淺析文化館檔案的數(shù)字化管理

肖 梁　（紹興市文化館　312000）

淺析文化館檔案的數(shù)字化管理

肖 梁（紹興市文化館312000）

摘要：隨著我國互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化技術(shù)的迅猛發(fā)展，文化館檔案作為文化大發(fā)展大繁榮中的一種重要的信息資源之一，傳統(tǒng)的檔案管理已顯然不能滿足新形勢(shì)發(fā)展的需要，檔案數(shù)字化管理勢(shì)必成為當(dāng)今社會(huì)文化館檔案建設(shè)中的必要內(nèi)容。本文首先簡要敘述了檔案數(shù)字化管理的含義和必要性，闡述了目前文化館檔案數(shù)字化管理中存在的一些問題，最后探討了如何提高文化館檔案的數(shù)字化管理水平的有效措施。

關(guān)鍵詞：文化館檔案；檔案管理；數(shù)字化管理

近年來，各級(jí)各地文化館一直非常重視檔案的建設(shè)和管理工作，采取積極措施，有效地推進(jìn)了檔案的建設(shè)和管理工作。然而，作為一名在文化館工作多年的我，在利用檔案資源時(shí)，總碰到一些問題，最突出的是檔案資源的完整性不夠，查閱資料費(fèi)時(shí)，利用檔案不方便，弄不好還會(huì)在利用過程中丟失資料造成嚴(yán)重的后果。分析其原因，這些年來文化館的檔案建設(shè)和管理往往都是沿用傳統(tǒng)的管理手段，以紙質(zhì)檔案為主，幾張數(shù)碼照片和幾段數(shù)字視頻刻成光盤為附的管理方式。對(duì)檔案管理缺乏現(xiàn)代化數(shù)字技術(shù)管理手段。在此，我就文化館檔案中的數(shù)字化管理談點(diǎn)自己的想法。

一、文化館檔案數(shù)字化管理含義及必要性

所謂文化館檔案中的數(shù)字化管理是以紙質(zhì)檔案資料為基本工作對(duì)象，管理人員通過掃描、錄入到數(shù)據(jù)庫服務(wù)器存儲(chǔ)中，實(shí)現(xiàn)檔案的存儲(chǔ)、備份和檢索利用，達(dá)到檔案管理保密性好、成本低、檢索方便、壽命長等目的的管理方式。

其必要性：1.文化館的檔案有其特殊性，展覽、表演、培訓(xùn)類活動(dòng)較多，如組織一場展演：從起草活動(dòng)方案、節(jié)目單的設(shè)計(jì)制作、通訊稿的撰寫、演出隊(duì)伍回執(zhí)單的整理、演出食宿情況統(tǒng)計(jì)、演出時(shí)的全程攝影攝像、到新聞稿的撰寫，從頭到尾會(huì)產(chǎn)生很多文檔、表格、照片和視頻。無不反應(yīng)了檔案數(shù)字化管理的重要性；2.目前文化館積極利用現(xiàn)代媒體開展宣傳推廣工作，就我館而言，手機(jī)app終端、微信微博、門戶網(wǎng)站、互動(dòng)觸屏等宣傳平臺(tái)都已使用多年，這些平臺(tái)上的宣傳資料更需數(shù)字化檔案資料來支撐；3.文化館檔案的數(shù)字化管理大大提高工作效率，減輕工作強(qiáng)度，隨著單反照相機(jī)、高清攝像機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備的普及使用，可以豐富檔案的數(shù)據(jù)表現(xiàn)形式，提高檔案資料的完整全面；4.檔案的數(shù)字化管理可以對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)分別進(jìn)行權(quán)限的控制，存儲(chǔ)迅速、查詢方便、傳遞快速、備份簡單、資源可共享。有的信息和數(shù)據(jù)可根據(jù)檔案利用者的需要方便修改和補(bǔ)充。

二、文化館檔案數(shù)字化管理目前問題所在

由于檔案的數(shù)字化管理涉及技術(shù)面較廣，而且數(shù)字化檔案建設(shè)和管理專業(yè)性很強(qiáng)，目前文化館檔案的數(shù)字化管理中還存在一些問題：

1.檔案數(shù)字化處理設(shè)備不齊全，有一臺(tái)電腦和掃描儀已經(jīng)算不錯(cuò)了。數(shù)字化建設(shè)和管理的存儲(chǔ)設(shè)備落后，還停留在本機(jī)上處理本機(jī)上保存的管理模式，沒有專業(yè)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備及配套的安全設(shè)備。導(dǎo)致檔案共享利用不方便，安全性不高。

2.檔案工作人員的職業(yè)能力與數(shù)字化管理需求不匹配。檔案管理人員往往都是老職工，缺乏檔案數(shù)字化管理的理念，加上平時(shí)系統(tǒng)性的培訓(xùn)極少，技術(shù)性很強(qiáng)的數(shù)字化處理能力更不說了。就我們熟悉的單位來說，檔案管理人員不僅不是計(jì)算機(jī)專業(yè)畢業(yè)的，檔案的數(shù)字化管理也沒有一個(gè)配套的標(biāo)準(zhǔn)軟件。處理數(shù)據(jù)時(shí)總會(huì)出現(xiàn)一些不盡人心的問題，如處理的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、照片變形等問題。要進(jìn)行高效地?cái)?shù)字化建設(shè)和管理確實(shí)有一定的困難；

3.目前檔案管理人員習(xí)慣性地把各部門轉(zhuǎn)交上來的材料存檔，缺少主動(dòng)采集的意識(shí)。會(huì)導(dǎo)致部分檔案資源的全面性、完整性不夠。

三、提高文化館檔案的數(shù)字化管理水平的有效措施

1.根據(jù)文化館業(yè)務(wù)特點(diǎn)要求，制定一套檔案管理制度，如《檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)》《檔案數(shù)字化規(guī)范》《檔案保管保密制度》《檔案查閱利用制度》等相關(guān)制度。使檔案數(shù)字化管理在市級(jí)應(yīng)用過程中少走彎路。并要求各部門落實(shí)人員，負(fù)責(zé)對(duì)自己部門搞過的活動(dòng)資料按照檔案管理的數(shù)據(jù)格式要求全套完整的交給檔案管理人員，由檔案管理人員進(jìn)行仔細(xì)檢查管理。在檔案的數(shù)字化工作中，不管是數(shù)字化之前的檔案檢查，還是數(shù)字化后的圖像、數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查工作都要認(rèn)真對(duì)待。要求檔案管理人員將每日的工作檔案目錄進(jìn)行公示和集體檢查。保證文化館檔案數(shù)字化工作能夠有序、有效、有質(zhì)的推進(jìn)。

2.要提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力。隨著文化館事業(yè)的不斷發(fā)展，人才隊(duì)伍的壯大，服務(wù)內(nèi)容發(fā)生了變化，活動(dòng)形式也發(fā)生了改變。首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對(duì)工作形成科學(xué)的、先進(jìn)的工作意識(shí)。應(yīng)對(duì)年齡偏大的檔案管理人員要進(jìn)行計(jì)算機(jī)類的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，提高工作效率；其次，爭取引進(jìn)具備數(shù)字化技能的人才，保證有效推進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式。檔案管理人員還必須提高保密意識(shí)，維護(hù)檔案的安全穩(wěn)定。

3.根據(jù)文化館業(yè)務(wù)特點(diǎn)要求，結(jié)合檔案管理有關(guān)條款。如展覽展演、培訓(xùn)講座、會(huì)議、日常館務(wù)等業(yè)務(wù)都有各自的檔案特點(diǎn)。定制開發(fā)一套適合文化館檔案特點(diǎn)的數(shù)據(jù)庫管理軟件系統(tǒng)，系統(tǒng)集權(quán)限分配設(shè)置功能、數(shù)據(jù)錄入上傳功能、搜素查詢功能、導(dǎo)入導(dǎo)出打印功能、遠(yuǎn)程備份功能等一體的軟件系統(tǒng)。并配有專業(yè)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)訪問服務(wù)器。并請(qǐng)專業(yè)人員教會(huì)檔案管理人員如何使用系統(tǒng)，面對(duì)常見系統(tǒng)故障如何解決。

4.在數(shù)字化檔案管理工作中，需要配備高性能的硬件設(shè)備。提高數(shù)據(jù)處理的效率，避免在處理圖片或視頻時(shí)頻繁死機(jī)。通常使用的設(shè)備有：支持A3的高速掃描儀、PC機(jī)、文本轉(zhuǎn)換儀、單反相機(jī)等。

四、文化館檔案數(shù)字化管理目標(biāo)和要求

文化館檔案數(shù)字化管理需要對(duì)移交的電子檔案驗(yàn)收、核對(duì)，認(rèn)為收集的資料無誤、合格后再注明案卷號(hào)、文件名。然后對(duì)所有的文字檔案、圖片檔案、音頻、視頻資料分門別類錄入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并設(shè)置權(quán)限。當(dāng)需利用檔案時(shí)，必須遵守有關(guān)管理規(guī)定，并能第一時(shí)間檢索到需要的完整的檔案資料。

工作方式的轉(zhuǎn)變是一個(gè)時(shí)代發(fā)展的需要。文化館檔案的數(shù)字化管理是文化大發(fā)展大繁榮的重要途徑之一，也是適應(yīng)信息化時(shí)代的必要途徑。檔案管理的數(shù)字化能夠徹底地改變對(duì)檔案的利用形式，并且能促使檔案管理工作從利用和保管只能轉(zhuǎn)向信息管理、信息服務(wù)的職能。隨著文化事業(yè)的大發(fā)展，文化館檔案的數(shù)字化管理將會(huì)有更廣闊的發(fā)展空間。

參考文獻(xiàn)：

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