淺談圖書館加強參考咨詢檔案的收集與管理工作

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淺談圖書館加強參考咨詢檔案的收集與管理工作

李芳（古田縣圖書館352200）

根據我省檔案事業“十三五”規劃提出的在新形勢下加快檔案信息資源建設、創新檔案信息服務手段、科學整合檔案資源的目標。本文對圖書館參考咨詢檔案收集與管理的發展現狀進行論述，指出了圖書館應該加強參考咨詢檔案的收集與管理工作，才能適應社會的發展。

圖書館；參考咨詢檔案；收集與管理

一、圖書館參考咨詢檔案的重要性

圖書館參考咨詢檔案是圖書館參考咨詢工作的原始記錄材料，是咨詢工作人員長期勞動和經驗積累的成果，保存完整、準確的參考咨詢檔案，既是經驗的總結，又是有價值的參考書。圖書館建立好參考咨詢工作檔案，有利于更好地開展檔案的參考咨詢和利用工作。因此加強圖書館參考咨詢檔案的收集與管理，對圖書館的業務工作起了重要作用。

二、圖書館參考咨詢檔案的內容

圖書館參考咨詢檔案的內容主要包括閱覽室的咨詢檔案、外借處的咨詢檔案、書庫查資料的咨詢檔案、專題報告咨詢檔案、反饋咨詢信息的檔案等等。這些參考咨詢檔案詳細全面地記錄了咨詢的時間、地點、內容、結果、答復情況、反饋信息等等，是一種極有歷史保存價值的情報源，是一本內容豐富的圖書館工具書。利用咨詢檔案積累形成的系統知識作為培訓教材，傳播了理論知識和實際應用方法。

三、圖書館參考咨詢檔案收集與管理的現狀

1.傳統的收集方式仍然占主導地位

有些圖書館對讀者的需求和咨詢內容還是采取手頭登記的模式記錄，沒形成規范的工作程序，對某一特定咨詢的問題難以進行數據統計和質量分析，不利于咨詢檔案的收集和管理。例如：有些參加科研活動的讀者在查找資料時對于參閱過的文獻資料，不一定作詳細的手頭記錄，有的對于自己所寫的材料，由于書寫麻煩不太注意保留底稿，對于用過的文章，也不一定收集和記錄齊全。到了需要時，就出現“踏破鐵鞋無覓處”的現象。

2.對參考咨詢的檔案收集和管理簡單化。

我曾經也兼職做過參考咨詢檔案服務工作，檔案材料的形成從收集、 整理、歸檔都是以手工抄寫為主。當時把讀者咨詢的內容簡單記錄和保存下來，如姓名、單位、時間、電話、 內容、解答、反饋等情況，一一記錄下來。為了保存報紙的歸檔完整，每個月手工裝訂成冊，以便日后便于讀者查詢。甚至剪貼的報紙也裝訂成冊形成專門手冊供讀者查找借閱。隨著社會的發展，參考咨詢內容也呈現多樣性、復雜性，除了一般的咨詢外，還有深層次的專題咨詢和社會信息咨詢等各種服務，簡單化的檔案收集和管理已經不能滿足人們的需要。

3.沒有配備專門人員收集和管理咨詢檔案。由于人手短缺，許多基層圖書館參考咨詢檔案的收集都是由兼職人員負責完成。雖然咨詢過程中也做好各種材料的記錄。妥善保存有關咨詢工作的各種材料。如 讀者來信、照片等。但由于工作繁忙，又缺少檔案專業知識，做不到按檔案規范立卷、歸檔，長期下來，參考咨詢檔案就不能完善保存。

以上現狀難以為社會提供全方位和多樣性的服務，不能滿足用戶對信息源的需求，為了更好地提高服務水平，促進參考咨詢檔案的建立，應該進一步加強圖書館參考咨詢檔案收集與管理。

四、加強圖書館參考咨詢檔案收集與管理

1.開展數字參考咨詢服務，建立網絡參考咨詢檔案

當前，計算機管理檔案已成為必然趨勢，現代化檔案工作除了接待查檔、檔案信息咨詢外，已經開始逐步實現文檔一體化、檔案數字化。 對圖書館來說意味著有更多的用戶利用網絡技術獲取信息進行社會信息咨詢服務，建立能滿足讀者和用戶需求的各種信息檔案數據庫，開展一些數字咨詢服務，如維普中文、萬方數據庫等，以便更好地為科研和讀者撰寫論文提供參考咨詢服務，全方位、多樣性地建立好參考咨詢檔案。

2.培養德才兼備的高素質檔案管理人員

圖書館現有的咨詢工作人員兼職多，應該培養專業的咨詢服務工作隊伍，既有精通外語、計算機專業又有一定的檔案收集和管理能力的高素質的人員，利用電子計算機技術系統地完成檔案收集和管理工作。對讀者進行培訓和引導，開設不同專題和不同內容的參考咨詢服務，引導用戶利用網絡查詢資料、傳達文獻。

3.建立健全參考咨詢服務的電子檔案

可根據參考咨詢工作的需要，建立地方索引和各種專題資料庫的電子檔案，為解答讀者咨詢問題提供豐富的檔案資源 。例如：我館近年來建立了各種專門的咨詢服務數據庫檔案，方便了各種不同讀者的需求。

4.完善讀者咨詢工作的記錄檔案。

在讀者服務咨詢工作中，通過對讀者咨詢工作的詳細記錄完善讀者咨詢檔案，包括讀者的姓名、單位名稱、居住地址、聯系電話和電子郵箱及讀者咨詢的時間、地點、內容等，便于以后查詢所用。近年來圖書館改“手工記錄”為“電腦錄入”既保證了讀者檔案保存與管理的完整性，也方便了讀者檔案的查詢和利用。

5.建立網站使檔案部門實現信息共享

建立檔案網站能實現檔案信息資源共享。檔案網站建設使館藏信息全部實現數字化管理，有利于檔案信息采集、發布和查詢等，同時服務方式實現網絡化，檔案用戶訪問的信息內容也更加廣泛，不僅包括文本信息，還包括聲音、圖像等多媒休信息，實現信息資源共享，還能通過網站開展各種信息咨詢服務。

6.充分利用參考咨詢檔案開展業務技術培訓

收藏檔案目的是更好為社會利用，參考咨詢檔案是學術性很強的檔案，特別是課題性、專題性咨詢，是科研人員深入調查研究、綜合分析的結果，有利于編撰成二次文獻、三次文獻 ，圖書館應該充分利用參考咨詢檔案開展業務技術培訓，更好地為社會服務。

五、結語

新形勢下，圖書館正面臨自身功能的進一步更新與完善，只有與時俱進，在不忽視傳統檔案建設的同時，加快數字化檔案的建設，將兩者有機結合有機結合，相互配合，才能做好圖書館參考咨詢檔案的科學管理工作，開展特色化的信息咨詢服務，促進圖書館參考咨詢事業的發展，才能滿足讀者多功能、高層次的需求，更好地為社會服務。

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[3]梅彩虹.高校數字圖書館建設分析[J].現代營銷：學苑版，2013（4）.

[4]肖梅春.優化檔案館藏的思考[J].教育科研，2004（6）．

李芳，大學本科，福建省檔案學會會員、中國圖書館學會會員、福建省圖書館學會會員。