論開放存取在檔案網站信息資源建設中的應用

陳忠海+高勝楠

摘 要：開放存取在檔案網站信息資源建設中的應用是推進信息技術與檔案工作深度融合的體現，是對數字中國建設的積極響應。通過分析開放存取視角下檔案網站信息資源建設存在的問題以及開放存取在檔案網站信息資源建設中應用的適用性分析，針對形成檔案的個人和收集檔案的機構分別提出建立云存儲的電子檔案和實施開放存取倉儲聯盟的實現途徑，指出應用的方法和注意事項。

關鍵詞：開放存取；檔案網站；信息資源；資源建設

Abstract： Application of Open Access on archives website information resource construction is the reflect of the depth integration of the information technology and archival work， it is a positive response to the digital China Construction. By analyzing the problems of Open Access perspective Archives Information Resources Construction Site and the applicability of the usage of Open Access archives in the website information resource construction，For individuals and organizations formed archives collection archives，respectively proposed the establishment of electronic archives and implementation of cloud storage way Open Access storage Alliance，and overview application methods and precautions.

Keywords： Open Access；Archives website；Information resource；Resource construction

1 引言

20世紀80年代，參與出版期刊的商業機構為追求利益最大化，通過各種壟斷行為逐年提高學術期刊價格，使得科研人員和學術交流機構無力購買太多的學術期刊，引發“期刊價格危機”，致使學術研究成果不能廣泛傳播，學術交流受阻。20世紀90年代后，網絡技術發展推廣，基于成本壓力和技術動力，國際學術界、出版界和圖書情報界發起了一場免費零障礙獲取和傳播學術資源的“開放存取”運動。之后，國外研究人員紛紛從不同的角度，闡發了自己對開放存取的獨到認識。一般認為，《布達佩斯開放存取先導計劃》（BOAI）中給出的“開放存取”的定義是普遍被認可的。該文件指出：對文獻的“開放存取”不應存在不同的政策和權限，用戶可以通過Internet免費閱讀、下載、復制、傳播、打印和檢索作品，實現對作品全文的鏈接，為作品建立索引，將作品作為數據傳遞給相應軟件，或者進行任何其他出于合法目的的使用，而這些使用方式除網絡本身的物理障礙和出于對作者著作權保護的考慮外，不應受經濟、法律和技術的任何限制。[1]

國內對開放存取的研究始于2004 年，研究成果多集中在圖書館學領域，而同屬信息服務領域的檔案學界對此的研究成果卻寥寥無幾。筆者于2016年3月25日登錄中國知網，以“開放存取”為主題詞，分別在“圖書館學、圖書館事業”和“檔案學、檔案事業”學科目錄下進行高級檢索，分別得到相關文獻1772篇和26篇，足見開放存取亟待引起國內檔案學者的關注。與此同時，現有的少量研究成果側重于開放存取理念與檔案信息資源開發理念的宏觀對比、開放存取環境下高校檔案信息資源共享的實現、歷史檔案網絡存取等方面，學者們對開放存取在檔案領域應用方法的關注不多，研究成果極少。因此，本文從開放存取視角下檔案網站信息資源建設存在的問題以及開放存取在檔案網站信息資源建設中應用的適用性展開探討，同時提出開放存取在檔案網站信息資源建設中應用的途徑、方法和注意事項。

2 檔案網站信息資源建設存在的問題及開放存取的適用性分析

檔案網站信息資源建設在國家政策支持和檔案學術研究的推動下，有了較大進步和發展，但站在開放存取視角下觀察，目前仍然存在很多問題，而開放存取的“開放共享、互聯互通、即時存取、多元參與”的特點恰好能夠彌補這些問題帶來的缺陷。

2.1 檔案網站信息資源建設存在的問題分析

2.1.1 可用資源類型單一，內容單調。大部分檔案網站只是把紙質檔案拍成照片，以非文本的圖像形式上傳，類型單一；網站上公布的檔案信息以目錄級數據為主，缺乏檔案全文信息和專題信息，檔案內容豐富的特性難以呈現。

2.1.2 各自為政，存在信息孤島現象。利用者進入一個檔案網站所獲取到的檔案信息資源僅僅限于本館擁有的檔案，想找到特定信息就要去瀏覽不同的網站。雖然大部分檔案網站已提供了對本區域范圍內或全國乃至世界范圍部分檔案網站的超鏈接，但基本只是鏈接到相應的檔案館網址，本質上仍然沒有解決在線檔案資源內容的整合與跨庫檢索。即每個檔案網站從內容管理這一層面看，仍然是一個個獨立的信息孤島。[2]

2.1.3 信息更新速度慢，缺乏時效性。檔案網站信息更新速度是滿足用戶信息需求、提高檔案網站訪問和利用率的重要指標，我國檔案網站信息資源建設整體較落后，網站內容相對貧乏，訪問率、利用率較低，拋開用戶利用動機，網站信息更新速度慢、時效性差是重要影響因素之一。

2.1.4 資源建設與對社會需求的認知存在偏差。當前的檔案網站信息資源建設主體單一、用戶參與不夠，這源于對社會需求認知的不足。檔案用戶類型眾多，不同的用戶對文件信息的需求不同，每個用戶使用資源的側重點也不同，因而有必要以用戶需求為中心來拓展檔案網站信息資源范圍，遵循圍繞用戶需求（顯性需求和隱性需求），服務于資源開發和利用的原則，開展網站信息資源建設。[3]

2.2 開放存取在檔案網站信息資源建設中的適用性分析

2.2.1 開放共享增強資源多樣性。開放共享使得社會需求多樣化，多樣化需求需要改進檔案服務，這就要求檔案網站成為應收盡收、應歸盡歸，檔案資源豐富，能夠提供多種角度查詢、瀏覽及多種方式獲取檔案知識的多元化服務網站。

2.2.2 互聯互通提高資源流動性。利用互聯互通的現代化技術，簡化利用方式，切實推動檔案資源跨館利用、跨館出證。開放存取環境下用戶對開放檔案的使用權限增大，用戶可以通過互聯網免費檢索、閱覽，只要注明相應的著作權信息即可。

2.2.3 即時存取加快資源更新速度。對于眾多的可開放檔案，進行數字檔案保管的主要任務是對數字檔案進行更新和維護。數字檔案的更新是存檔過程的延續，需要將最新積累的經過標準化處理的有價值的數字檔案資源定期或不定期地存儲到云端，實現實時數據更新。[4]

2.2.4 多元參與提高資源建設效率。在開放存取環境中，用戶對信息享有了較為充分的訪問權、獲取權與使用權，開放存取通過促進檔案價值鑒定、保密范圍、密級劃分、保密期限、開放模式和開放范圍的變革，使更多的檔案資料以開放存取方式為更多用戶獲取，把多元用戶的多元需求融入檔案信息資源建設的全過程，擴展檔案信息資源開發體系中開發主體的合作范疇與廣度，可以有效提高資源建設效率。[5]

3 開放存取在檔案網站信息資源建設中應用的途徑與方法

借鑒開放存取在圖書情報和網絡出版領域的應用實踐以及相關研究成果，提出開放存取在檔案網站信息資源建設中應用的途徑和方法。

3.1 開放存取在檔案網站信息資源建設中應用的途徑

3.1.1 針對形成檔案的個人，建立云存儲的電子檔案。這是檔案網站在收集個人檔案過程中對開放存取利用的主要方式，其實現過程可分為現行利用和長遠發展兩個階段：第一階段，實現個人檔案對自我的絕對開放。隨著數字檔案的不斷增加，人們面對的數字存檔的壓力也不斷增大，從當前云存儲的發展趨勢來看，有越來越多的人把數字檔案資源存儲在云端。[6]在云存儲之前，個人檔案是一種對自我的相對開放，只能在存儲檔案的指定設備中查閱利用，而云存儲之后則可以擺脫存儲設備的限制，從而實現先行利用的開放存取。第二階段，實現個人檔案對社會的相對開放。個人是檔案的形成主體之一，個人檔案是社會檔案資源的重要組成部分。當個人檔案的價值實現從個人向社會的轉化后，就會產生社會利用需求，一旦其滿足向社會開放的條件，利用者就能在自身可利用范圍內實現開放獲取，從而實現個人檔案長遠發展的開放存取。

3.1.2 針對收集檔案的機構，實施開放存取倉儲聯盟。在檔案網站信息資源建設中的開放存取倉儲應包括機構倉儲和主題倉儲。個人認為，各檔案館建立的檔案網站實際上是開放存取倉儲中機構倉儲的一種，也就是說目前機構倉儲建設正在進行之中，在開放存取理念下可以有意識地引導其朝著統一的標準化建設和合作建設的方向發展，即檔案網站建設者將完整的作品版本和授權使用許可協議以標準的數字化格式即時存貯在檔案網站的在線倉儲中，確保可開放存取檔案信息的開放訪問、自由傳播、統一檢索和長期存檔。[7]同樣的方式可以構建主題檔案開放存取倉儲，進而實現檔案網站的開放存取倉儲聯盟，提高網站信息發布水平，為用戶實現便利的跨庫檢索創造條件，使利用者不論身在何處，都能方便地找到自己需要的可開放檔案信息。

3.2 開放存取在檔案網站信息資源建設中應用的方法

3.2.1 構建開放存取資源庫。這是開放存取在檔案網站信息資源建設中應用的資源基礎。隨著國家大數據發展戰略和“互聯網+”行動計劃的推進，以及國家檔案工作“十二五”規劃的順利實施，檔案館藏得到了極大的豐富和優化，已經初步具備了建立開放存取資源庫的資源條件。在資源庫建設中重視開放存取目錄中心建設，開展檔案目錄資源基礎體系建設，建立國家層面的檔案目錄數據庫和專題數據庫。加快檔案信息資源共享服務平臺建設，實施國家數字檔案資源融合共享服務工程，以開放存取資源庫為基礎開展檔案數據開放計劃，履行開放共享和存取便利的方針。逐步實現互聯網環境下數字檔案信息化服務的新模式：凡是經過鑒定開放的數字檔案， 一旦被存放到檔案網站上，就應按照開放獲取的原則允許利用者免費獲取，包括閱讀、下載、復制、傳遞、打印、檢索，實現“無限制使用”和“充分共享”。[8]

3.2.2 完善相應的制度、法規。這是開放存取在檔案網站信息資源建設中應用的基本規范和法律保障。完善制度可從兩個層面考慮：一是從單位層面，實行制度化管理。將檔案管理納入單位整體制度化管理中去，建立嚴格的監督機制和審查體系，對檔案信息形成過程加強質量控制，明確規定要嚴格審核檔案信息內容的完整、系統、準確等情況。二是從檔案部門層面，進一步完善檔案鑒定制度和適宜開放存取檔案的管理制度。將每個環節的檔案原件鑒定及檔案信息鑒定工作形成制度，從制度上明確符合開放存取要求的檔案范圍。法規需要明確即時歸檔和及時提供服務的法定責任。科學規劃和推進與開放存取相關的法規體系建設，將檔案法規的制定與檔案網站信息資源的建設相結合，依法保障開放存取在檔案網站信息資源建設中的科學、合理應用。就我國現行的檔案法律法規來看，其內容側重于檔案的管理與保護，而對檔案的公開和利用限制較多，因此，國家在宏觀的法律法規和政策方面應當給開放存取以明確的宣示和引導。

3.2.3 實施存取質量控制。這是開放存取在檔案網站信息資源建設中應用的核心要素。首先，確立質量評價標準。質量評價標準的內容主要包括：檔案著錄格式標準、描述與標引語言標準、檔案信息元數據標準、質量標準、計算機網絡標準、數據庫管理標準以及獲取技術標準等通用標準。只有嚴格推行和遵循不同層次的標準，才能將不同檔案館組建成一個互聯的共享網絡體系，實現檔案信息資源的交流與兼容。[9]其次，嚴格控制實施。檔案信息形成者必須改變思想觀念、提高認識水平，這是優化質量的前提。檔案信息的形成者主要指文件形成者和檔案人員。文件形成者是檔案信息質量控制的主要把關者，在文件制作過程中，要注重內容的真實性、準確性和可靠性，從源頭上保證檔案信息的質量。檔案人員是檔案再生信息的主要形成者。在開發檔案信息資源的過程中，檔案人員必須樹立質量意識，為利用者提供高質量的檔案信息。需要指出的是，單位領導對優化檔案質量的重要性的認識最為關鍵。[10]最后，建立“人機交互”的監督和檢查機制。只有加強監督和檢查，才能保證檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化，創新檔案信息化管理模式，加快檔案管理與信息社會的融合，從而促進檔案網站服務水平的現代化。

3.2.4 營造良好的網絡環境。這是開放存取在檔案網站信息資源建設中應用的技術支撐。網絡技術在檔案信息開放存取中扮演著重要角色，沒有網絡技術的支撐，檔案信息開放存取如同泡影，只能停留在理論層面上，根本無法付諸實踐。[11]在現有網絡環境下，形成以局域網、政務網、因特網為平臺，以檔案目錄中心、基礎數據庫、檔案利用平臺、檔案網站信息發布為基礎的檔案網站信息化體系，可以為開放存取的實際應用提供良好的網絡環境。

4 檔案網站信息資源建設應用開放存取應當注意的事項及建議

總結近幾年開放存取在圖書館領域運行的經驗，結合檔案工作實際，在檔案網站信息資源建設中應用開放存取應當注意的事項及建議有：（1）合作建設與標準化實施問題。由于各檔案機構的參與和社交媒體平臺的發展，使得開放存取的主體日益復雜化和多元化，如何實現異構存儲設備間標準的協同與合作建設，就成為開放存取在檔案網站信息資源建設應用中必須注意的首要問題。可以設想的方案是，在地域和工作聯系比較密切的省轄市與縣（區）檔案館之間、檔案館與個人之間先行試點，取得經驗，之后逐步推廣。（2）知識產權問題。版權保留、部分版權轉讓和版權分攤是開放存取版權運營模式演變過程中的不同階段，是作者、倉儲機構和用戶版權利益不斷調適平衡的體現，是開放存取理念不斷滲透和開放存取公益性質逐步凸顯的過程。目前，版權分攤是最普遍的協議授權形式，也是最能體現開放存取版權運營特色的授權模式。[12]檔案館可以參照并采用版權分攤模式先行先試，不必分階段亦步亦趨，做到高起點、穩步走。（3）運行經費問題。開放存取依托免費的網絡技術平臺，但并非沒有成本支出。實踐表明，運行經費是否有保障是決定開放存取運行狀況的關鍵因素，而檔案館不應成為全部經費的承擔者，經費問題需要得到有效的解決。眾籌和聯合建設都是解決問題的方式之一，但公共財政支持應當成為主要的資金來源。

參考文獻：

[1]王云才.國內外“開放存取”研究綜述[J].圖書情報知識，2005（06）：40～45.

[2]孟世恩，任民鋒，徐樹林.對我國檔案網站中信息資源建設問題的思考[J].檔案學研究，2008（03）：40～43.

[3]朱蘭蘭.對我國檔案網站信息資源建設的思考[J].檔案與建設，2015（12）：26～28.

[4][6]周耀林，趙躍.基于個人云存儲服務的數字存檔策略研究[J].圖書館建設，2014（06）：21～24.

[5]張慶莉.檔案信息資源開發的影響因素及對策分析[J].檔案學通訊，2013（01）：39～42.

[7]王應寬，王元杰，季方，信世強.國外開放存取出版最新研究進展與發展動態[J].中國科技期刊研究，2015（10）：1054～1064.

[8]楊霞.開放獲取：綜合檔案館數字檔案網絡化服務的重要原則[J].檔案學通訊，2011（02）：53～56.

[9]王萍，張衛東，李俊蓉，王磊.歷史檔案網絡存取原則及其實現方法[J].檔案學研究，2012（01）：49～52.

[10]朱蘭蘭，李啟龍.略論檔案信息質量的優化[J].檔案管理，2011（05）：8～10.

[11]聶云霞.網絡環境下檔案信息開放存取的SWOT分析[J].檔案與建設，2012（05）：18～20.

[12]王宇紅，徐品，冶剛.開放存取的版權保護機制新探[J].情報理論與實踐，2014（12）：38～41.