精細(xì)劃管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用探究

胡海濤

西南交通大學(xué)軌道交通國家實(shí)驗(yàn)室

精細(xì)劃管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用探究

胡海濤

西南交通大學(xué)軌道交通國家實(shí)驗(yàn)室

在社會的發(fā)展和進(jìn)步過程中，辦公室作為一個綜合管理部門，對整個企業(yè)或是單位的發(fā)展和管理有著十分重要的影響和作用。而在企業(yè)和單位辦公室的發(fā)展過程中，接待工作也是一項(xiàng)比較基礎(chǔ)性的工作，這項(xiàng)工作要求我們要盡量做到精益求精，只有將細(xì)節(jié)做到更好，才能保證辦公室的正常工作和運(yùn)行不受到影響。作為國家實(shí)驗(yàn)室中的工作人員，可以說辦公室的接待工作不僅考驗(yàn)了我們工作的協(xié)調(diào)性，又對我們的綜合管理水平有著十分嚴(yán)格的要求。基于此，本文筆者將圍繞著精細(xì)化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用進(jìn)行研究和詳細(xì)的分析，希望對國家實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展和運(yùn)行起到更大的幫助作用。

精細(xì)化管理；辦公室；接待工作；應(yīng)用

辦公室的接待工作雖然是辦公室或是單位管理工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，但是也是整個國家實(shí)驗(yàn)室管理工作的重點(diǎn)，因此這項(xiàng)工作的開展不僅能體現(xiàn)國家單位的發(fā)展和運(yùn)行情況，同時在國家實(shí)驗(yàn)室開展接待工作，更是對國家形象的體現(xiàn)。因此這項(xiàng)工作整體來講對國家實(shí)驗(yàn)室工作的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。現(xiàn)在我們在社會的進(jìn)步和發(fā)展過程中，不斷推進(jìn)精細(xì)化管理，這種管理方式對辦公室的發(fā)展將產(chǎn)生十分重要的影響。

一、現(xiàn)階段我國在實(shí)驗(yàn)室接待工作中的主要問題

（一）實(shí)驗(yàn)室接待人員辦公效率比較低

現(xiàn)階段在我國的實(shí)驗(yàn)室接待工作過程中，很多時候的工作由于突發(fā)性較強(qiáng)，并且在時間上也都存在很大的不確定性，因此在很多時候，我校的國家實(shí)驗(yàn)室在實(shí)驗(yàn)室接到工作上經(jīng)常處于一種比較雜亂的狀態(tài)，這種情況嚴(yán)重的影響了實(shí)驗(yàn)室接待工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。同時，在我校大多數(shù)情況下，實(shí)驗(yàn)室在進(jìn)行接待工作的時候主要都是在工作人員的協(xié)調(diào)和管理下進(jìn)行的，在依照流程的工作下或是在制度的管理上面都相對比較少，所以在這種前提下，我校的國家實(shí)驗(yàn)室在進(jìn)行接待工作的時候，相關(guān)的工作人員必須要具備很強(qiáng)的責(zé)任意識和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，才能保證工作的順利進(jìn)行和開展。相反的，如果工作人員的工作態(tài)度出現(xiàn)偏差，沒有形成良好的工作習(xí)慣，那么同樣實(shí)驗(yàn)室的接待工作就會受到十分嚴(yán)重的影響［1］。

（二）管理制度不完善，工作流程不夠精細(xì)

接待工作中很多的崗位都對工作的責(zé)任沒有進(jìn)行明確，這就是管理制度的不完善。像是在實(shí)際的工作過程中，很多的崗位工作內(nèi)容是相同的、重復(fù)的，但是還有的崗位沒人管、沒人問，出現(xiàn)了工作的空白，這對接待工作的工作效率產(chǎn)生了十分嚴(yán)重的影響。因此我們只有將每個崗位的工作職責(zé)進(jìn)行進(jìn)一步的明確，才能保證每個工作和具體的崗位有人負(fù)責(zé)，在工作的工程中才能將每一個環(huán)節(jié)都得到最好的管理。同時在實(shí)驗(yàn)室正常工作流程的開展過程中，很多時候因?yàn)楣ぷ髫?zé)任沒有得到具體的落實(shí)，因此工作中會存在粗制濫造的情況，工作的也不夠細(xì)致，這是現(xiàn)在我校實(shí)驗(yàn)室接待工作的一個主要問題和障礙［2］。

（三）服務(wù)意識淡薄，工作缺少主動性

由于實(shí)驗(yàn)室接待工作在發(fā)展的過程中一直沒有將接待工作引起足夠的重視，因此相關(guān)人員在進(jìn)行工作的過程中更是缺乏工作的主動性，并且創(chuàng)造性也還需要不斷地發(fā)展和提升。尤其是當(dāng)工作人員面對十分繁重接待或是參觀的工作時，接待和參觀工作經(jīng)常就是馬馬虎虎，應(yīng)付了事，所以在一定程度上積極性受到了極大的影響。服務(wù)工作是接待工作中最重要的核心所在，也是整個工作的重點(diǎn)，因此我們在對接待人員的工作進(jìn)行評判的過程中，不僅對個人的素質(zhì)有很高的要求，同時也要對工作人員的服務(wù)意識進(jìn)行考察和分析［3］。現(xiàn)在我校的實(shí)驗(yàn)室接待人員對待日常的接待工作沒有提起足夠的熱情，因此在工作的過程中，服務(wù)意識就在不斷變?nèi)酰瑢φ麄€接待工作的服務(wù)質(zhì)量都造成了十分不利的影響。

二、精細(xì)化管理在辦公室接待工作中的應(yīng)用

（一）強(qiáng)化工作人員的精細(xì)化意識

首先我們在工作中應(yīng)該對員工的責(zé)任意識進(jìn)行提升。實(shí)驗(yàn)室的接待工作作為一項(xiàng)比較復(fù)雜、零碎的工作，只有每個工作人員都樹立起正確的責(zé)任意識，積極的、熱情的對待每一項(xiàng)工作，才能保證每個工作的質(zhì)量，將工作更好落實(shí)和開展。

第二就是要對員工的服務(wù)意識進(jìn)行提升。在實(shí)驗(yàn)室的接待工作過程中，良好的服務(wù)意識是在整個工作過程的重點(diǎn)和關(guān)鍵。同時接待工作也是一個我校形象的最佳表現(xiàn)窗口，只有接待人員的服務(wù)意識和質(zhì)量得到了提升，那么學(xué)校乃至國家的工作在發(fā)展的過程中才能得到更有效的提高［4］。

最后就是全面提升我校實(shí)驗(yàn)室工作人員的創(chuàng)新意識和能力。在任何行業(yè)的發(fā)展過程中都離不開創(chuàng)新和發(fā)展，接待工作也是如此。在傳統(tǒng)的接待工作中，我們總是遵循著一種固定的模式，長期下去我們的工作就會出現(xiàn)疲態(tài)。

（二）將接待工作中的精細(xì)化管理轉(zhuǎn)化為一種全新的管理機(jī)制

想要將精細(xì)化管理在我校實(shí)驗(yàn)室的接待工作中發(fā)揮出最大的優(yōu)勢和效果，首先我們應(yīng)該將精細(xì)化管理的理念轉(zhuǎn)化成為更有系統(tǒng)性的管理機(jī)制。在這個過程中，我們應(yīng)該將每一項(xiàng)工作的具體職責(zé)、工作內(nèi)容和要求進(jìn)行明確地制訂和規(guī)劃，這樣才能保證接待工作的明確和具體。同時我們還要對相關(guān)的接待人員進(jìn)行工作的考核，保證工作人員在素質(zhì)和工作能力上都有過硬的能力，才能保證實(shí)驗(yàn)室的接待工作正常的運(yùn)轉(zhuǎn)和進(jìn)行［5］。

結(jié)束語

綜上所述，我們想要更好的將我校實(shí)驗(yàn)室的接待工作得到更好的發(fā)展，就要將精細(xì)化管理更好的融入到工作的過程中，尤其是在國家實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行工作的過程中，這種方式不僅能使工作人員的辦公效率得到有效的提升，同時對辦公室接待工作的優(yōu)化和完善也有著十分重要的幫助。在企業(yè)特別是國家企業(yè)的發(fā)展中，辦公室的接待工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，因此我們只有將基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的把握，辦公室的接待工作才能得到更好的發(fā)展和進(jìn)步。

［1］張濤.辦公室接待工作精細(xì)化管理［J］.中外企業(yè)家，2015，33（8）∶147-147.

［2］張德風(fēng).淺議如何在新時期開創(chuàng)火電企業(yè)總經(jīng)理工作部（辦公室）工作的新局面［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013，21（5）∶29-30.

［3］何戰(zhàn)玖.開拓進(jìn)取推動辦公室工作創(chuàng)新發(fā)展［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013，27（2）∶38-39.

［4］吳英.事業(yè)單位財(cái)會實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理應(yīng)用分析［J］.現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2015，36（24）∶140-141.

［5］陳艷慧，李博，李勇等.在研究生培養(yǎng)中實(shí)施精細(xì)化管理芻議［J］.學(xué)位與研究生教育，2016，31（5）∶38-42.