動物實驗信息化管理系統的開發和應用

顧祖曦, 張超超, 蔡貞貞, 黃禎珍, 湯家銘(上海中醫藥大學實驗動物中心, 上海201203)

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動物實驗信息化管理系統的開發和應用

顧祖曦, 張超超, 蔡貞貞, 黃禎珍, 湯家銘
(上海中醫藥大學實驗動物中心, 上海201203)

[摘要]介紹了本單位動物實驗信息化系統開發的設計思路、主要內容和基本流程，包括課題負責人的確認、實驗人員的資質審查及注冊、預約登記、登記修改及確認、課題倫理審查及批準、實驗經費結算等。它的初步應用給本單位的動物實驗管理帶來了先進思想和方法，提高了效率,促進了科學化、標準化進程，使動物實驗管理工作規范有序，提升了整體工作水平，并為建設數字化管理打下了基礎。

[關鍵詞]動物實驗; 管理; 信息化; 標準化

近二十年來信息技術的發展速度超過了其他任何一類科學技術, 而且也正在以空前的規模和速度向其他學科滲透[1], 加快了各行各業網絡化進程。

在實驗動物和動物實驗領域內，信息技術有著廣泛應用前景，有的已經用于實驗動物的繁育管理、產供銷管理[2]、屏障系統管理[3]、質量監測管理[4]以及實驗動物生物學特性及動物實驗技術數據庫的建設[5]等。它的應用帶來了新的管理思想和方法，提高了管理效率, 促進了管理科學化、標準化進程，為建設數字化管理打下基礎。

本中心承擔著校內外動物實驗服務平臺的功能, 隨著學校教學科研的迅速發展, 實驗動物中心承擔的動物實驗規模、數量等都有很大增長，需要用先進的信息技術進行管理，使動物實驗管理上一個新臺階。為此，作者與安徽省科大奧銳科技有限公司合作開發了“動物實驗管理信息化系統”，并已投入使用，取得了良好效果，現介紹如下。

1 動物實驗管理信息化設計總體思路

作為動物實驗的公共服務平臺, 從接受課題登記到課題結束經費結算, 中間有很多環節, 如課題負責人的確認、實驗人員的資質審查及注冊、預約登記、登記修改及確認、課題倫理審查及批準、實驗經費結算等, 都可以應用信息技術在網上完成。

為此，作者設計了動物實驗信息化管理框架圖(圖1)并進行軟件開發。

2 動物實驗信息化管理的主要模塊

2.1 課題負責人管理模塊

2.1.1 課題負責人注冊

2.1.1.1 注冊內容 課題負責人是指“具有獨立研究經費來源、負責本課題研究并能支付全部動物試驗費用的研究人員”。課題負責人對下屬實驗人員在本中心進行試驗研究時發生違紀違規行為承擔法律和行政處罰責任。通過點擊“課題負責人注冊”進入注冊頁面(圖2)。

注冊內容包括: 用戶名、用戶密碼、身份、真實姓名、性別、證件類型、證件號、單位(部門)名稱以及固定電話、手機號碼、電子郵件、驗證碼。其中身份、證件類型和單位(部門)名稱為菜單型，可供課題負責人選擇。如身份的選項有校本部、附屬醫院和校外，證件類型有身份證、學生證和護照，單位(部門)名稱有學校各二級學院和附屬醫院名稱和科室。校外單位直接填寫單位名稱。

填寫注冊內容后，在“本人承諾: 上述個人信息真實有效，無任何虛假。能按時支付本人名下動物實驗的各種費用”上打鉤，保存。

2.1.1.2 說明 本中心實行收費服務，為了防止動物實驗后無人付費的現象，也考慮到1個實驗人員可能為2個以上課題負責人服務，中心確定以課題負責人作為注冊對象進行管理。課題負責人注冊后由中心管理人員進行身份核實，校外的課題負責人注冊后需要攜帶單位介紹信備案。利用此模塊可以有效地找到能夠支付實驗費用的課題負責人或單位，而且信息化能夠讓課題負責人無論身處何地都可對實驗人員的動物實驗進行有效管理，避免耽誤動物實驗進程。

2.1.2 獲取登記碼和批準課題

2.1.2.1 獲取登記碼 課題負責人注冊后，可進入“管理登錄”頁面(圖3), 點擊“生成登記碼”, 可自動生成10個登記碼。1個登記碼可預約登記1個動物實驗課題。登記碼用完后可再次點擊“生成登記碼”自動生成10個登記碼。該頁面可顯示登記碼的發放時間、使用時間和是否有效。如1個登記碼已經使用過了，在“是否有效”欄中則顯示“否”。

圖1 動物實驗信息化管理框架圖

2.1.2.2 批準課題 實驗人員預約登記后則需要課題負責人批準確認。在“管理登錄”頁面(圖3)，點擊“課題負責人審核和確認”，可顯示屬下實驗人員的預約登記內容，如有問題，可通知實驗人員，通過動物預約管理模塊中的“預約修改”進行修改；如無問題, 則點擊“確認”批準該實驗。動物實驗預約訂單只有在課題負責人批準確認后才可進入訂購動物和安排動物實驗場所的流程。

2.1.3 動物實驗倫理審查

2.1.3.1 課題負責人申請倫理審查 課題負責人進入“管理登錄”頁面，點擊“動物實驗倫理審查”(暫未開始使用)，可自動生成倫理審查申請表。倫理審查要求簡述動物實驗方案，闡明此次動物實驗的必要性，無其它試驗方法可替代，回答“實驗人員是否經過實驗動物有關法律法規的培訓，是否了解在實驗動物中心做動物實驗的規章制度，是否掌握了本次試驗的有關動物試驗操作技術”等問題，并列出本次試驗減輕動物痛苦的措施。根據填寫表格說明，按照實際情況填完表格后，課題負責人須簽名承諾：本動物實驗方法和目的符合人類的道德倫理標準和國際慣例，在動物試驗期間遵守有關的法規、實驗動物倫理福利原則和實驗動物中心的規章制度。點擊“提交”。

圖2 課題負責人注冊窗口

圖3 課題負責人管理窗口

2.1.3.2 校倫理審查委員會審查 校倫理審查委員會將每周審核課題負責人提交的動物實驗倫理審查申請表，審查結論分為“通過”、“需要修改”和“不通過”三項。對符合動物福利動物實驗課題，校倫理審查委員會審核通過后會自行產生倫理審查編號；對不符合動物實驗“3R原則”和動物福利的實驗方案，提出修改意見和建議。課題負責人可以在提交一周后，通過注冊時的電子郵箱查詢審核結果。

2.1.4 經費結算

2.1.4.1 經費結算流程 課題負責人進入“管理登錄”頁面(圖3)，點擊“經費結算”，系統會自動生成一張該課題負責人需要支付的動物實驗費用的明細表，每3個月為一個結算周期，課題負責人隨時可以按照課題、時間段或不同類型的費用等情況自行選擇結算經費。

2.1.4.2 說明 每當后臺管理人員審核通過一張預約登記單時，系統會自動將采集動物實驗費用結算所需要的信息并存放入動物實驗經費結算模塊中。當實驗動物采購完成，送達各飼養區域后，后臺管理人員在第一時間將采購價格等其他預約登記單中無法采集的信息登記入經費結算模塊中。同樣后臺管理人員也可以通過經費結算模塊登記飼養費、技術服務費和耗材費等其他的費用。因此課題負責人可以隨時查詢每個動物實驗課題的經費使用明細，并隨時前來結清賬目。消除了以往需要統一采集收費信息后，統一繳費時課題負責人才能清楚實驗費用的使用情況的弊端，使課題負責人可以更快，更詳細地了解動物實驗的經費使用情況，合理安排，避免經費超支情況的發生。同時也解決了減少工作人員因重復采集收費信息所產生的工作量和差錯率。

圖4 動物實驗預約登記窗口

2.2 動物實驗預約管理模塊

動物實驗預約管理模塊包括是動物實驗預約登記、訂單查詢以及預約修改三個部分。

2.2.1 動物實驗預約登記內容及流程 進入動物實驗預約管理模塊(圖4)后，點擊“預約登記”，進入“預約登記許可”界面，填入由課題負責人提供“登記碼”，實驗人員注冊時的登錄用戶名、登錄密碼，驗證碼(系統自動產生)后，進入動物實驗預約登記申請表格的填寫界面。因需要課題負責人提供登記碼以及實驗人員注冊后才能填寫并提交電子預約申請表格，因此每一個電子表格上課題負責人和實驗人員的注冊信息就會自動顯示，不能修改。其他需要填寫的表格內容，可以根據填表說明，真實填寫課題名稱、項目來源、需要使用的實驗動物品種品系和級別、數量、性別、規格，以及希望動物來源和希望動物采購日期，預計動物實驗的起止日期、說明有毒有害、具有感染性、揮發性、放射性的供試品的名稱、進入飼養區域的人員名單、說明需要使用單籠單養或代謝籠等設備的名稱等內容后提交動物實驗預約登記單。提交的同時會生成序列編號，便于工作人員根據先后順序和飼養區域的可容納量采購實驗動物。提交的預約登記單必須經課題負責人審核確認后，才能進入后臺管理人員的審核采購流程。每審核并通過一張可以采購的預約登記單的同時，模塊會自動產生一個課題編碼，便于不同類型的實驗課題數的統計。

2.2.2 動物實驗預約登記的修改 需要對課題負責人未審核確認的預約登記單，進行修改時，可以在動物實驗預約登記模塊中，點擊“預約修改”，進入“預約修改許可”界面，填寫“登記碼”(填寫預約登記單時使用過的登記碼)，實驗人員注冊時的登錄用戶名、登錄密碼，驗證碼(系統自動產生)后，進入需要修改的動物實驗預約登記申請表格的界面。實驗人員可以根據需要修改表格內容后重新提交，同時修改好的預約登記單需要課題負責人審核確認后，進入采購流程。如果是已經過課題負責人審核確認過的動物實驗預約登記單，需要修改時，必須經后臺管理人員人工退回后，方可進入修改流程，且修改完成后必須再次經課題負責人確認后，才能進入采購流程。

2.2.3 動物實驗預約申請單查詢 實驗人員需要了解動物實驗預約登記單的進程等情況時，可以在動物預約登記管理模塊中，點擊“訂單查詢”，進入“訂單查詢”界面，填寫“登記碼”(填寫預約登記單時使用過的登記碼)，實驗人員注冊時的登錄用戶名、登錄密碼、驗證碼(系統自動產生)后，進入動物實驗預約登記申請查詢結果的界面。通過該界面實驗人員可以了解到預約登記單審核結果，包括是否已經采購或不能采購的原因，以及采購到的實驗動物的信息和飼養區域等信息，并提醒實驗人員盡快前來飼養區域認領并驗收實驗動物。減輕了工作人員電話聯系告知實驗動物已經采購和安置飼養區域等情況的工作量。

2.2.4 說明 該模塊是電子實驗訂單建立以及完成數據采集的過程，實驗人員無論何時何地都可提交電子訂單，不需要與管理人員面對面交待或當面填寫和修改申請，避免了提交、修改申請時的時間和地點的限制。實驗人員需要的實驗動物的合格證編號以及提出申請時需要咨詢的一系列問題等，后臺管理人員會第一時間在網站的通知和公告欄內公示，方便實驗人員自行填報申請和查找所需的信息。同時，也可以通過網站查詢到實驗動物是否采購等情況。減輕了工作人員電話和面對面接待咨詢的時間，很大程度減少了工作量，提高了工作效率。一旦電子訂單被后臺管理人員審核通過，進入采購流程，訂單中的所有數據就會自動進入數據的采集、分析、處理和統計流程，提高了采集數據的準確性和完整性，避免了以往在不同管理項目中重復的收集各類訂單信息的情況，大幅度的提高了工作效率等。

提交的動物實驗預約申請單，只要課題負責人沒有批準確認的，實驗人員可以隨時進行修改后重新提交。課題負責人一旦批準確認后，實驗人員無法進行修改。只能通過后臺管理人員返回預約申請單后，方能重新修改。另外，由于實驗人員提交申請時，需要課題負責人提供登記碼和實驗人員登錄，因此課題負責人以及實驗人員的姓名、電話、身份、郵箱等信息在進入預約登記申請表格填寫界面時會自動生成，不需要實驗人員填寫，這類信息不能修改。

預約登記單是否通過后臺管理人員的審核等一系列信息通過實驗人員訂單查詢界面查詢的同時課題負責人通過注冊時提供的電子郵箱詳細也可以查詢到結果。因此，課題負責人無論何時何地，都可以進行及時有效的對實驗課題進行管理。

2.3 自助式培訓和考試管理模塊

該管理模塊包括: 實驗人員注冊、自助式培訓、自助式考試3個部分。

2.3.1 自助式培訓 對于初次進入實驗動物中心的實驗人員，如果未經過上海市實驗動物從業人員崗位培訓，或未選修過《醫學實驗動物學》課程的，均需經過自助式培訓。網上自助式培訓及參考資料主要包括：國家法規條例、中心規章制度、實驗動物學教材、實驗動物數據庫、實驗動物教學錄像和動物實驗技術錄像等6個欄目。所有欄目均設置只可查閱、觀看，供網上自助培訓考試用，不可下載，文字內容為pdf格式。

參加自助培訓人員可點擊“網上培訓”后(圖4)，直接進入培訓課程的選擇頁面。培訓課程各欄目頁面可與自助式考試頁面同時打開，方便考試者尋找正確答案。

2.3.2 自助式考試 完成自助式培訓后，可以點擊“網上自助考試”，進入填寫應試人信息界面，填寫應試人姓名、年齡、性別、單位、部門、學號、身份證號碼、電話、手機、一卡通卡號等，不可遺漏信息。填完后進入試題。試題出自網上自助式培訓教材中的國家及地方法規、國家標準、實驗動物中心規章制度以及實驗動物基礎知識, 共出5套試題，每套試題從試題庫(包括以上內容)隨機抽取100題試題，每題1分，共100分。對與錯即時提示，且考試中考生答不出來的題，可打開網上培訓頁面，查詢有關資料進行解答。 80分以上為合格，合格者即可轉入《網上申請授權》欄目。80分以下需重新考試，直至合格。考試合格后自動產生授權號。實驗人員通過授權號進行網上注冊，并且有資格開通相關區域的門禁等。授權號在注冊成功后將失效。

2.3.3 實驗人員注冊 實驗人員是指在中心各飼養區域或各個公共實驗區域具體操作完成動物實驗課題的人員。實驗人員必須通過網上自助培訓考試，考試合格后，才能進行網上注冊，注冊成功后，方可進行動物實驗預約登記，和開通有關實驗室的門禁系統。實驗人員在動物實驗中心進行實驗研究時發生違紀違規行為，將承擔行政處罰責任。

通過點擊“實驗人員注冊”進入注冊頁面。

注冊內容包括: 登錄用戶名、登錄密碼、真實姓名、性別、身份、證件類型、證件號、單位(部門)名稱、聯系電話、手機號碼。其中身份、證件類型和單位(部門)名稱為菜單型，可供實驗人員選擇。如證件類型有身份證、學生證和護照，單位(部門)名稱有學校各二級學院和附屬醫院名稱和科室。校外單位直接填寫單位名稱。

在“是否選修過《醫學實驗動物學》課程？”、“是否通過上海市實驗動物從業人員崗位培訓”和“是否通過自助考試”選項中，回答均為“否”者，注冊將不會成功。

填寫后，在“本人承諾: 上述個人信息真實有效，無任何虛假”上打鉤，保存。

2.3.4 說明 由于大多數做動物實驗研究課題的研究生都選修了《醫學實驗動物學》課程，但仍有部分研究生和大學本科生、本校一些研究人員及外單位實驗人員未經過實驗動物學基礎知識的培訓。自助式培訓覆蓋了這部分實驗人員，使進入本中心的實驗人員都經過不同程度實驗動物基礎知識的學習。該模塊能讓任何需要學習的人員隨時在網站閱覽，查詢資料和觀看教學錄像。通過該模塊能有效地提高實驗人員遵守規章制度的意識和實驗操作技能，減輕了管理人員接受咨詢和要求實驗人員遵守規章制度的工作量，同時也減輕了實驗動物中心對不斷涌現的新進實驗人員的培訓壓力。

3 動物實驗管理應用信息化必要性

信息化代表了先進的生產力, 信息化技術的采用將計算機網絡技術替代了很多傳統上用手工才能完成的工作, 實現了高度的智能化、推動社會生產、生活方式的轉型。由于動物實驗促進了醫學教學及整個生命科學的發展, 并隨著人們在醫學教學與科研中對動物實驗需求量的不斷增加和對動物實驗管理要求的不斷提高, 加上人力成本的不斷提高,信息化技術在動物實驗管理上的應用也勢在必行。

通過動物實驗管理系統信息化的開發和應用，作者體會到有如下的優點：

3.1 提高了管理人員的辦公效率

本中心每年接受近1 500項動物實驗預約登記，高峰時每日登記達30余項，管理人員忙于應付各種咨詢，解答各種問題，通知實驗人員預定是否成功等，效率低下。有了動物實驗管理信息化系統，實驗人員可以遠程登錄，不必來接待室。管理人員可隨時查詢預約登記信息，匯總后集中向實驗動物公司訂購，并在網上通知訂購是否成功，實現了高效、迅速、全方位的數據采集、匯總、加工、整合等，特別是信息化管理系統具有強大的統計功能，節省大量人力。工作的每一步都可以追溯，實時了解統計結果。

3.2 方便實驗人員的預約登記

采用信息化管理系統后，實驗人員可在自己辦公室內就可以完成預約登記、確認和查詢工作，方便了實驗人員，提高了工作效率。

3.3 形成了完整的動物實驗管理系統

采用信息化管理系統后，實驗人員能即時得到培訓，并將實驗人員的培訓考試成績與注冊是否成功掛鉤，形成課題負責人和實驗人員注冊、動物實驗倫理審查、動物實驗預約和經費結算等整合一起的完整動物實驗管理系統，基本覆蓋了作為動物實驗服務平臺的各個管理環節。確定以課題負責人作為注冊對象進行管理，可有效防止動物實驗后無人付費的現象。

3.4 實現動物實驗管理的標準化，保證動物實驗管理數據的真實可靠

由于在以往的動物實驗管理的操作過程中，由于不同管理工作流程是由不同的人員負責，在操作過程中不能及時將大量信息數據進行有效的采集、匯總、加工、整合等，因此容易造成工作的遺漏和差錯，相關數據分散，難以查詢和統計，更不利于加工、分析和處理等。

實現動物實驗管理網絡化管理后，首先能夠將幾套動物實驗管理操作流程整合起來，形成了一個統一的數據庫。通過產生每個合格的實驗人員到每一個動物實驗產生一張電子訂單的同時，完成了人員的培訓和動物實驗所需要的采購信息、實驗特點、經費來源、經費結算等一系列重要信息的完成了采集，避免重復性工作的同時減少了管理工作的遺漏率和差錯率。其次由于系統自動培訓、自動采集、統計、分析、處理等功能, 能很大程度提高工作效率, 從而減少了人力消耗。最后, 通過信息化管理后，動物實驗管理能夠通過統一的模式和管理制度，按照標準化的模式運行，并且使采集到的數據更準確、更完整和更具有參考價值。

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[中圖分類號]Q95-33

[文獻標識碼]A

[文章編號]1674-5817(2016)03-0219-07

doi:10.3969/j.issn.1674-5817.2016.03.013

[收稿日期]2015-12-07

[作者簡介]顧祖曦(1972-), 女, 高級實驗師, 主要從事動物模型和動物實驗管理。E-mail: guzuxi1972@163.com