行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路初探

趙永春

吉林省煤田地質(zhì)二〇三勘探公司

行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路初探

趙永春

吉林省煤田地質(zhì)二〇三勘探公司

近年來，伴隨著我國行政體制改革，行政檔案管理工作的重要性越加明顯，同時管理工作中存在的專業(yè)性不夠、管理方式混亂、管理人員落后等問題矛盾也非常突出。做好行政檔案管理工作對新常態(tài)下的行政管理服務(wù)工作具有非常重要的意義。筆者結(jié)合自身從事行政檔案管理工作的經(jīng)驗，對如何完善管理措施、提高管理實效、增強(qiáng)服務(wù)功能進(jìn)行深入剖析，并結(jié)合工作實際提出了相關(guān)建議意見，以期進(jìn)一步推進(jìn)行政檔案管理工作，發(fā)揮好檔案在行政管理服務(wù)工作中的重要作用。

行政檔案管理；存在問題；新的管理思路；分析研究

行政檔案相對于一般檔案而言，既具有檔案的共性，也具有其作為行政工作檔案的特點，主要表現(xiàn)為，政治性，即由政府機(jī)關(guān)代表國家意志作出行政行為，行政檔案體現(xiàn)了統(tǒng)治階級的意志；執(zhí)行性，即多數(shù)檔案記載了行政機(jī)關(guān)執(zhí)行黨和國家政策方針的事宜；權(quán)威性，這是行政工作的嚴(yán)肅和公信力所決定的，檔案具有較強(qiáng)的權(quán)威。此外，行政檔案還具有服務(wù)性，這體現(xiàn)了行政檔案服務(wù)行政工作。行政檔案的特性決定其無論是在管理還是在使用等方面，都應(yīng)當(dāng)具有嚴(yán)格的規(guī)章制度和操作規(guī)范。下面，筆者將對當(dāng)前行政檔案管理工作中存在的問題以及如何利用新的思路做好行政檔案管理工作進(jìn)行分析。

一、行政檔案管理存在的問題

（一）缺乏投入和重視

近年來，檔案管理新理論、新知識逐步被引入，但由于當(dāng)前對行政檔案管理工作缺乏足夠的投入和重視，各地仍然按照原來的老思路、老辦法對檔案進(jìn)行管理，造成檔案管理質(zhì)效降低，跟不上社會發(fā)展的步伐。比如，某地檔案局根據(jù)本地區(qū)近年來查閱檔案人數(shù)增多的要求，欲引進(jìn)電子檔案查詢系統(tǒng)，但是由于主要領(lǐng)導(dǎo)把更多的資金和人力放在經(jīng)濟(jì)發(fā)展、民生保障方面，不愿投入更多的資金，造成該項目停滯不前，檔案管理工作明顯滯后，檔案服務(wù)效率低下。

（二）缺乏專業(yè)的人員

政府工作由于人員流動性較小，往往造成部分人員由于跟不上時代而被淘汰，而多數(shù)單位都將這些人員安排到檔案管理崗位，造成檔案管理工作專業(yè)人員匱乏。行政檔案管理需要專業(yè)人員，接受專業(yè)的培訓(xùn)，這樣才能有效利用專業(yè)知識，更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)、查詢等功能。而當(dāng)前多數(shù)行政檔案管理人員年齡偏大、對新知識吸收能力較差，存在保平安、少創(chuàng)新的思維，這在一定程度上大大降低了檔案的使用效率。

（三）內(nèi)容鑒定不嚴(yán)格

檔案工作最重要的就是保證信息工作的準(zhǔn)確性，畢竟記錄在檔、保存在案的各項信息將被不斷地傳承下去，為后面的子子孫孫提供重要的數(shù)據(jù)參考。然而，當(dāng)前行政檔案記錄工作卻存在缺乏真實性的問題。其主要原因就是單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，對記錄在檔的內(nèi)容缺乏有效鑒定，沒有及時剔出不真實的內(nèi)容。如，某些人員為個人私利，提供虛假個人身份、學(xué)歷以及工作信息，而單位對此缺乏有效的堅定，造成個人信息不真實，影響了公職人員競爭的公平性。這個問題已經(jīng)被組織部門多次提醒并糾正。

（四）管理方式不嚴(yán)肅

行政檔案管理應(yīng)該是一件非常嚴(yán)肅的事情，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)承擔(dān)主要責(zé)任，提供信息的人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)直接責(zé)任，管理檔案的人員應(yīng)當(dāng)承擔(dān)管理責(zé)任，然而，在現(xiàn)實工作中，部分單位將人事檔案擅自進(jìn)行管理與更換，在一定程度上導(dǎo)致人事檔案的管理方式非常混亂，并且還造成在收集檔案時出現(xiàn)很大的失真問題。

二、行政檔案管理中的新思路

（一）落實“一崗雙責(zé)”，強(qiáng)化問責(zé)力度

投入不足是因為領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，內(nèi)容鑒定不嚴(yán)格是因為領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理缺乏應(yīng)該得重視，管理方式不嚴(yán)肅則更突出領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理存在的問題視而不見聽而不聞，這些問題的解決根本在于落實“一崗雙責(zé)”，讓每一個參與的公職人員都擔(dān)起主體責(zé)任，對出現(xiàn)問題的檔案，嚴(yán)格倒查責(zé)任，嚴(yán)格問責(zé)主要領(lǐng)導(dǎo)和分管領(lǐng)導(dǎo)。比如，某地針對檔案造假問題出臺了監(jiān)督檢查問責(zé)制度，對檔案造假的，不僅追究相關(guān)責(zé)任人員的責(zé)任，還要對管理不嚴(yán)、審核不清的分管領(lǐng)導(dǎo)和主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行問責(zé)，從而確保了檔案管理工作有效推進(jìn)。

（二）加大專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案質(zhì)效

一是建立一套完整的培訓(xùn)機(jī)制，積極組織現(xiàn)有檔案管理人員開展專業(yè)培訓(xùn)，尤其是對從其他崗位調(diào)入檔案管理崗位的人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識、專業(yè)能力，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識，同時也不斷提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識，為檔案管理的改革創(chuàng)新提供重要支撐。二是建立完善專業(yè)管理體制。通過制度建設(shè)，建立一套完善的組織領(lǐng)導(dǎo)體系、工作開展體系，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。三是構(gòu)建專業(yè)服務(wù)機(jī)制。檔案工作的目的是為工作提供服務(wù)，躺在檔案館的檔案沒有任何意義，應(yīng)加大對檔案管理信息化水平的建設(shè)，通過構(gòu)建專業(yè)的服務(wù)機(jī)制，不斷增強(qiáng)檔案服務(wù)的效率。

（三）大膽探索創(chuàng)新，提高檔案管理科技性

21世紀(jì)是一個科級創(chuàng)新的時代，信息化建設(shè)水平的提高為行政檔案管理工作提供了重要支撐。因此，應(yīng)當(dāng)加大對檔案管理創(chuàng)新的投入，逐步實現(xiàn)科技建檔、科技管檔、科級用檔。比如，可以通過云技術(shù)的應(yīng)用來實現(xiàn)對檔案的科學(xué)管理，有效地提升檔案管理的效率以及科學(xué)性。當(dāng)前，在檔案管理中應(yīng)用高新科學(xué)技術(shù)已經(jīng)成為一個社會發(fā)展的趨勢，而針對現(xiàn)階段檔案管理繁重的工作量來說，應(yīng)用高新科技大大增強(qiáng)了工作效率，確保了檔案管理的全面性。

三、結(jié)束語

綜上所述，行政檔案管理工作對促進(jìn)行政工作具有深遠(yuǎn)的意義，加強(qiáng)改進(jìn)行政檔案管理工作刻不容緩。在當(dāng)前新常態(tài)下，政府體制改革和政策變化都是應(yīng)對新問題的重要措施，對未來的行政工作具有重要參考價值，因此，應(yīng)高度重視行政檔案管理，加強(qiáng)檔案建設(shè)，從而為推進(jìn)“兩個一百年”奮斗目標(biāo)提供重要的文籍資料。

［1］曹芮馨.淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路［A］.中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.決策論壇——系統(tǒng)科學(xué)在工程決策中的應(yīng)用學(xué)術(shù)研討會論文集（上）［C］.中國武漢決策信息研究開發(fā)中心、決策與信息雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，2015∶1.

［2］楊玥.我國檔案事業(yè)管理體制研究［D］.安徽大學(xué)，2014.

［3］黃煥敏.行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題［J］.合作經(jīng)濟(jì)與科技，2014，02∶80-81.