加強(qiáng)學(xué)校檔案管理提高工作水平

王蔚麗

【摘 要】學(xué)校檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化方向日益明顯，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使學(xué)校檔案管理進(jìn)入現(xiàn)代化管理的先進(jìn)行列，并為學(xué)校檔案管理提供了可靠的保證。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案管理；工作水平

學(xué)校教職工在長期教育教學(xué)工作、學(xué)校管理和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實(shí)際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。這對(duì)于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化學(xué)校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊(duì)伍，提高辦學(xué)水平都具有重要的參考價(jià)值。學(xué)校檔案還是學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動(dòng)，是評(píng)價(jià)學(xué)校綜合辦學(xué)水平的“窗口”，是從事教育教學(xué)活動(dòng)、學(xué)校管理、教科研工作和教育督導(dǎo)評(píng)估必不可少的資料。因此，檔案管理是學(xué)校管理工作的一個(gè)重要組成部分。一個(gè)學(xué)校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學(xué)特色，常常可以從檔案中反映出來。下面就如何加強(qiáng)學(xué)校檔案的管理工作做粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、加強(qiáng)意識(shí)，建立機(jī)構(gòu)

檔案工作首先要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，把檔案工作列入學(xué)校工作的議事日程，深入持久地組織好《檔案法》學(xué)習(xí)與宣傳活動(dòng)。結(jié)合實(shí)際，領(lǐng)導(dǎo)帶頭學(xué)，做貫徹落實(shí)《檔案法》的帶頭人，通過學(xué)習(xí)與廣泛宣傳，使教職工能增強(qiáng)檔案意識(shí)，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護(hù)學(xué)校檔案工作。建立健全的管理機(jī)構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長、各科室負(fù)責(zé)同志參與的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備一名專職檔案員，學(xué)校各科（處）室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。

二、健全制度、規(guī)范管理

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。《綜合檔案室工作職責(zé)》《檔案人員工作職責(zé)》《檔案庫房管理制度》《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。

三、強(qiáng)化業(yè)務(wù)，提高能力

檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀(jì)輕、懂電腦且熱愛檔案事業(yè)、默默奉獻(xiàn)的人擔(dān)任學(xué)校專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使學(xué)校的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為學(xué)校教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

四、穩(wěn)定干部隊(duì)伍，改善工作條件

要采取切實(shí)措施，建立一支有較好的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案干部隊(duì)伍，并保持相對(duì)穩(wěn)定。專職檔案干部屬專業(yè)人員，與教學(xué)、科研、圖書管理人員同等對(duì)待，按有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真做好專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任（或任命）工作。檔案干部中的骨干，一般不要輕易調(diào)動(dòng)。檔案部門的經(jīng)費(fèi)，應(yīng)列入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)籌解決。學(xué)校各職能部門要對(duì)與本部門關(guān)系密切的歸檔材料、設(shè)備，從學(xué)校經(jīng)費(fèi)中給予支持。要為檔案部門添置必要的設(shè)備，以便于開展工作。檔案館（室）的庫房建設(shè)，應(yīng)列入學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃，逐步改善工作條件，維護(hù)檔案的完整與安全。

五、完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)

盡管技術(shù)進(jìn)步對(duì)信息環(huán)境的構(gòu)建起著至關(guān)重要的作用，但是人仍然是決定的因素，檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識(shí)的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在，這就需要培養(yǎng)一支專業(yè)化干部隊(duì)伍。隨著信息時(shí)代的到來，對(duì)每位檔案工作者在業(yè)務(wù)素質(zhì)上提出了更高的要求，管理人員要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識(shí)面，提高文字能力、綜合分析能力，并且還要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)及人事檔案管理軟件知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力使自己成為既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。另外，由于人事檔案工作人員在檔案建設(shè)和管理中承擔(dān)著十分重要的責(zé)任，因此還要不斷加強(qiáng)檔案管理人員政治思想和職業(yè)道德教育，使他們具有較高的政治思想覺悟，以及堅(jiān)定的政治責(zé)任感、政治敏銳性和政治鑒別力。

六、強(qiáng)化檔案管理的法規(guī)建設(shè)

檔案管理需要相應(yīng)的法律環(huán)境和有力的法律保護(hù)。檔案管理部門與形成檔案的社會(huì)各個(gè)部門或個(gè)人的關(guān)系往往存在一系列復(fù)雜關(guān)系和法律問題，這就需要相應(yīng)的法律法規(guī)加以調(diào)整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規(guī)加以保護(hù)。可以說，依法治檔是保證檔案工作健康發(fā)展的重要手段。高校黨委、人事及各組織部門領(lǐng)導(dǎo)，要增強(qiáng)檔案意識(shí)，了解、熟悉、研究人事檔案工作，組織人員學(xué)習(xí)《檔案法》等一系列法規(guī)文件，強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí)，要根據(jù)社會(huì)和學(xué)校的改革發(fā)展對(duì)人事檔案工作的需求，制定人事檔案工作發(fā)展規(guī)劃，備好人事檔案管理工作所需的軟、硬件，建立健全人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，使人事檔案工作有章可循。

七、注重收集，加強(qiáng)管理

學(xué)校檔案材料是領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也是直接反映本單位工作實(shí)績的有力證明。學(xué)校文件材料收集能否齊全完整，一方面，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，抓好上級(jí)單位發(fā)給本校的文件材料的傳閱和歸檔，定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強(qiáng)化文書管理，抓好學(xué)校活動(dòng)所形成的文件材料的收集，使“帳外”材料的作用得到充分發(fā)揮。對(duì)有請(qǐng)示沒有批復(fù)或有批復(fù)沒有請(qǐng)示等有聯(lián)系的文件材料，檔案人員應(yīng)及時(shí)查詢，保證這類文件材料的按時(shí)歸檔。利用復(fù)印的機(jī)會(huì)收集。檔案人員在復(fù)印文件材料時(shí)，對(duì)有價(jià)值，需要?dú)w檔的文件材料當(dāng)即留下原件，以備日后歸檔。

八、提供服務(wù)，開發(fā)利用

學(xué)校檔案信息資源開發(fā)與利用，我們堅(jiān)持按規(guī)章制度辦事，注重改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動(dòng)、準(zhǔn)確、迅速。做好后勤服務(wù)工作。強(qiáng)化學(xué)校檔案室的服務(wù)功能，努力開發(fā)其教育功能，使檔案由過去的以藏為主轉(zhuǎn)化為以開發(fā)利用為主。健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價(jià)值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學(xué)化、管理機(jī)構(gòu)高效化、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，不斷增強(qiáng)檔案室的綜合服務(wù)功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)服務(wù)。

總之，檔案管理工作是學(xué)校基礎(chǔ)工作的重要組成部分，我們?cè)谧龊脵n案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，又做到主動(dòng)提供服務(wù)。使檔案的價(jià)值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉儲(chǔ)藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時(shí)對(duì)利用的反饋信息進(jìn)行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把學(xué)校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更好的作用。