精細劃管理在辦公室接待工作中的應用探究

胡海濤

西南交通大學軌道交通國家實驗室

精細劃管理在辦公室接待工作中的應用探究

胡海濤

西南交通大學軌道交通國家實驗室

在社會的發展和進步過程中，辦公室作為一個綜合管理部門，對整個企業或是單位的發展和管理有著十分重要的影響和作用。而在企業和單位辦公室的發展過程中，接待工作也是一項比較基礎性的工作，這項工作要求我們要盡量做到精益求精，只有將細節做到更好，才能保證辦公室的正常工作和運行不受到影響。作為國家實驗室中的工作人員，可以說辦公室的接待工作不僅考驗了我們工作的協調性，又對我們的綜合管理水平有著十分嚴格的要求。基于此，本文筆者將圍繞著精細化管理在辦公室接待工作中的應用進行研究和詳細的分析，希望對國家實驗室的發展和運行起到更大的幫助作用。

精細化管理；辦公室；接待工作；應用

辦公室的接待工作雖然是辦公室或是單位管理工作中的基礎環節，但是也是整個國家實驗室管理工作的重點，因此這項工作的開展不僅能體現國家單位的發展和運行情況，同時在國家實驗室開展接待工作，更是對國家形象的體現。因此這項工作整體來講對國家實驗室工作的發展有著至關重要的作用。現在我們在社會的進步和發展過程中，不斷推進精細化管理，這種管理方式對辦公室的發展將產生十分重要的影響。

一、現階段我國在實驗室接待工作中的主要問題

（一）實驗室接待人員辦公效率比較低

現階段在我國的實驗室接待工作過程中，很多時候的工作由于突發性較強，并且在時間上也都存在很大的不確定性，因此在很多時候，我校的國家實驗室在實驗室接到工作上經常處于一種比較雜亂的狀態，這種情況嚴重的影響了實驗室接待工作的效率和服務質量。同時，在我校大多數情況下，實驗室在進行接待工作的時候主要都是在工作人員的協調和管理下進行的，在依照流程的工作下或是在制度的管理上面都相對比較少，所以在這種前提下，我校的國家實驗室在進行接待工作的時候，相關的工作人員必須要具備很強的責任意識和豐富的工作經驗，才能保證工作的順利進行和開展。相反的，如果工作人員的工作態度出現偏差，沒有形成良好的工作習慣，那么同樣實驗室的接待工作就會受到十分嚴重的影響［1］。

（二）管理制度不完善，工作流程不夠精細

接待工作中很多的崗位都對工作的責任沒有進行明確，這就是管理制度的不完善。像是在實際的工作過程中，很多的崗位工作內容是相同的、重復的，但是還有的崗位沒人管、沒人問，出現了工作的空白，這對接待工作的工作效率產生了十分嚴重的影響。因此我們只有將每個崗位的工作職責進行進一步的明確，才能保證每個工作和具體的崗位有人負責，在工作的工程中才能將每一個環節都得到最好的管理。同時在實驗室正常工作流程的開展過程中，很多時候因為工作責任沒有得到具體的落實，因此工作中會存在粗制濫造的情況，工作的也不夠細致，這是現在我校實驗室接待工作的一個主要問題和障礙［2］。

（三）服務意識淡薄，工作缺少主動性

由于實驗室接待工作在發展的過程中一直沒有將接待工作引起足夠的重視，因此相關人員在進行工作的過程中更是缺乏工作的主動性，并且創造性也還需要不斷地發展和提升。尤其是當工作人員面對十分繁重接待或是參觀的工作時，接待和參觀工作經常就是馬馬虎虎，應付了事，所以在一定程度上積極性受到了極大的影響。服務工作是接待工作中最重要的核心所在，也是整個工作的重點，因此我們在對接待人員的工作進行評判的過程中，不僅對個人的素質有很高的要求，同時也要對工作人員的服務意識進行考察和分析［3］。現在我校的實驗室接待人員對待日常的接待工作沒有提起足夠的熱情，因此在工作的過程中，服務意識就在不斷變弱，對整個接待工作的服務質量都造成了十分不利的影響。

二、精細化管理在辦公室接待工作中的應用

（一）強化工作人員的精細化意識

首先我們在工作中應該對員工的責任意識進行提升。實驗室的接待工作作為一項比較復雜、零碎的工作，只有每個工作人員都樹立起正確的責任意識，積極的、熱情的對待每一項工作，才能保證每個工作的質量，將工作更好落實和開展。

第二就是要對員工的服務意識進行提升。在實驗室的接待工作過程中，良好的服務意識是在整個工作過程的重點和關鍵。同時接待工作也是一個我校形象的最佳表現窗口，只有接待人員的服務意識和質量得到了提升，那么學校乃至國家的工作在發展的過程中才能得到更有效的提高［4］。

最后就是全面提升我校實驗室工作人員的創新意識和能力。在任何行業的發展過程中都離不開創新和發展，接待工作也是如此。在傳統的接待工作中，我們總是遵循著一種固定的模式，長期下去我們的工作就會出現疲態。

（二）將接待工作中的精細化管理轉化為一種全新的管理機制

想要將精細化管理在我校實驗室的接待工作中發揮出最大的優勢和效果，首先我們應該將精細化管理的理念轉化成為更有系統性的管理機制。在這個過程中，我們應該將每一項工作的具體職責、工作內容和要求進行明確地制訂和規劃，這樣才能保證接待工作的明確和具體。同時我們還要對相關的接待人員進行工作的考核，保證工作人員在素質和工作能力上都有過硬的能力，才能保證實驗室的接待工作正常的運轉和進行［5］。

結束語

綜上所述，我們想要更好的將我校實驗室的接待工作得到更好的發展，就要將精細化管理更好的融入到工作的過程中，尤其是在國家實驗室進行工作的過程中，這種方式不僅能使工作人員的辦公效率得到有效的提升，同時對辦公室接待工作的優化和完善也有著十分重要的幫助。在企業特別是國家企業的發展中，辦公室的接待工作是一項基礎的環節，因此我們只有將基礎的環節進行嚴格的把握，辦公室的接待工作才能得到更好的發展和進步。

［1］張濤.辦公室接待工作精細化管理［J］.中外企業家，2015，33（8）∶147-147.

［2］張德風.淺議如何在新時期開創火電企業總經理工作部（辦公室）工作的新局面［J］.辦公室業務，2013，21（5）∶29-30.

［3］何戰玖.開拓進取推動辦公室工作創新發展［J］.辦公室業務，2013，27（2）∶38-39.

［4］吳英.事業單位財會實現精細化管理應用分析［J］.現代商貿工業，2015，36（24）∶140-141.

［5］陳艷慧，李博，李勇等.在研究生培養中實施精細化管理芻議［J］.學位與研究生教育，2016，31（5）∶38-42.