醫學腫瘤期刊稿件的檔案管理及利用

張亞玲

摘 要：醫學腫瘤期刊稿件檔案化管理是提高期刊質量的重要基礎。利用稿件數據庫管理系統，建立稿件數據庫，科學設計、合理規劃年度期刊發表文章的學科方向，根據期刊的欄目設置安排稿件的發表及欄目的布局，把期刊建設成能精準地反映現代腫瘤醫學進展，開展學術交流與爭鳴的平臺，能夠提高期刊的影響及社會效益。稿件編發后信息反饋的收集歸檔，對編輯部提高期刊質量和編輯水平，進而提升期刊的級次也有重要價值。

關鍵詞：醫學期刊；稿件；檔案管理

近年來，隨著全球癌癥負擔的不斷增加，生物醫學技術的進一步發展，腫瘤治療正在進入新的時代——精準醫療時代。醫學的進步，使腫瘤患者生存期逐漸延長。腫瘤治療現已呈現手段多樣化及腫瘤治療個體化的趨勢。專家對不同類型、不同分期、不同年齡的腫瘤病人的治療進行了不斷的探索。當前肺癌、淋巴瘤、血液系統惡性腫瘤、消化道腫瘤、乳腺癌、頭頸部癌治療方案不斷更新。對癌癥姑息治療、疼痛治療、腫瘤營養支持治療、腫瘤免疫治療、抗腫瘤新藥臨床試驗研究的新技術、新方法不斷涌現。作為醫學腫瘤期刊，面對不斷發展的醫學事業，如何組織稿源，使臨床醫生能更好地利用醫學期刊這個平臺，精準地反映現代腫瘤醫學進展，開展學術交流與爭鳴，為臨床醫療、教學和科研服務？所有這些，對醫學腫瘤期刊檔案的管理都提出了新的挑戰。

1 醫學腫瘤期刊稿件檔案化管理的重要性

醫學檔案是科學研究的原始記錄之一，有極為重要的科學研究價值。醫學檔案管理是對醫學檔案實體和檔案信息進行管理并提供服務的一項工作，因此，建立期刊檔案，十分重要。而在期刊編輯過程中，稿件蘊藏著豐富的信息資源和情報價值，是期刊檔案的核心內容。作為醫學腫瘤雜志，加強醫學腫瘤期刊往來稿件檔案信息資料的科學管理，有助于提高編輯部工作的效率，提升期刊的質量，發掘稿件檔案資料中隱含的信息資源，使其有針對性地轉化為科學研究的原料，以便更好地為廣大讀者提供主動、高效的信息服務。

2 稿件檔案化管理是提高醫學期刊質量的基礎

2.1 稿件檔案化管理的內容。有關稿件的信息包括內容很多，如原始稿件信息、稿件審理信息、稿件編輯信息、稿件處理信息、稿件刊用信息等。一般來說，期刊建立稿件檔案可分為來稿登記、已刊用稿件登記、未錄用稿件登記。無論是自然來稿還是編輯約稿，應做到詳細登記，如文章編號、收稿日期、題目、基金資助項目、作者信息、聯系方式等。稿件發表后，期刊對其被下載、被引用、被評論等情況，及時記錄其相關信息，歸入該文章檔案。對于不錄用的稿件，將原稿和審稿單按順序分類整理、登記、歸檔，并附審理意見。對于本刊退稿或撤稿后又在他刊發表的文章亦應記錄相關信息，包括發表后的反饋信息一并入檔[1][2]。

2.2 稿件檔案作為期刊質量分析的依據。稿件檔案中原稿、修改稿和校次校樣，尤其是那部分符合“齊、清、定”標準的編輯稿，都要完整歸檔。一篇有深度、有影響的論文，一篇特約的稿件或重點推出的文章，都考驗著編輯的學術眼光，包含著編輯獨到的見解。稿件檔案可以作為對編輯工作質量和期刊質量評價的依據，不僅有助于問題的分析、經驗的總結， 而且對提高期刊質量，分析出現差錯的原因都有很大的幫助[3]。

3 醫學腫瘤期刊稿件管理的方式及利用

稿件檔案的整理工作十分繁雜，最好由專人負責，每一期刊物交付印刷后應及時對該卷材料進行收集、整理，有序地整理成一卷檔案，裝訂成冊。為便于查找、利用稿件檔案，我們編輯部加強了以下工作：

3.1 建立稿件數據庫。一篇稿件或一個作者就是一條信息，從作者投來稿件開始，登記初審、復審、發錄用通知、編輯、排版等一系列工作接踵而來。為提高處理稿件的工作效率，分析和掌握期刊稿件的來源，要做到有計劃、有目的地組稿、編稿、發稿、出刊。我們利用現代化手段，建立稿件數據庫管理系統，實現編輯部整個工作流程的計算機管理和網上稿件投審編校一體化，并對處理稿件工作進行了編程，該數據庫可對編輯部收到的稿件，進行處理和實施信息管理，提供隨時查閱所需要的數據，提高了編輯部稿件的日常管理工作效率。

3.2 科學設計、合理規劃年度期刊發表文章的學科方向。整理規范、信息豐富、全面系統的期刊稿件檔案資料，可以幫助讀者了解當前科研發展的趨勢，了解本學科最前沿的發展方向，避免科研勞動的重復性。因此，我們腫瘤醫學期刊在每年末公布各期期刊欄目設置的重點病種、研究方向、稿件要求等，以便讓作者了解本年度期刊的專題、欄目設置；了解有關規范文獻的要求；了解與自己科研方向相關的醫療資料信息，同時加強學術交流與爭鳴欄目，增強其投稿的針對性，從而提高期刊文獻的可讀性、科學性與準確性。

3.3 根據期刊的欄目設置安排稿件的發表及欄目的布局。按不同腫瘤類型、不同腫瘤分期、不同藥物、不同治療方案，將作者的稿件進行分類歸檔。稿件審理信息，包括審稿者信息、審稿單等。稿件編輯信息，包括校對稿、發排稿、終校稿等。這類資料要及時分類整理歸檔。結合年度計劃，審稿專家的意見，盡可能將學術前沿的，學科研究相關的，治療方法、學科理論存在爭議的文章放在一起，起到學術交流與爭鳴的作用。

對有影響的論文、特約稿和重點文章，具有獨到學術眼光、獨到見解的文章，應優先發表。同時，可附加專家點評及讀者來信，活躍學術氣氛。把期刊建設成學術交流的平臺。要達到這個目的，稿件數據庫的建設，功不可沒。

舉個例子，肺癌目前是腫瘤相關死亡率中排名第一的疾病，而非小細胞肺癌（NSCLC）大約占了所有肺癌病例的85%。NSCLC的現代治療，主要是多學科治療——化療、放療、外科、靶向和生物等治療相結合的綜合治療及針對特定靶點的個體化治療[4]。我們《腫瘤基礎與臨床》雜志編輯部根據這一特點，重點發表肺癌診斷與治療方面的文章。每年組織3-4期肺癌診斷、治療、研究方面，比較前沿的稿源，尤其是NSCLC方面的，相對集中地發表。在讀者和作者中反響很大，提高了期刊的影響及社會效益。

3.4 期刊出刊后的歸檔。期刊出版后，要及時從編校人員手中將編輯稿、校對稿、圖表、圖片等全部收集起來。按原始稿件、編輯稿件、修改稿件、審定印刷稿件、未錄用稿件等進行分類歸檔。例如，我們《腫瘤基礎與臨床》雜志是按作者、病種、治療方法、研究手段不同，進行分類登記。對有價值的稿件備注清楚，以便作者查詢和編輯繼續調閱，以備有機會，作者修改后，擇期發表。對已發稿件包括校對稿等按期組卷。案卷標題的擬寫和案卷的排列與編號，對于稿件檔案而言，根據刊號分類編碼，按創刊以來的期數順序排列。

3.5 電子版紙質版檔案平行保存。隨著信息網絡化的不斷發展，單位基本都實現了自動化辦公，檔案工作也趨于自動化，對于編輯中出現的歸檔材料，不但要進行紙質檔案的建立，同時還要建立電子版檔案。按照電子文件和紙質文件的歸檔原則，實現紙質檔案與電子檔案并存。稿件的管理更應如此。對原始稿件、往來稿件、審稿修改等檔案資料既要建立電子檔案，又要保存原有的紙質檔案，以免出現與作者糾紛時作為原始憑證。校對稿及編輯加工中的記錄，可以幫助分析差錯原因，提高編校水平。因此，電子檔案與紙質檔案相互協調、并存，加強了檔案工作的嚴密性。

3.6 稿件編發后信息反饋的收集歸檔。稿件編發后，編輯部工作人員應注意經常與作者、讀者保持聯系。聽取他們的意見反饋及建設性的意見，是十分有益的。

醫學期刊編輯工作與社會工作、相關行政管理部門工作、醫學科技研究領域工作關系十分密切。由于每位作者研究對象、方法、手段及視角不同，所提供的信息和研究結論也會是不同的；將這些文章刊發后所產生的作用和影響方面的信息及時收集起來，并加以科學、系統的整理與保管。材料的整理，包括作者、讀者的來信；文章獲得有關研究基金、資金資助項目及編號；科研成果獎的獲得及相關證書；收錄編輯為專著、專題論文集及收錄通知；研究結果應用后，取得的社會、經濟效益及相關結論、報道；作為各個學科、疾病診斷治療指南的信息反饋等。通過對這些文章刊發后反饋信息的收集，讓我們看到在期刊編排、出版、資料收集及檔案管理工作中的不足與成績。收集這些資料，對編輯部提高期刊質量和編輯水平，進而提升期刊的級次也有重要價值。

近年來，醫學腫瘤期刊的發展正經歷由規模發展向優質高效為主要特征的轉變。如何做好醫學腫瘤期刊稿件的檔案管理工作，改進期刊編輯工作的效率和質量，更好地為醫療、教學和科研服務，提高期刊在作者及讀者中影響及社會效益，是我們期刊編輯工作者不斷探索的課題。

參考文獻：

[1]姜春霞.論高校學報檔案管理[J].檔案管理，2009（4）：30～31.

[2]韓志偉.科技學術期刊稿件檔案化管理及其意義[J].編輯學報，2015（5）：461～463.

[3]李莉亞.淺談稿件檔案的作用及管理[J].檔案管理，1996（4）：32.

[4]李艷，郭其森.晚期非小細胞肺癌維持治療進展[J].中華腫瘤防治雜志，2014，21（10）：800～804.