳費系統、新生入學報到系統等等;人員主要包括管理人員的業務培訓、進修學習和勞務報酬等費用。不僅在建設前期需要大筆資金的投入，在建設后期由于設備的維修和更新升級，更是需要大筆持續的資金投入。新升本科院校絕大部分都存在著不同程度的經費不足，在一定程度上制約了高校教務管理系統的建設。

二、新建本科院校教務管理系統建設存在的問題——以桂林航天工業學院為例

（一）系統培訓不足

系統初始化完成后，需要對系統使用人員進行系統應用培訓。大部分高校的教務管理人員并非專業技術人員，計算機應用水平較低，信息技術水平有待提高。而教務管理系統功能復雜，操作難度較大，需要管理人員具備較強的管理信息系統知識，而系統提供商出于時間成本考慮，一旦簽訂購買意向，都想盡快完成系統的驗收，在系統培訓方面所花時間遠遠不足，對于一個全新的教務管理系統，要求管理人員在極短的時間內完全掌握非常不現實，這就造成在使用初期，經常發生操作錯誤、數據不規范等嚴重問題，影響使用效能和用戶滿意度。

（二）系統更新較慢

購買引進的教務管理系統，一般各項功能模塊都比較成熟，但各新建本科院校的教務管理需求不一，需要通過后期的修改與完善來解決。桂林航天工業學院引進的教務管理系統，在使用過程中出現與現有教務管理模式不兼容的問題時，主要是采取版本控制與更新包技術來實現新的教務管理需求。采用更新包技術在一定程度上能夠滿足用戶個性化需求，但每個更新需求都需要通過擬寫問題描述、網絡提交更新申請、軟件公司測試反饋、修改更新申請、軟件公司技術解決、用戶下載更新包進行更新等一系列反復的溝通與交流才能完成，導致從系統引入到適應本校教務需求的過程漫長而曲折。

（三）幫助系統不完善

幫助系統是完整應用系統的必要組成部分。一個好的幫助系統，能夠幫助用戶在沒有技術人員的情況下，自我解決80%以上的問題，通過幫助系統加深對系統的熟悉程度。但是，很多教務管理系統在這方面還有待加強，幫助系統僅僅只是對某一個模塊能夠實現的功能進行簡單表述，缺乏詳細具體的操作步驟，更談不上包含應用過程中出現問題的解決方案。

（四）局限性大，不靈活

通過購買引進的教務管理系統，與學?，F有各系統之間，由于相互之間數據結構和標準的不相同，相互兼容存在較大麻煩，降低了教務管理信息系統的整合度，并給實際工作造成困難。相互之間的不兼容給數據的整合也帶來麻煩，需要通過手工方式進行各種數據結構和格式之間的相互轉換，造成了時間和人力的大量浪費，并且容易出現轉換錯誤，給工作造成不必要的損失。

（五）缺少安全性與服務支持

教務管理系統是一個信息化開放性資源共享平臺，這一特點也導致其安全性保障存在一定的挑戰。安全性包括網絡基礎設施的安全和數據的安全，且數據的安全貫穿教務管理系統建設的全過程。目前，各高校教務管理系統數據資源開放共享普遍存在缺乏統籌有力的管理和安全保障的問題，數據資源的開放共享與安全保護的矛盾日益凸顯。

教務管理系統在使用過程中，也存在著獲取服務支持困難的問題。遇到問題只能通過QQ軟件等聊天工具，求助于系統提供商的在線客服，然后由公司客服人員聯系技術人員，一個問題的解決往往需要大量的時間溝通與協調，非常不利于問題及時有效地解決。

三、優化新建本科院校教務管理系統的對策

（一）注重系統本地化測試

在決定更新升級教務管理系統后，通過調研兄弟院校的教務管理系統建設的經驗，結合本校教學和管理的具體需求，以及以往教務管理系統建設的經驗教訓，展開充分的調研[1]。

根據調研意向，對決定采用的教務管理系統進行試用。在有限的三個月或更長的試用階段，盡最大可能對學校的數據加以實際操作，甚至還可以在系統提供商的幫助下，遷移一部分原有教務管理系統的歷史數據進行測試，發現問題后逐一解決。有些系統提供商也提供測試數據，使用測試數據進行測試的優點是數據符合系統要求的標準，測試進展會較為順利，缺點是不利于本地數據導入過程中問題的發現。推薦使用經過本校教務流程中產生的數據進行系統調試，否則在應用過程中容易出現難以解決的問題。

（二）加強人員培訓與規章制度建設

教務管理工作性質特殊，業務性較強，必須要建立一支專兼結合、有較高業務素質、穩定的教學管理隊伍，加強教學管理人員的基本業務素質培訓。同時，在教務管理系統引進后，加強對教務管理人員的系統培訓。

隨著升格為本科院校以及新的教務管理系統的更換，原有的教務管理規章制度已經不能與現行的教務管理流程相適應，急需在現有教務管理流程的基礎上，完善補充一系列的教務管理規章制度。目前桂林航天工業學院制訂了《本科課程教學大綱管理規定》《教學管理工作規程》等50多個教學管理文件。管理制度的完備與工作流程的清晰保證了教務管理工作和正常課程教學的規范化、科學化運行。

（三）健全數據遷移方案

能否實現原有系統內數據的有效遷移成為選購教務管理系統必須考慮的重要環節。通過對新教務管理系統的綜合分析，針對其核心模塊，制定切實可行的各模塊內數據遷移方案，實現相應的數據遷移。

根據各功能模塊涉及的數據，與相關模塊負責人員進行積極溝通，梳理出數據對象的遷移屬性，包括數據是否需要遷移、遷移范圍等，整理出新舊系統數據的對應規則，提出詳細的模塊內數據遷移方案，詳細建立各模塊數據的遷移場景。確定各模塊預期場景下的歷史數據遷移方式，將舊系統中的數據導出，按照新系統要求的編碼規則進行統一對應編碼，由于教務管理系統涉及的數據量大且關系錯綜復雜，須由教務管理人員對新舊系統編碼的對應關系表進行確認，再進行細致的數據轉換，然后利用新教務管理系統的數據導入工具，批量導入，實現新舊系統數據的順利遷移。

（四）考慮與其他系統間的體系結構及其接口設計

教務管理工作與學校其他部門的相關業務有非常多的交集，如人事管理系統、招生系統、學生管理系統、財務管理系統、科研系統等等，都需要實現數據對接與共享。充分考慮各系統之間的數據接口，完成無縫集成，可以大大提高教務管理系統的應用整合度。尤其是學校如果實行多校區辦學，教學活動往往需要在多個校區之間協調進行，教學管理內容及管理幅度大幅度延伸，勢必對系統功能模塊的可擴展性提出更高的要求。

（五）規范技術跟蹤服務

教務管理系統完成新舊系統的更新交替后，應與系統提供商確定教務系統在使用過程中的后期服務方式。教務管理系統在使用過程中一旦發現問題，系統提供商需要給出最優解決方案，學校也要指定系統管理員，隨時跟蹤問題的解決情況，保證出現問題能夠及時得到響應和解決[2]。而且，由于教務管理系統與計算機技術和網絡技術的發展緊密相關，因此系統的更新換代速度也很快，需要及時對一些軟件和系統進行定期的維護和升級，才能確保其正常的使用。

學校教務管理系統更換后，應用已經一年有余，各功能模塊運行情況良好。隨著系統功能的逐步應用與加強，系統優勢將更加明顯。在引入新的教務管理系統過程中遇到的這些問題，供同類本科院校借鑒與參考。

參考文獻：

[1]鄭繼兵.高校綜合教務管理系統本地化策略研究和實踐

[J].阜陽師范學院學報：自然科學版，2011，（3）.

[2]譚艷.高校教務管理系統優化方案研究[D].衡陽：南華

大學，2014.