新形勢背景下檔案管理方面現代化的有效途徑

祁巧榮

內蒙古鄂爾多斯市東勝區就業服務局

新形勢背景下檔案管理方面現代化的有效途徑

祁巧榮

內蒙古鄂爾多斯市東勝區就業服務局

在新形勢下，企事業單位檔案管理工作有了更高的要求，其必須革新管理觀念，在工作中引進先進的方法和技術，以使檔案管理工作更為快捷、高效。本文簡要介紹了新形勢下我國檔案管理工作中不足，并為有效實行現代化的檔案管理提出了建議。

新形勢；檔案管理；現代化

檔案管理工作是一項綜合性的工作，管理者需要以專業的技術、手段、并在單位其他部門的有機配合下才能夠做好該項工作，以良好服務于單位的總體運營及發展。在新時期下，傳統的檔案管理方式已無法滿足企事業單位的發展需要，為此，檔案管理部門必須改變管理方式，以現代化的手段進行檔案管理。

一、檔案管理現代化的必要作用

隨著時代的發展，企事業單位已經開始推行無紙辦公、自動化辦公，在這樣的背景下，檔案的現代化管理已經勢在必行，為此，企事業單位應當革新其管理理念及方法，使其檔案管理工作過程跟上時代節奏。另外對單位檔案建設電子檔案庫，實行檔案的現代化、智能化管理，可便于查詢資料，也助于實現資源節約，并優化管理效率。對于檔案的保管及使用方面主要有以下幾點；第一，企事業單位中很多紙質檔案易因防護不力出現模糊、脫落；第二，傳統的管理檔案方式不利于在單位內部的檔案查閱及信息共享。因此為充分對檔案進行保護及利用，應當對檔案進行現代化管理。

二、新形勢下我國檔案管理現代化中的不足

（一）對檔案管理認識不足

對于檔案管理工作，很多人認識不足，認為就是簡單記錄、總結人員的過往信息。在形成檔案后，非特殊情況也不太進行檔案調取，且企業有些管理者對檔案的現代化管理的必要性認識不足，不會提供足夠的技術、資金支持，結果使得企業無法及時引入先進技術、更新設備，依然以傳統的人工整理、記錄、分類方式管理檔案，這樣難以充分展現出檔案價值。綜上，在推行檔案管理現代化中，會因有關人員認識不充分而受到阻礙。

（二）檔案管理者業務素質不佳

檔案管理工作者在社會各方面不斷進步的今天，需要具有更高工作水平，只有這樣，企業的檔案管理才能夠高效、有序的進行。為實現現代化管理，檔案管理者不僅要具有良好的職業素質、專業能力，還應當具備較高的個人修養、職業精神，還應對時代發展把握清楚與時俱進，特別是還應充分學習、吸收現代管理技術及理念，在檔案管理中應用好現代科技手段，保證管理工作適應企業發展需要、跟上時代形勢。但現在因中國企業制度建設比較初級，相應的檔案管理發展也不盡成熟，同時，專業檔案管理者專業水平、職業能力較為欠缺，使得企業檔案管理現代化發展不盡人意。

（三）檔案管理過程不夠規范

成功的檔案的現代化管理需要實現管理過程的標準化、規范化，只有具清晰標準、規范，才能夠使檔案管理高效、有序展開，實現現代化。但目前企事業單位的管理檔案部門缺乏良好秩序，人員職責劃分不清晰，檔案存儲不科學，且經常出現隨意取用現象，這樣會影響單位其他工作的開展，并有危害整個單位利益之患。但對于以上問題，相關部門缺乏重視以及并未采取措施加以解決。

三、新形勢下檔案管理現代化的實施策略

（一）加強檔案現代化管理的宣傳

在實施檔案管理現代化中，思維理念現代化是其前提保證，有關管理者應對檔案管理相關的發展、變化動向及時關注，并對國家、上級號召主動響應，以起到良好的示范作用。另外需做好宣傳，使得每個單位員工均具有科學、合理的檔案管理觀念，并得到社會各界對檔案現代化管理的廣泛關注。同時企事業單位應當致力改革以往落后的工作模式及方法，加強資金投入、支持領先設備和技術的引進，以在實踐中真正實現檔案的現代化管理。

（二）不斷提高檔案管理者的工作素質

在檔案管理中，除了具有先進的設備技術及領先的理論知識，最重要的是需要有高素質的專門人才來著手實施，他們可以對當今發展動態準確、及時把握，并可在實際工作中有效應用其儲備的理論知識，在工作中遇到困難時可靈活應對及處理，并可與其他部門積極溝通協作，以完成工作任務。為此企業應當做好培訓，讓檔案管理人才具備良好知識儲備、綜合素質，并懂得網絡技術、電子通訊技術。在引進、培養人才時，企業還應當注重分類培養人才，如維修人員、技術操作、組織管理者、工程技術者等。另外，企業還應對檔案管理者定期培訓，使其具有當代企業管理思想和良好的專業技能。

（三）實現檔案的規范化、標準化管理

企事業單位應當以標準的技術方法和理論原則進行檔案管理，實現規范化、標準化的檔案管理，促進現代化管理的順利開展。在進行管理時，應當對便于利用、維護檔案安全及完整、統一集中管理國家檔案原則嚴格遵守。這樣才能夠使得規范化、標準化管理順利實現，為單位檔案的現代化管理提供有力保障。

目前，數據庫開發及應用、信息技術處理、圖書管理、檔案管理等和檔案管理現代化有關課程在很多高校開設著，與此同時高校還應當加強學生實際操作能力的培養，以全面提高畢業生的綜合素質，使其可勝任企事業單位中的檔案管理工作。

結束語

檔案管理者應該認識到以現代化手段管理檔案的重要作用，及時關注時代發展動態，主動學習先進的理念、技術，并加強培養自身專業素養和職業能力，改變以往低效、落后的工作模式，以規范化、現代化方式進行檔案管理，全面優化檔案管理質量。

［1］沈畇.論檔案管理現代化的重要性［J］.城建檔案，2015（2）∶42-43.

［2］袁莉.如何適應新形勢下的檔案管理工作［J］.城建檔案，2014（9）∶27-29.

［3］魏麗.新形勢下的檔案管理與發展［J］.中外企業家，2013（6）124-125.