淺談企業(yè)會(huì)議效率問題及改進(jìn)措施

天津中興智聯(lián)科技有限公司 馬濤 中興通訊股份有限公司天津分公司 鄭鑫

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淺談企業(yè)會(huì)議效率問題及改進(jìn)措施

天津中興智聯(lián)科技有限公司 馬濤 中興通訊股份有限公司天津分公司 鄭鑫

摘 要：本文針對公司內(nèi)部會(huì)議效率低的現(xiàn)狀，以時(shí)間為軸分析了具體的影響因素，并對各個(gè)因素給以權(quán)重，總結(jié)出當(dāng)前影響會(huì)議效率的重要原因，同時(shí)，還對重點(diǎn)原因給予整改措施，對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。經(jīng)過一輪整改，公司的運(yùn)行效率得到了較大幅度的提升，而根據(jù)PDCA方法，還可以進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：會(huì)議效率 原因分析 整改措施 持續(xù)改進(jìn)

鄭鑫（1981-），女，山西省太原市人，碩士，工程師，主要從事智能交通、微波傳輸技術(shù)方面的研究。

近年來，隨著公司和部門規(guī)模的不斷壯大，內(nèi)部會(huì)議的種類與數(shù)量也在不斷增加，與之俱來的是愈來愈多反映會(huì)議效率低下的聲音。會(huì)議的主要目的是解決問題，低效率的會(huì)議不但無益于解決問題，反而使問題愈加復(fù)雜，提升會(huì)議效率的重要性可見一斑［1］。

1 高效會(huì)議典型特征及影響因素

根據(jù)一般經(jīng)驗(yàn)，得到高效會(huì)議的幾個(gè)主要特征如表1所示。

表1 高效會(huì)議的主要特征

相應(yīng)的，影響會(huì)議效率的主要因素如表2所示。

表2 影響會(huì)議效率的主要因素

筆者將一般經(jīng)驗(yàn)與部門的具體情況相結(jié)合，分析影響部門會(huì)議效率的具體原因。開展部門級討論時(shí)應(yīng)當(dāng)將問題以時(shí)間為軸劃分階段，逐步發(fā)散，充分收集問題，然后將具體問題按照影響會(huì)議效率的主要因素進(jìn)行歸類，確定影響會(huì)議效率的關(guān)鍵問題，并提出改進(jìn)措施。

2 討論結(jié)果匯總及分析

首先根據(jù)會(huì)議進(jìn)程，將問題討論分為三個(gè)階段：會(huì)議前、會(huì)議中、會(huì)議后。然后根據(jù)每個(gè)階段的主要?jiǎng)幼鞣殖鰩状箢悾阌趯栴}進(jìn)行細(xì)致挖掘。根據(jù)上述思路對具體問題進(jìn)行了討論，并探討了各問題的改進(jìn)措施與度量指標(biāo)。

其中，對具體問題進(jìn)行了質(zhì)量危害程度及效率危害程度5分制評價(jià)，以篩選出改進(jìn)重點(diǎn)。

針對影響會(huì)議效率的主要因素，對討論結(jié)果進(jìn)行了歸類，結(jié)果如下，只列出嚴(yán)重等級較高的條目（見表3）。

表3 嚴(yán)重等級較高的條目

7.開會(huì)的原因、目的和結(jié)果5會(huì)議目標(biāo)未明確指出　5　會(huì)議前會(huì)議紀(jì)要不完備　5　會(huì)議后會(huì)議紀(jì)要發(fā)布不及時(shí)　5　會(huì)議后會(huì)議紀(jì)要任務(wù)要求不明確　5　會(huì)議后會(huì)議結(jié)論后續(xù)要求及任務(wù)無人跟蹤及匯總　5　會(huì)議后8.其他　8會(huì)議太多、分身乏術(shù)　5　會(huì)議前簡單的評審（多人審查、單人復(fù)審），預(yù)審整理后也開會(huì)4　會(huì)議前本來是簡單的事情，因?yàn)闆Q策機(jī)制復(fù)雜，導(dǎo)致需要開會(huì)。4　會(huì)議前會(huì)議召開隨意，突然接到電話通知參會(huì)，到會(huì)后要很久才能搞清楚討論的問題5　會(huì)議前有很多需要拍板型的會(huì)議和技術(shù)討論型的會(huì)議，感覺召開的意義不大5　會(huì)議前拍板型會(huì)議往往效率低下　5　會(huì)議中同一項(xiàng)目多次會(huì)議之間的相關(guān)度不是很強(qiáng)　3　會(huì)議前是否有必要組織會(huì)議　4　會(huì)議前

圖1

圖2

由上述數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)可看出，當(dāng)前普遍反映的問題主要集中在以下三個(gè)方面：

（1）會(huì)議的準(zhǔn)備工作；

（2）開會(huì)對象的選擇；

（3）開會(huì)的原因、目的和結(jié)果。

如果按照會(huì)議階段分析，則問題主要在會(huì)議前的階段。同時(shí)根據(jù)具體問題對會(huì)議質(zhì)量及會(huì)議效率的影響程度為5（最高）的情況，也可判斷出目前影響會(huì)議效率的主要問題。由以上圖表的統(tǒng)計(jì)看，這些問題絕大多數(shù)落在上述三個(gè)方面，為具體問題改進(jìn)措施的制定提供了更為明確的目標(biāo)。

同時(shí)，有一類問題值得關(guān)注，即會(huì)議本身是否需要召開。

由此我們可以分辨出目前存在的主要問題，并找出現(xiàn)階段改進(jìn)的主要方向：

（1）會(huì)議必要性評估；

（2）會(huì)前準(zhǔn)備工作；

（3）與會(huì)人員確定；

（4）會(huì)議的目的和結(jié)果明確。

其他需要改進(jìn)的問題如下：

（1）主持人的技能；

（2）時(shí)間；

（3）參會(huì)者的技能。

3 改進(jìn)措施及效果分析

3.1 重點(diǎn)改進(jìn)方向及措施

綜合討論意見以及相關(guān)資料，筆者提出以下具體改進(jìn)措施。

3.1.1 會(huì)議必要性評估

發(fā)起會(huì)議以前，我們需要評估以下內(nèi)容并與直屬領(lǐng)導(dǎo)預(yù)先溝通（見表4）。

表4 評估內(nèi)容

改進(jìn)效果評估：以會(huì)議是否形成建設(shè)性的結(jié)論作為評估重點(diǎn)。

3.1.2 會(huì)前準(zhǔn)備工作

擬定會(huì)議準(zhǔn)備核對單，組織者在召集會(huì)議前核對（見表5）。

表5 會(huì)議準(zhǔn)備核對單

改進(jìn)效果評估：可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行評估：會(huì)議及時(shí)通知率、控制會(huì)議的總時(shí)間以及會(huì)前匯報(bào)文檔質(zhì)量等。

3.1.3 與會(huì)人員確定

（1）確定每種類型的會(huì)議應(yīng)該參加人員的模板；

（2）專人負(fù)責(zé)按照模板檢查同行評審執(zhí)行情況；發(fā)現(xiàn)有問題的通知重新評審。

改進(jìn)效果評估：可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行評估：每個(gè)參會(huì)人員在會(huì)議中的發(fā)言內(nèi)容、無效會(huì)議人時(shí)、會(huì)議記錄會(huì)議及時(shí)通知率。

3.1.4 會(huì)議目的結(jié)果明確

（1）會(huì)議通知要說清會(huì)議的目的，介紹清楚相關(guān)的背景情況；

（2）收到會(huì)議通知的參會(huì)人能提前了解待討論問題的相關(guān)情況，最好是給會(huì)議組織者一個(gè)郵件的反饋；

（3）在制訂后續(xù)計(jì)劃時(shí)，要考慮到各種異常情況，并制定好應(yīng)對措施；

（4）建立電子流的網(wǎng)上記錄、跟蹤會(huì)議遺留問題的解決情況。

改進(jìn)效果評估：可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行評估：及時(shí)發(fā)布會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議占比、預(yù)審率、及時(shí)關(guān)閉率、缺陷比率，通過網(wǎng)上流程自動(dòng)統(tǒng)計(jì)并定期公布。

3.2 其他需要改進(jìn)問題的措施

對于非當(dāng)前主要問題的改進(jìn)措施列舉如下。

3.2.1 主持人的技能

（1）進(jìn)行專門的技能培訓(xùn)；

（2）明確主持人制度，會(huì)議也作為任務(wù)下達(dá)，確保討論過程不跑題；

（3）明確主持人的權(quán)威性，一旦支持人發(fā)現(xiàn)討論內(nèi)容與會(huì)議無關(guān)并制止時(shí)，與會(huì)人員要服從。

3.2.2 時(shí)間

（1）公司出規(guī)定：必須準(zhǔn)時(shí)、不能參加的提前請假；

（2）會(huì)議紀(jì)要里面寫明誰遲到、誰缺席；

（3）未請假遲到者進(jìn)行處罰；

（4）領(lǐng)導(dǎo)以身作則；

（5）會(huì)議開始時(shí)，除了需要記錄員外，還要一個(gè)計(jì)時(shí)員，對每個(gè)議題提前5分鐘預(yù)警，然后主持人提醒演講人注意時(shí)間。

3.2.3 參會(huì)者的技能

（1）積極發(fā)言參與會(huì)議討論；

（2）演講人提前對照PPT演練，對比時(shí)間符合度；如果時(shí)間不符合，反復(fù)修改PPT文檔。

4 改進(jìn)效果

公司以多輪分組討論的形式對當(dāng)前會(huì)議效率問題進(jìn)行討論和分析，以逐步發(fā)散問題、歸類分析結(jié)果的方式分析出目前影響公司效率的主要問題及其他的一些問題。并有針對性地給出了改進(jìn)措施及對改進(jìn)措施的效果進(jìn)行評價(jià)的方式。公司根據(jù)整改措施進(jìn)行改進(jìn)和評估，使會(huì)議效率得到較大幅度的提升。根據(jù)PDCA方法，會(huì)議效率問題還會(huì)不斷迭代。本文的方法亦可推廣至其他企業(yè)。

參考文獻(xiàn)

［1］ 張鐵力，申星.如何讓會(huì)議更加高效［J］.企業(yè)管理，2013（7）.

［2］ 柳新華.提高會(huì)議效率和質(zhì)量［J］.中國行政管理，2003（9）.

［3］ 黃璐.淺談如何提升決策性會(huì)議效率［J］.中國經(jīng)貿(mào)導(dǎo)刊，2014 （28）.

［4］ 張文棟.從一次例會(huì)看會(huì)議效率［J］.中國商貿(mào)，2009（6）.

中圖分類號：F272

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：2096-0298（2016）05（b）-025-03

作者簡介：馬濤（1981-），男，河北省吳橋縣人，碩士，高級工程師，高級項(xiàng)目經(jīng)理，主要從事智能交通、智能儀表及工業(yè)控制方面的研究和項(xiàng)目管理工作；