河南省縣（市）疾病預防控制檔案管理情況抽樣調查

李鳳勤

縣（市）級疾控中心是我國疾控系統(tǒng)的基層管理機構，在檔案管理方面既有共性，也存在差異。課題組采用問卷調查的方式，對河南省50個縣及縣級市疾控中心檔案管理情況進行了抽樣調查。調查收回問卷46份，回收率為92%。以下是調查的基本情況。

1 基本情況

（1）性別。男24人，占52.17%；女22人，占47.83%。

（2）年齡。21～30歲的12人，占26.09%；31～40歲的16人，占34.78%；41～50歲的15人，占32.61%；51～60歲的3人，占6.52%。

（3）工作年限。不到2年4人，占8.7%；3～5年11人，占23.91%；6～10年2人，占4.35%；11～20年16人，占34.78%；21～30年10人，占21.74%；30年以上3人，占6.52%。

（4）檔案工作年限。不到2年14人，占30.43%；3～5年15人，占32.61%；6～10年8人，占17.39%；11～20年7人，占15.22%；21～30年2人，占4.35%；30年以上0人，占0%。

（5）學歷。本科19人，占41.3%；專科22人，占47.83%；高中以下5人，占10.87%。

（6）檔案專業(yè)。檔案專業(yè)的1人，占2.17%；不是檔案專業(yè)的45人，占97.83%。

（7）專業(yè)背景。檔案管理0人，占0%；檔案相關專業(yè)2人，占4.35%；疾控及相關專業(yè)14人，占30.43%；計算機及信息技術相關專業(yè)1人，占2.17%；其他專業(yè)29人，占63.04%。

（8）職稱。館員1人，占2.17%；助理館員3人，占6.52%；管理員2人，占4.35%；其他系列15人，占32.61%；沒有職稱25人，占54.35%。

（9）檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓。接受過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓的14人，占30.43%；沒有參加過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓的32人，占69.57%。

（10）專兼職。專職7人，占15.22%；兼職23人，占50%；都不是16人，占34.78%。

（11）所在單位專兼職人數。專職有12人，占26.09%；兼職有26人，占56.52%；不清楚8人，占17.39%。

（12）集中統(tǒng)一管理情況。單位實施統(tǒng)一管理的22人，占47.83%，沒有實施統(tǒng)一管理的24人，占52.17%，不清楚是否實施統(tǒng)一管理的0人，占0%。

（13）歸檔制度落實情況。單位建立并落實歸檔制度的有28人，占60.87%；沒有建立并落實的有14人，占30.43%；不清楚是否建立并落實的有4人，占8.7%。

（14）綜合檔案室建立情況。單位建立綜合檔案室的有27人，占58.7%；沒有建立的有17人，占36.96%；不清楚是否建立的有2人，占4.35%。

（15）辦公、借閱、庫房三分開情況。單位實行“三分開”的有15人，占32.61%；沒有實行的有30人，占65.22%；不清楚是否實行的有1人，占2.17%。

（16）檔案庫房面積。單位庫房面積10㎡12個，占26.09%；10～30㎡14個，占30.43%；30～50 ㎡11個，占23.91%；50～100㎡8個，占17.39%；100㎡1個，占2.17%。

（17）消防滅火設施。人工滅火器38個，占82.61%；自動滅火器1個，占2.17%；自動噴淋1個，占2.17%；其他7個，占15.22%；沒有消防滅火設施7個，占15.22%。

（18）溫濕度調節(jié)方法。單位自然35個，占76.09%；空調14個，占30.43%；去濕機1個，占2.17%；其他5個，占10.87%。

（19）專用設施設備。單位密集架7個，占15.22%；鐵柜43個，占93.48%；木柜18個，占39.13%；檢索柜6個，占13.04%；空調15個，占32.61%；電腦19個，占41.3%；打印機11個，占23.91%；照相機7個，占15.22%；復印機6個，占13.04%；裝訂機16個，占34.78%；縫紉機1個，占2.17%；除濕機1個，占2.17%。

（20）庫房“五防”措施落實情況。單位防火32個，占69.57%；防光14個，占30.43%；防盜27個，占58.7%；防潮24個，占52.17%；防蟲14個，占30.43%；無12個，占26.09%。

（21）規(guī)范化管理情況。單位省一級3個，占6.52%；省二級2個，占4.35%；省三級1個，占2.17%；市級2個，占4.35%；沒有規(guī)范化達標38個，占82.61%。

（22）室存檔案門類。室存文書檔案35個，占76.09%；業(yè)務檔案34個，占73.91%；科技檔案4個，占8.7%；會計檔案19個，占41.3%；人事檔案16個，占34.78%；音像檔案9個，占19.57%；實物檔案9個，占19.57%；榮譽檔案25個，占54.35%；儀器設備檔案10個，占21.74%；績效考核檔案19個，占41.3%；照片檔案14個，占30.43%；其他6個，占13.04%。

（23）業(yè)務檔案保管地。單位綜合檔案室18個，占39.13%；業(yè)務部門24個，占52.17%；不清楚4個，占8.7%。

（24）對單位各類檔案起止時間的知曉程度。單位工作者知道文書檔案33個，占71.74%；業(yè)務檔案33個，占71.74%；科技檔案4個，占8.7%；會計檔案17個，占36.96%；人事檔案14個，占30.43%；音像檔案6個，占13.04%；實物檔案5個，占10.87%；榮譽檔案17個，占36.96%；儀器設備檔案9個，占19.57%；績效考核檔案15個，占32.61%；照片檔案8個，占17.39%；其他3個，占6.52%。

（25）對各類數量情況的掌握程度。單位工作者掌握文書檔案33個，占71.74%；業(yè)務檔案30個，占65.22%；科技檔案3個，占6.52%；會計檔案14個，占30.43%；人事檔案11個，占23.91%；音像檔案6個，占13.04%；實物檔案4個，占8.7%；榮譽檔案15個，占32.61%； 儀器設備檔案6個，占13.04%；績效考核檔案10個，占21.74%；照片檔案9個，占19.57%；其他3個，占6.52%。

（26）對哪類檔案與單位職能相關度最高的判斷。單位工作者判斷文書檔案9個，占19.57%；業(yè)務檔案27個，占58.7%；科技檔案2個，占4.35%；會計檔案3個，占6.52%；人事檔案2個，占4.35%；音像檔案0個，占0%；實物檔案0個，占0%；榮譽檔案0個，占0%；儀器設備檔案0個，占0%；績效考核檔案3個，占6.52%。

（27）檔案整理方式。按件整理6個，占13.04%；按卷整理10個，占21.74%；有按件整理的，也有按卷整理的22個，占47.83%；不清楚8個，占17.39%。

（28）組卷方式。單位專職年度-組織機構組卷法16人，占34.78%；年度-問題（事由）組卷法13人，占28.26%；年度-組織機構-問題（事由）組卷法15人，占32.61%；其他7人，占15.22%。

（29）各類檔案按利用率高低的排序。單位文書檔案35個，占76.09%；業(yè)務檔案36個，占78.26%；科技檔案4個，占8.7%；會計檔案20個，占43.48%；人事檔案18個，占39.13%；音像檔案9個，占19.57%；實物檔案6個，占13.04%；榮譽檔案19個，占41.3%；儀器設備檔案14個，占30.43%；績效考核檔案18個，占39.13%；照片檔案13個，占28.26%；其他7個，占15.22%。

（30）室存檔案滿足日常利用情況。單位能夠滿足的有10人，占21.74%；基本能滿足的有25人，占54.35%；不能滿足的有11人，占23.91%。

（31）中心（站）志、組織機構沿革、大事記編寫情況。參與調查的縣及縣級市疾控中心檔案工作者中，有22個，占47.83%；沒有15個，占32.61%；不清楚9個，占19.57%。

（32）斷檔情況。參與調查的縣及縣級市疾控中心檔案工作者中，有13個，占28.26%；沒有21個，占45.65%；不清楚12個，占26.09%。

（33）斷檔原因。參與調查的縣及縣級市疾控中心檔案工作者中，檔案丟失3個，占6.52%；檔案損毀4個，占8.7%；沒有辦理移交8個，占17.39%；機構撤并5個，占10.87%；其他1個，占2.17%。

（34）檔案行政管理部門業(yè)務指導情況。參與調查的縣及縣級市疾控中心檔案機構中，能夠得到同級檔案行政管理部門業(yè)務指導的有18個，占39.13%；沒有21個，占45.65%；不清楚7個，占15.22%。

2 結論

綜上，河南省縣及縣級市疾控機構檔案工作的整體情況低于全省平均水平。人員構成上：受教育程度高；大多為非相關專業(yè)背景且無檔案專業(yè)技術職稱。人員配置與制度上：多數未受過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓；專職少兼職多，過半數的單位落實了主要檔案制度。保管條件看，近三分之一的單位落實了“三分開”，半數以上庫房面積不足30㎡；15%的單位尚未配備消防滅火設施；溫濕度自動化調節(jié)設備嚴重不足；專用設施設備落后且嚴重缺乏；庫房“五防”措施落實比率低；規(guī)范化達標率達不到20%，安全風險嚴重。室藏檔案情況看，門類多樣，文書檔案、業(yè)務檔案占比最高；半數以上保管在業(yè)務部門；多數清楚家底。檔案整理方法上看，既按件整理，也按卷整理，雖然是縣及縣級市疾控系統(tǒng)單位整理檔案采用最多的方式，但占比不到一半；組卷方法多樣。檔案利用情況看，業(yè)務檔案與單位職能相關度最高，利用率最高；多數單位的室藏檔案能夠滿足日常利用需要。