淺談醫院檔案信息化建設中的問題與對策

朱紅娟

摘 要：檔案實現信息化是醫療系統信息化建設的重要組成部分。本文論述了醫院檔案信息化建設的必然性和發展趨勢，分析了醫院檔案在信息化建設中存在的問題，并針對存在問題提出了解決對策，從而使醫療系統的檔案管理事業實現跨越發展。

關鍵詞：醫院檔案；信息化；解決對策

檔案事業屬于黨和國家事業發展的有機組成部分，發展檔案事業不僅可以幫助我們更好地了解過去，還可以把握未來的發展動向。醫院對于社會而言重要性不言而喻，在當今現代技術發展的環境之下，檔案信息化建設工作得到了有效的提升，醫院要想實現自身的信息化管理，必須對檔案信息進行網絡化和數字化管理，實現信息檔案接收、檔案傳遞、檔案儲存以及檔案利用工作的一體化發展，對相關信息實現高度共享。在相關部門的努力下，醫院檔案信息化建設工作取得了一定的進展，但不容置疑的是，醫院檔案信息化建設工作中依然存在著一系列的問題。

1 醫院檔案信息化建設工作中的常見問題

1.1 法律法規不健全。目前，雖然針對檔案信息化建設國家制定了一系列法律法規，但并不完善，各個醫院也未針對自身情況來完善相關的檔案信息化標準，就現階段來看，現有的法律法規僅僅只有《電子文件歸檔及管理規范》《計算機病毒防治辦法》《醫療電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等，這些法律法規關于電子檔案信息真實性的界定還不夠完善。在以上因素的影響下，醫院檔案信息化建設工作的開展困難重重。

1.2 檔案人員綜合素質水平有待提升。就目前情況看，醫院從事檔案信息管理工作的人員多數年齡偏大，且學歷不高，他們所掌握的科學文化知識有限，還有部分老同志不愿意積極學習新知識。目前只能夠以傳統手段開展工作，還有部分人員不能準確理解信息檔案的內涵，難以適應工作規定的要求，在他們心目中，只要購置了現代化辦公設備，就代表檔案工作實現了信息化管理。實際上，這種認識是非常片面的，醫院檔案信息化工作不僅要求醫院有現代化的辦公設備，還要采用先進的管理手段與管理技術，還需要工作人員具備良好的素質，從這方面而言，醫院檔案管理人員整體思想水平滯后，需要不斷地提高與改進。

信息化時代的到來對醫院檔案管理人員的綜合素質水平提出了更高要求，與以往相比，其綜合素質也得到了相應的擴充，但是，在各類因素的影響下，很多醫院檔案管理人員并不能掌握全面的計算機技能與網絡技能，更有甚者，連基本的電腦操作都無法掌握，無疑嚴重影響醫院檔案信息化建設的順利開展。

1.3 醫院檔案信息資源開發與利用腳步不一致。醫院檔案是醫院各項工作評估的主要依據之一，《醫療系統檔案實體分類法與工作規范》中明確提出：“醫療系統檔案工作是辦好醫療事業的重要基礎工作，也是評估醫院醫療質量與管理水平的重要標志，檔案工作是醫院評估體系的有機內容。”醫院檔案信息與其他信息不同，其內容涵蓋醫療、設備、財務、黨群、科研等內容，綜合性非常強。之所以要建設醫院檔案信息，就是為用戶提供準確、及時的服務，醫院檔案室中各類科研資料和醫療資源都是醫院的寶貴財富，但是，在各類因素的影響下，醫院檔案在開發與利用過程中，還存在著一系列的問題，在日常管理工作中，大多數工作都集中在檔案保存、檔案分類以及查閱和咨詢上，關于檔案數據庫的開發以及相關網站的建設，還存在著很多的缺陷。

2 促進醫院檔案信息化建設工作開展的對策

2.1 完善現階段的檔案管理法律法規。從制度上而言，要保障醫院檔案信息化建設工作的順利實施，政府必須制定科學的法律法規，這也是保障醫院檔案管理人員工作權益的重要措施。現代社會科技水平迅速發展，如果失去了法律制度的保障，醫院檔案管理工作就會混亂。同時，完善醫院內部檔案管理方面的規章制度，規范收集范圍、整理標準、編目要求、保管期限、研究開發、利用權限等工作，并相應做出明確規定，使具體的工作有據可依。特別是在現階段政務信息公開的前提下，電子文件的真實性成為醫院電子檔案信息順利實施的重要保障，為了保障這一工作順利開展，必須根據醫院檔案信息的內容制定出科學、完善的管理法律法規，保障檔案信息資源安全性和完整性。

2.2 提升醫院檔案數字化標準規范。檔案信息化建設工作的基礎離不開標準的規范，這是檔案管理工作順利開展的前提條件和法律保障。鑒于此，在開展檔案信息化建設工作時，必須注重“交通規則”問題的解決，根據檔案信息的建設要求制定出相應的管理規范與管理標準。其內容主要包括檔案信息管理、電子文件歸檔、檔案信息資源標識、信息資源的管理、檔案信息的查詢等方面，形成一個完善的標準管理體系。同時，在紙質檔案數字化過程中，重點在檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖案處理、圖像存儲、數據質控、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等基本環節制定相應的質量規范，而且，要加強數字化各環節的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。

2.3 增加醫院檔案信息化的投入。要保障醫院檔案信息管理工作順利開展，相關部分需要適當增加對醫院檔案信息化的投入，為其提供必需的財政支持。如果失去了財力的支持，任何工作的開展只能是紙上談兵，醫院檔案信息化管理工作也不例外。因此，相關部門必須予以重視，為醫院檔案機構提供必備的硬件支持和軟件支持，讓醫院檔案信息化建設工作變得更加科學、合理。在醫院檔案信息化管理過程中，檔案管理部門應積極爭取醫院的支持，依托醫院，建立檔案數據庫，利用軟件管理系統，將檔案集中存儲于一個共享的數據庫中，將醫院檔案信息資源通過網絡平臺為檔案利用者提供在線的檔案調閱利用服務，也可以根據需要定制檔案服務。

2.4 加強醫院檔案數字化人才培養是關鍵。必須確立“以人為本”的思想觀念，即重視數字化檔案管理專業人員、管理人員及其后續儲備人才。在各類因素的影響下，很多醫院缺乏專業檔案管理人員，現有的檔案工作人員普遍學歷偏低，不僅專業的檔案工作人員少，懂現代化信息技術的專業人才更少。為了解決這一問題，醫院在開展檔案管理工作時，必須重視數字化建設工作，解決人才的瓶頸問題，加強對現有檔案工作人員的培訓與教育，重視網絡技術、信息技術的培訓，通過崗位培訓、專題講座、重點討論以及在職教育等多種形式來提高現有的檔案工作人員在專業知識、數據庫資源管理、計算機網絡運用等方面的知識和技能，不斷更新檔案工作人員知識結構，保證每一個檔案工作人員都可以緊跟社會的發展腳步。此外，還應注意到的一個問題是，以往傳統的檔案工作模式是采用人和紙的結合，數字化檔案管理模式與之不同的是強調“人機結合”，工作人員需要通過計算機和計算機網絡來為相關人員提供專業性的檔案服務。要適應數字信息時代要求，檔案管理人員不僅要具備扎實的檔案知識，還要具備計算機知識、醫學知識、通訊知識、網絡知識，還要了解基本的網絡維護知識和知識版權問題，成為一名復合型人才。必要時，可引進計算機、網絡技術等方面的專業人員，對他們進行檔案業務知識培訓，同時由他們負責對網絡資源開發、網絡安全、數據庫建設方面進行技術支撐。在這一個關鍵的過渡性階段，每一個檔案管理人員都要注重自身角色的轉變，真正地履行檔案工作者的職責。

2.5 利用網絡推進檔案工作的開展。充分利用現代化技術手段，建立檔案信息資源數據庫，將醫院檔案管理部門收集的紙質檔案、縮微膠片檔案、視頻音頻檔案轉化成為數字信息并建立不同的檔案信息資源數據庫。通過醫院建立的局域網，或將互聯網與自身的醫療科研網連接起來，這也給醫院檔案工作的開展提供了對外服務窗口，為信息資源共享提供了良好的契機。采用網絡技術和計算機技術可以幫助醫院建立完善的自動化信息管理系統，該種系統需要支持WINDOWS NT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多種組網方式，該種模式可以幫助檔案人員隨時查閱和傳遞信息，提升醫院的檔案服務水平與檔案資源的利用率，這對于檔案工作的開展是大有裨益的。

3 結語

綜上所述，醫院檔案信息化工作的開展是一個循序漸進的過程，需要花費大量的時間和精力，醫院檔案信息化也不是一個簡單的問題，為了做好這項工作，需要在日常工作中不斷地發現問題、解決問題，借鑒他人的管理經驗，每一個檔案工作人員都需要從科學的角度來看待檔案信息化問題，以建設數字檔案館為核心，實現信息資源共享，滿足用戶需求，以信息化帶動檔案管理創新，全面提升信息服務水平，積極地參與醫療事業的發展建設，促使醫院檔案事業與時共進。

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