解讀建設(shè)項目文件歸檔八大操作流程與策略

田煜

1 流程一：收集

1.1 收集內(nèi)容

1.1.1 常規(guī)文件。工程醞釀、決策、立項、可研、設(shè)計、施工、監(jiān)理、試運行、竣工投產(chǎn)、成果申報、實測補制等活動中形成的，對反映工程概貌或?qū)θ蘸蠊芾怼⒕S護(hù)、改建、擴建等活動具有保存價值的文件材料。

1.1.2 賬外文件。上級領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察項目時的講話、題詞；引進(jìn)設(shè)備和技術(shù)的境外培訓(xùn)材料；項目外審材料；成果申報和獲獎材料等。

1.1.3 特殊載體文件。以光盤、感光材料等為載體的電子檔案、影像檔案，以及反映工程概貌的實物檔案等。

1.2 收集方法

1.2.1 定向收集。通過合同條款明確參建單位在項目文件形成、歸檔中的責(zé)任，并實行名單制管理，向其定向收集應(yīng)歸檔文件。

1.2.2 定時收集。把握三個時間節(jié)點；一、根據(jù)固定資產(chǎn)投資計劃掌握立項時間，側(cè)重醞釀、決策、立項等前期管理性文件的收集；二、通過監(jiān)理單位掌握完工時間，側(cè)重施工階段各類文件的收集；三、通過“四參加”掌握竣工驗收時間，側(cè)重驗收文件及應(yīng)歸檔文件的查漏補缺。

1.2.3 定量收集。通過事先制定的同類建設(shè)項目文件清單模板，對照清單進(jìn)行定量收集，同清單名稱不一致的應(yīng)注明原因。

1.3 收集要求

1.3.1 制度要求。完善項目文件登記和積累制度、信息系統(tǒng)智能控制制度等，為收集工作保駕護(hù)航，實現(xiàn)依法依規(guī)收集。

1.3.2 質(zhì)量要求。收集的文件材料應(yīng)做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。

1.3.3 手續(xù)要求。無論何時何地通過何種方式收集項目檔案，交接雙方應(yīng)對照清單詳細(xì)清點，并履行簽字手續(xù)。

2 流程二：鑒定

2.1 完整性鑒定

2.1.1 歸檔內(nèi)容齊全。所有建設(shè)階段和專業(yè)形成的具有保存價值的文件材料應(yīng)齊全，并且文件應(yīng)辦理完畢，各項內(nèi)容填寫完整，不缺項漏項、缺張少頁、遺漏附件、破損污漬。

2.1.2 載體形態(tài)完整。紙質(zhì)、聲像、電子等各種載體形態(tài)的檔案，以及相關(guān)的實物檔案等應(yīng)完整。

2.1.3 法定手續(xù)完備。印章、簽字等法律手續(xù)完備，責(zé)任人的全稱、簽字日期、簽署意見應(yīng)清楚、規(guī)范、完整。

2.2 準(zhǔn)確性鑒定

一致性是項目檔案準(zhǔn)確性的核心，項目檔案反映的內(nèi)容必須與工程概貌一致，并隨改、擴建活動及時進(jìn)行相應(yīng)的變更和補充。具體體現(xiàn)在設(shè)計文件與建設(shè)目標(biāo)的一致性；建設(shè)合同與招標(biāo)文件的一致性；竣工文件與工程概貌的一致性；財務(wù)決算與概預(yù)算的一致性。

2.3 歸檔范圍鑒定

2.3.1 無關(guān)的。將屬于其他項目、其他檔案類型的文件剔除，在無關(guān)內(nèi)容的頁面加蓋“此頁無效”章。

2.3.2 重復(fù)的。把內(nèi)容和形式完全相同的重份文件剔除；將復(fù)制件（傳真除外）剔除；保留完整設(shè)計文件后，將施工圖分冊、預(yù)算分冊、器材預(yù)算分冊等重復(fù)部分剔除。

2.3.3 無保存價值的。項目建設(shè)者舉行文體活動，一般性的參觀學(xué)習(xí)，合同副本或未中標(biāo)廠家的合同正、副本等與項目有關(guān)但對反映工程概貌和日后維護(hù)工作無查考利用價值的文件材料不應(yīng)歸檔。

2.4 保管期限劃分

2.4.1 區(qū)分歸檔主體。區(qū)分歸檔主體是建設(shè)、施工、設(shè)計或其他單位，因保管要求不同，不同單位對同一文件期限劃分存在較大差異。

2.4.2 定位重要程度。同一項目在級別、性質(zhì)、規(guī)模不同的單位地位大相徑庭，劃分期限時應(yīng)判斷項目在歸檔單位職能活動中的地位、作用、影響等因素。

2.4.3 量化價值大小。綜合考慮項目檔案的技術(shù)、功能、時間、典型、作者、名稱六大因素，一般將依據(jù)性、結(jié)論性、資產(chǎn)性、竣工、驗收、涉外等文件的期限定為永久；將日常性、輔助性、過程性文件的期限定為短期；將其他有參考價值文件的期限定為長期。

3 流程三：分類

3.1 分類規(guī)則

3.1.1 排他規(guī)則。項目檔案在立檔單位整個分類體系中的位置是唯一的，類列類系之間具有嚴(yán)格的平行或隸屬關(guān)系，同位類目相互排斥。

3.1.2 效用規(guī)則。分類結(jié)果要適應(yīng)本單位項目檔案特點，既涵蓋所有項目檔案科學(xué)分類需要，又不能虛設(shè)類目導(dǎo)致個別類目長期無檔可歸。

3.1.3 可擴展規(guī)則。業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級后原有類目不能涵蓋新的建設(shè)項目時，應(yīng)能夠進(jìn)行擴展和補充，且不影響原分類結(jié)果。

3.2 分類方法

根據(jù)本單位項目檔案性質(zhì)特點，采用對象、特征分類法，或綜合運用“性質(zhì)-工程項目分類法”進(jìn)行分類，并保持相對穩(wěn)定。

3.3 分類號編制

分類號是反映和固化項目檔案分類層級和結(jié)果的代碼，可由單純的代字或代碼組成，也可混合組成，各層級標(biāo)識號之間用實心“.”隔開。下圖為中國聯(lián)通河南省分公司項目檔案分類示意圖（見表1）：

4 流程四：組卷和排序

4.1 組卷

4.1.1 組卷方法。組卷應(yīng)體現(xiàn)文件之間的有機聯(lián)系和專業(yè)特點，兼顧文件數(shù)量和復(fù)雜程度，綜合采用階段、子項、專業(yè)、問題、名稱、地區(qū)等組卷方法。

4.1.2 具體要求。①管理性文件按問題、時間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷；②施工、原材料試驗文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷；③竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等組卷；④監(jiān)理文件按文種組卷；⑤聲像文件單獨組卷，通過互見號進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

4.1.3 注意事項。①不同階段、專業(yè)、期限的文件不宜放在一起組卷；②符合保管要求的已裝訂文件應(yīng)獨立成卷；③按問題組卷時依文件數(shù)量確定問題的內(nèi)涵和外延；④案卷厚度與檔案盒相適應(yīng)；⑤內(nèi)容密不可分且單一檔案盒無法容納的文件，可分拆組卷。

4.2 案卷排序

案卷宜按項目前期、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工、驗收及后評估順序排列。排序中把握如下技巧：①設(shè)計文件按設(shè)計分冊的順序排列；②竣工技術(shù)文件與對應(yīng)的設(shè)計文件排序一致；③同一建設(shè)階段內(nèi)的合同按照合同簽署日期或合同流水號排序。

4.3 卷內(nèi)文件排序

①項目前期及管理文件：批復(fù)在前，請示在后；譯文在前，原文在后；正文在前，附件在后；文字在前，圖紙在后。②施工記錄：按施工工序排列。③施工質(zhì)量驗收文件：按報驗單、驗收表、支撐記錄排序。④調(diào)試試驗文件：區(qū)分不同專業(yè)后按管理文件、調(diào)試記錄、調(diào)試質(zhì)量驗收文件排列。⑤監(jiān)理文件：按管理文件、日志、記錄、月報、會議、總結(jié)排列。⑥原材料質(zhì)量證明文件：按質(zhì)量跟蹤記錄、原材料進(jìn)場報審表、出廠質(zhì)量證明、復(fù)試委托單、復(fù)試報告順序排列。⑦設(shè)計變更文件：按執(zhí)行情況匯總表、設(shè)計變更文件、執(zhí)行情況記錄排列。⑧施工圖、竣工圖：區(qū)分專業(yè)后按圖號排列。⑨配套設(shè)備文件：按質(zhì)量證明、設(shè)備技術(shù)文件及隨機圖紙、安裝調(diào)試、運行記錄文件順序排列。⑩財務(wù)審計文件。按審計結(jié)論、申請、承諾函，竣工決算報表、報表編制說明順序排列。

5 流程五：編目

5.1 卷內(nèi)文件編頁

5.1.1 頁碼編制原則。①使用阿拉伯?dāng)?shù)字；②保持連續(xù)；③清晰醒目；④位置相對固定；⑤最小干預(yù)。

5.1.2 頁碼編制方法。利用鉛筆或打碼機在有效歸檔文件正面的右下角或背面的左下角空白處編制頁碼。注意事項：①筒子頁作為1頁編寫頁碼。②封底、封面、扉頁應(yīng)編寫頁碼。③大規(guī)格圖紙折疊后作為1頁編制頁碼。④空白頁或內(nèi)容與項目無關(guān)的頁面不編寫頁碼。⑤已連續(xù)編制頁碼的文件隔頁不編制頁碼。⑥案卷封面、備考表、卷內(nèi)文件目錄不編制頁碼，但文件自身作為索引使用的目錄應(yīng)編制頁碼。

5.1.3 頁碼修正技術(shù)

5.1.3.1 重編。如果第17頁編了兩次，可以修改為17-1，17-2，并在備考表注明第17頁為2頁，總頁數(shù)為最后一頁頁碼數(shù)加1。

5.1.3.2 漏編。如果第17頁和第18頁之間漏編了一頁，可以把17修改為17-1，把漏編的一頁編為17-2，備考表說明同上。

5.1.3.3 錯編。如果第39頁后直接編了50，可以把39修改為39-49，備考表注明第39-49頁為1頁，總頁數(shù)為最后一頁的頁碼減10。

5.2 卷內(nèi)目錄編制（卷內(nèi)目錄式樣見表2）

5.2.1 序號。用阿拉伯?dāng)?shù)字從1流水編制，不宜用漢字或其他字符，不同案卷內(nèi)的序號不宜連續(xù)編寫。

5.2.2 文件編號。文號不應(yīng)省略、簡化或變字符規(guī)格，如：不能將“﹝﹞”改成“[ ]”；合同、設(shè)計、圖紙、設(shè)備文件的文號分別為合同號、設(shè)計編號、圖號、型號等；沒有編號的文件此項空缺。

5.2.3 責(zé)任者。指對文件負(fù)有主要責(zé)任的單位或個人，黨政公文填寫單位全稱（規(guī)范化簡稱）或簽署人姓名、職務(wù)；合同填寫合同對方；設(shè)計、竣工、監(jiān)理文件分別填寫設(shè)計、施工、監(jiān)理單位名稱；竣工測試記錄填寫測試人姓名、竣工驗收文件填寫竣工驗收領(lǐng)導(dǎo)小組或委員會等。

5.2.4 文件題名。文件題名照抄文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容時，應(yīng)重新擬制標(biāo)題，并外加[ ]。

5.2.5 日期。指文件的形成日期，而非印發(fā)日期、生效日期等。正式公文填寫落款處的成文日期，合同簽字日期不一致的填寫后簽字日期，文件內(nèi)有多個日期的填寫最晚日期，傳真電報填寫發(fā)出日期。沒有日期的文件應(yīng)及時考證，并加蓋公章或簽字說明。

5.2.6 頁數(shù)。填寫每份文件的總頁數(shù)，正文與底稿，譯文與外文，請示與批復(fù)，傳真件與復(fù)印件，轉(zhuǎn)發(fā)與被轉(zhuǎn)發(fā)件，正文與附件等作為一件整理時，頁數(shù)合并計算。文件頁碼經(jīng)過修正的填寫實際頁數(shù)。

5.2.7 備注。填寫卷內(nèi)文件需要說明的異常情況，如破損、復(fù)印件、移出、補充等。

5.3 案卷封面編制（案卷封面式樣見表3）

5.3.1 檔號。檔號由全宗號、分類號、項目號、案卷號等部分構(gòu)成，各部分之間用“-”連接。全宗號由接收檔案的檔案館確定，不移交的可不填；分類號見3.3；項目號是區(qū)分不同項目的代碼或流水號；案卷號是用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫的案卷流水號，不同項目之間可以連續(xù)編寫。

5.3.2 案卷題名。案卷題名由“項目名稱+單項工程名稱（或階段名稱）+文件名稱”組成，如：中國聯(lián)通2015年長途傳輸工程 河南省光纜線路單項工程竣工技術(shù)文件。題名應(yīng)簡潔明了，不宜簡單堆砌卷內(nèi)文件標(biāo)題。

5.3.3 立卷單位。立卷單位一般填寫對案卷整理質(zhì)量負(fù)有責(zé)任的單位，但不應(yīng)填寫檔案中介服務(wù)機構(gòu)等非參建單位的名稱。

5.3.4 起止日期。指卷內(nèi)文件最早至最晚的形成日期，如：2013.09.13-2015.12.05，如果卷內(nèi)只有一份文件，則起止日期相同。

5.3.5 保管期限。保管期限的劃分方法參考2.4，因文件數(shù)量較少聯(lián)合組卷時，保管期限從長劃分。

5.3.6 密級。密級劃分應(yīng)根據(jù)批復(fù)文件或可行性研究報告首頁標(biāo)注的密級確定，如：“機密★10年”等。

5.4 備考表編制（備考表式樣見表4）

5.4.1 檔號。見5.3.1。

5.4.2 互見號。填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號，并注明載體類型。

5.4.3 說明。對卷內(nèi)文件的總件數(shù)、總頁數(shù)、圖紙張數(shù)以及復(fù)印件、副本等情況進(jìn)行說明，也可記載保管、利用、鑒定工作中卷內(nèi)文件發(fā)生變動的情況。

5.4.4 立卷人。應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名或加蓋簽名章，一般指項目專、兼職檔案員。

5.4.5 立卷日期。填寫立卷完成的時間，具體到年、月、日，年度用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

5.4.6 檢查人。由案卷質(zhì)量審核者簽名或加蓋簽名章，不宜直接打印，不應(yīng)與立卷人相同，一般指項目檔案整理或接收單位的負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人。

5.4.7 檢查日期。填寫案卷質(zhì)量審核時間，不應(yīng)早于立卷時間，填寫要求同5.4.5。

5.5 案卷目錄編制（案卷目錄式樣見表5）

序號填寫登錄案卷的流水順序號；檔號、案卷題名、保管期限的填寫方法同5.3；總頁數(shù)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁數(shù)之和；備注可根據(jù)管理需要填寫存放位置等。

6 流程六：案卷裝訂

6.1 裝訂準(zhǔn)備

6.1.1 去除。裝訂前去除塑料皮、金屬物、空白頁等不符合長久保管要求或與檔案內(nèi)容無關(guān)的部分。

6.1.2 折疊。對幅面大于檔案盒規(guī)格的紙張進(jìn)行折疊，折疊方法參照GB/T 10609.3。

6.1.3 修補。對破損檔案應(yīng)在裝訂前進(jìn)行修復(fù)，對幅面過小容易掉頁、壓字的紙張進(jìn)行修補。

6.2 裝訂方式選擇

6.2.1 按卷裝訂。采用細(xì)棉線三孔一線左側(cè)裝訂時，要做到左、下方對齊，三孔圓心距下邊緣距離分別為65mm、148.5mm、232mm，距左邊緣15mm為宜。棉線擺向整齊，不宜過緊過松，打結(jié)不宜過大。

6.2.2 按件裝訂。采用以件為單位的方式裝訂時，參考DA/T 22-2015，并加蓋歸檔章。

6.2.3 不裝訂。對于符合長期保管要求的文件可不進(jìn)行裝訂，直接在文件前面放置封面、案卷目錄，文后放置備考表即可。

6.3 裝訂質(zhì)量要求

整齊、美觀、結(jié)實、不壓字、不掉頁、不倒頁。

7 流程七：裝盒

7.1 裝具選擇。直接購買或定制符合制成材料和規(guī)格要求的無酸檔案盒，并用pH值測試筆判別真?zhèn)巍Ａ硗猓ㄖ茣r可將單位標(biāo)識印制在盒脊上方，便于區(qū)分不同全宗。

7.2 盒內(nèi)數(shù)量控制

7.2.1 一盒一卷。根據(jù)案卷厚度選擇檔案盒，一盒一卷，適合盒脊填寫案卷題名，充分利用卷盒和柜架空間。

7.2.2 一盒一或多卷。檔案盒厚度相對固定，將一卷或多卷項目檔案裝入一個盒中，排列整齊美觀，但脊背不宜填寫案卷題名。

7.2.3 一盒一冊。對于特別厚的文件材料，可根據(jù)卷盒厚度和文件內(nèi)容進(jìn)行分冊，將一個分冊裝入一個檔案盒。

7.3 盒脊及封面編制

7.3.1 保管期限、檔號、案卷題名的填寫方法。參照5.3，但采用一盒多卷裝盒時，盒內(nèi)案卷保管期限應(yīng)一致，檔號填寫盒內(nèi)案卷的起止檔號，盒脊不宜填寫案卷題名。

7.3.2 編制方式。可用簽字筆、毛筆等填寫、加蓋印章、打印粘貼、打印機直接打印等多種方式，但盡可能保持一致，確保盒脊及卷盒封面編制整齊、清晰、美觀。

8 流程八：上架

8.1 上架準(zhǔn)備

對待上架檔案進(jìn)行消毒、清點、排序、臺賬更新。

8.2 庫位規(guī)劃

8.2.1 大流水方式。檔案數(shù)量較少，或現(xiàn)代化管理水平較高的單位按入庫時間順序排列，便于統(tǒng)計數(shù)量，節(jié)省空間，但割裂項目檔案之間的關(guān)聯(lián)，讓分類失去意義。

8.2.2 分類方案方式。以分類表中類列和類系的邏輯關(guān)系為主線排列，便于精確檢索，但需要“空架”或“倒架”。

8.2.3 分類流水結(jié)合方式。先按分類表分類，類內(nèi)再按入庫時間順序排列，可以兼顧大流水和分類方案方式的優(yōu)點。

8.3 上架排列

確定排架方式后，按從左到右、自上而下的“Z”字形方式進(jìn)行上架，并保持穩(wěn)定。

8.4 示意圖編制

上架后應(yīng)確保每一件項目檔案擁有唯一的庫房存放位置，為精細(xì)化管理和智能化檢索創(chuàng)造條件，并及時編制排架示意圖。