淺析檔案管理系統(tǒng)操作制度

張璇

【摘 要】為提高企業(yè)檔案管理水平，嚴(yán)格按照檔案管理達(dá)標(biāo)認(rèn)定要求，結(jié)合房信集團(tuán)實(shí)際情況，完善企業(yè)檔案的信息化建設(shè)，確保檔案管理系統(tǒng)的正常、安全運(yùn)行，必須制定科學(xué)合理檔案管理系統(tǒng)操作制度。因此，本文深入探究了檔案管理系統(tǒng)操作制度。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；系統(tǒng)操作；制度

一、檔案管理系統(tǒng)軟件

1.檔案管理系統(tǒng)軟件的配置應(yīng)滿足本集團(tuán)的實(shí)際工作需要，并適應(yīng)本集團(tuán)信息化建設(shè)發(fā)展需要。

2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其他相應(yīng)功能。

3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與各信息系統(tǒng)之間銜接，并能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。

二、檔案管理系統(tǒng)操作制度

（一）組織管理

1.集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)本檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃工作，并通過本系統(tǒng)來開展日常業(yè)務(wù)辦公，同時(shí)促進(jìn)本系統(tǒng)的不斷完善和優(yōu)化。

2.集團(tuán)有關(guān)部門應(yīng)負(fù)責(zé)配合檔案室保證檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行和管理、制定網(wǎng)絡(luò)管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，幫助檔案室及時(shí)解決應(yīng)用過程中出現(xiàn)的技術(shù)問題。同時(shí)有計(jì)劃地進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，以不斷提高檔案室的信息化管理水平。

3.各級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作，積極檔案信息化工作。

（二）系統(tǒng)管理

1.檔案系統(tǒng)各模塊的使用均由集團(tuán)檔案室系統(tǒng)管理員所分配的使用權(quán)限來控制，如果用戶對(duì)使用權(quán)限有疑問，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系。

2.所有用戶必須按照使用手冊(cè)中的規(guī)范要求來填寫數(shù)據(jù)和操作軟件，以免出現(xiàn)錯(cuò)誤或不可讀信息；如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，當(dāng)前用戶應(yīng)該負(fù)責(zé)。

3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)有調(diào)整和優(yōu)化意見，可先提交信息中心，待信息化領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議討論通過后協(xié)調(diào)軟件商統(tǒng)一修改。

（三）用戶管理

檔案管理系統(tǒng)用戶分為系統(tǒng)管理員、應(yīng)用操作員和一般用戶，并分別履行下列職責(zé)：

1.系統(tǒng)管理員。

（1）負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)的參數(shù)設(shè)定和日常運(yùn)行管理與維護(hù)，并做好日志管理。

（2）管理和檢查檔案管理系統(tǒng)日志。

（3）負(fù)責(zé)密碼管理，以及為檔案管理系統(tǒng)用戶設(shè)置賬號(hào)和授權(quán)。

（4）負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)的升級(jí)工作。

（5）發(fā)現(xiàn)并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映檔案管理系統(tǒng)故障，診斷并排除一般性故障，確保系統(tǒng)處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。

（6）負(fù)責(zé)對(duì)相關(guān)使用人員（主要為檔案室人員）進(jìn)行技術(shù)支持。

2.應(yīng)用操作員。

（1）負(fù)責(zé)對(duì)相應(yīng)功能模塊數(shù)據(jù)的錄入和日常維護(hù)，并確保數(shù)據(jù)的有效性和及時(shí)性。

（2）及時(shí)發(fā)現(xiàn)并向系統(tǒng)管理員反映檔案管理系統(tǒng)故障。

（3）確保對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行授權(quán)以內(nèi)的合法操作。

3.一般用戶。

（1）遵守檔案管理系統(tǒng)的密碼管理。

（2）遵守應(yīng)用系統(tǒng)操作使用手冊(cè)的規(guī)定，按照相應(yīng)授權(quán)進(jìn)行信息查詢與借閱，不得進(jìn)行授權(quán)以外的非法操作。

（四）使用規(guī)范

1.每個(gè)用戶在系統(tǒng)管理員開通賬號(hào)和授權(quán)后，必須及時(shí)更改自己的密碼，以保障自己密碼的安全性；用戶應(yīng)該定期或不定期修改自己的密碼；密碼字符數(shù)量不應(yīng)太少，推薦在六位以上，并且要盡量避免使用自己或親屬的生日或其它特殊數(shù)字。

2.用戶如果忘記密碼，要及時(shí)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系；用戶不得把自己的賬號(hào)密碼告訴其它任何人，因此所導(dǎo)致的所有后果均由自己承擔(dān)。

3.檔案室人員應(yīng)及時(shí)錄入檔案信息、及時(shí)處理歸檔信息（包括收發(fā)文、工程技術(shù)資料等）、及時(shí)處理借閱申請(qǐng)。

4.用戶對(duì)企業(yè)相關(guān)檔案資料的查看與借閱必須通過系統(tǒng)發(fā)起申請(qǐng)流程，并在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，應(yīng)盡快處理待辦文件，以免出現(xiàn)超時(shí)情況，如果超時(shí)應(yīng)由自己承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。

（五）數(shù)據(jù)管理

1.檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)，應(yīng)履行下列對(duì)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的維護(hù)職責(zé)：

（1）保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

（2）負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的交換和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的匯總。

（3）監(jiān)督、檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量和更新情況。

（4）及時(shí)、準(zhǔn)確地對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、核對(duì)。

2.檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)屬于公司機(jī)密，要保證和維護(hù)數(shù)據(jù)的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、完整性和權(quán)威性。錄入的數(shù)據(jù)要真實(shí)反映數(shù)據(jù)的原始情況，不得隨意更改數(shù)據(jù)。

3.系統(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)定期進(jìn)行備份，并檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)的正確性和完整性。

（六）安全管理

1.檔案室對(duì)檔案管理系統(tǒng)實(shí)施安全和保密管理，建立并落實(shí)責(zé)任制，采取有效的安全和保密預(yù)防措施，避免檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓，防止發(fā)生涉及企業(yè)安全、保密信息丟失和泄密事件。

2.安全操作

（1）建立完整的檔案管理系統(tǒng)用戶訪問權(quán)限管理體系，并登記備案。

（2）采取嚴(yán)密的安全措施防止無關(guān)人員進(jìn)入服務(wù)器系統(tǒng)，嚴(yán)禁用自帶的U盤或移動(dòng)硬盤等設(shè)備連接到檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器上。

（3）操作人員應(yīng)有互不相同的用戶名，定期更換操作口令，嚴(yán)禁操作人員泄露自己的操作口令，離崗時(shí)及時(shí)推出系統(tǒng)或關(guān)閉電腦，不允許其它人代為操作。

（4）各崗位操作權(quán)限要嚴(yán)格按崗位職責(zé)設(shè)置，系統(tǒng)管理員應(yīng)定期檢查操作員的權(quán)限，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審定。

（5）對(duì)數(shù)據(jù)備份等記錄建立定期查驗(yàn)制度。

（七）相關(guān)責(zé)任

1.相關(guān)單位和部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本暫行規(guī)定，出現(xiàn)以下情節(jié)將追究有關(guān)人員的相應(yīng)責(zé)任。

（1）軟件系統(tǒng)上線后由于各單位各部門未按進(jìn)度要求進(jìn)行相關(guān)模塊和節(jié)點(diǎn)的測(cè)試或數(shù)據(jù)初始化錄入，造成工作延誤，由責(zé)任人及所屬部門或單位承擔(dān)相應(yīng)后果。

（2）各單位各部門應(yīng)按信息中心要求提交軟件修改和調(diào)整意見，超出時(shí)間的由責(zé)任人及所屬部門或單位承擔(dān)相應(yīng)后果。

（3）各單位各部門未按要求保質(zhì)保量完成數(shù)據(jù)錄入，造成系統(tǒng)運(yùn)行延誤的，由該單位或部門承擔(dān)延誤責(zé)任。

（4）各單位各部門應(yīng)保證進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的正確性，因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤造成的危害追究該單位主要負(fù)責(zé)人或直接責(zé)任人的責(zé)任。

（5）應(yīng)用軟件功能發(fā)布上線后，業(yè)務(wù)單位沒有按時(shí)使用，造成程序變更、修改或驗(yàn)收延期的，由該單位承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

（6）因下列行為致使檔案管理系統(tǒng)感染病毒，造成病毒傳播或遭到惡意攻擊，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)發(fā)生故障的，根據(jù)造成的危害程度追究該部門或單位主要負(fù)責(zé)人、直接責(zé)任人的責(zé)任：

①未及時(shí)安裝、使用、升級(jí)防病毒軟件的。

②未及時(shí)安裝系統(tǒng)補(bǔ)丁的。

③業(yè)務(wù)系統(tǒng)申報(bào)等環(huán)節(jié)所需介質(zhì)未查殺病毒的。

（7）故意傳播病毒，故意攻擊檔案管理系統(tǒng)主機(jī)服務(wù)器或數(shù)據(jù)庫的，將追究單位負(fù)責(zé)人或直接責(zé)任人的責(zé)任，直至追究其法律責(zé)任。

（8）權(quán)限、口令等系統(tǒng)資源分配后，因用戶管理不善造成泄漏，被別人盜用導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)等系統(tǒng)資源受損的，根據(jù)其造成的危害程度追究該部門或單位負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。

（9）涉密的系統(tǒng)資源如因管理不善造成泄漏，根據(jù)其造成的危害程度追究該部門或單位負(fù)責(zé)人和直接責(zé)任人的責(zé)任。

（10）業(yè)務(wù)人員操作失誤造成嚴(yán)重后果或多次操作出現(xiàn)非正常問題的，將予以通報(bào)批評(píng)。

（11）未建立與檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能的每一個(gè)重要環(huán)節(jié)相對(duì)應(yīng)書面憑證，造成數(shù)據(jù)丟失或業(yè)務(wù)無法再現(xiàn)，根據(jù)其造成的危害程度追究該部門或單位主要負(fù)責(zé)人的責(zé)任。

三、結(jié)語

總而言之，檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，不僅是為了利于檔案信息得到可靠的、安全的管理，同時(shí)也是為了有效提高工作效率。因此，在已有檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，制定一系列完善的檔案管理系統(tǒng)操作制度具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，這樣不但能夠確保檔案管理系統(tǒng)的操作能夠有章可循、有規(guī)可依，還能夠在更大程度上滿足用戶的檔案信息保密需求。