企業會計電算化后財務檔案管理探索

何柳蔭

（湖南省核工業地質局302大隊 湖南郴州 423000）

企業會計電算化后財務檔案管理探索

何柳蔭

（湖南省核工業地質局302大隊 湖南郴州 423000）

計算機技術逐漸引領技術潮流，計算機技術、電子信息技術也開始應用于企業的財會管理工作中，在提高企業財務管理效率的同時，促進財會工作的發展和改革。本文即闡述了會計電算化檔案的主要內容，探討了企業的會計電算化財務檔案的管理方法，以供參考。

會計；電算化；財務；檔案管理

1 引言

企業會計檔案的主要作用在于記錄、反映企業自身的經濟業務狀況，通過會計核算專業資料的方式，明確企業受益等財務問題，因而具有重要的經濟意義。企業實行會計電算化后，高效實時的財務管理是企業維持正常運作的關鍵。當前企業財務檔案管理系統中，也應用了會計電算化技術，以高效、實時處理并完成企業財務任務。

2 會計電算化檔案概述

2.1 會計電算化檔案內容

（1）機讀會計檔案。該部分檔案包含的內容主要是計算機磁性介質，即軟硬盤、光盤等，這些介質所存儲的會計數據通常僅能以電子數據形式保存下來，例如會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計數據庫。

（2）機制會計檔案。所謂機制會計檔案，主要包括的內容是從會計電算化系統所打印輸出的所有會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等各種紙質的檔案，其中還包括依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等相關資料。

（3）計算機系統檔案。該檔案中則主要記錄的是硬件系統規格參數，例如型號、存儲空間等；計算機操作系統、網絡操作系統的型號；會計電算化軟件系統的名稱、版本號，相配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡和用戶手冊等全套的文檔資料。

2.2 會計電算化檔案特點

傳統會計檔案，指的是會計憑證、會計賬簿以及會計報表等用于會計核算的專門材料，其中主要記錄、反映了企業的經濟業務重要史料與證據，要求具備嚴格的數據平衡性、序時性與嚴肅性。各級企業單位在實現了會計電算化之后，對于許多依附于計算機磁性介質的數據和文件管理更加便捷，同時，財務人員的日常工作、歷年會計資料調閱等，均可由計算機代勞，為會計檔案賦予了新特點。

（1）會計電算化檔案在保留傳統會計檔案的同時，還可以將資料存儲于計算機硬盤、其他磁性介質或光盤中，擴大了會計電算化檔案的存儲范圍和領域。

（2）會計電算化的資料由于存儲于磁性介質上，無法直觀可視，因此，在調用會計電算化檔案時，也需要相應的軟硬件環境支持才行。

（3）會計電算化檔案容易遭到破壞，其存儲還受到載體質量、載體存放環境、載體存儲信息有效期等多方面條件的限制，因此在安全性、完整性方面的要求更高。

（4）電算化使用一定時間之后，相關軟件等會產生版本的更新，因此，會計電算化檔案管理同樣需要隨之更新。

3 會計電算化檔案的管理方法

3.1 會計電算化檔案的收集

①明確會計檔案中應當包括的內容，在此過程中，應當力求心中有數，該收集的要及時收集，盡可能避免遺漏；②每個月末、季末、年末，都需要對會計憑證、會計賬簿、會計報表等進行及時跟進收集，既可以將會計檔案工作消化于日常的工作中，還能有效避免檔案的遺失或遺漏，從而保證檔案內容的完整、資料的齊全；③由于會計電算化檔案主要存儲于磁性介質中，因此，依據信息載體的物理特質，在形成檔案過程中，應當注意備份。

3.2 會計電算化檔案的立卷和保管

（1）會計憑證歸檔。會計憑證在一經取得之后，就具備了法律效力，需要妥善保管避免散亂丟失，憑證至少應當每月裝訂一次，裝訂之前應當按照記編號的順序，進行排列審查，確保沒有錯漏或串號問題。最后填寫齊全封面項目，印鑒蓋全。裝訂后的憑證要按照時間順序規整，可以加用會計憑證盒，并在其表面將信息填寫齊全。

（2）會計賬簿歸檔。會計賬簿主要是以會計憑證作為依據，全面系統地記錄并反映各項經濟業務簿籍，設置并登記賬簿。針對每個會計機構設置總賬、明細賬目。根據核算和實際管理需求，設置必要的輔助臺賬、備查賬等，并整理歸檔。

（3）會計報表的歸檔。會計報表主要是以貨幣為計量單位的，結合相關資料，即可對單位一定時期內的財務收支、經營成果報告文件進行匯總整理。會計報表所提供的指標，相較于其他的會計資料更加集中系統。

（4）對于存儲在介質上的會計檔案，應當檢查是否注明了文件的名稱、備份時間等，并將其統一存放，注明文件的名稱類別。

3.3 會計電算化檔案管理與保存

（1）機讀檔案與軟件檔案的保存

根據檔案信息載體所具有的特征，需要重視備份保存，并且在每份備份上都標注檔案形成的具體時間、操作人員姓名等信息，存放于不同地點，從而防止會計電算化系統癱瘓而導致的數據丟失。在保存這些檔案時，應當盡可能遠離磁場，并注意防潮、防塵。

（2）保持機讀檔案和軟件檔案版本一致

計算機軟件系統會隨時間推移、應用深化以及財務制度變革等因素，出現版本的更新，以不斷改善電算化軟件系統性能，從而形成以下兩種情況：①所查閱的會計檔案版本號，應當與當前的會計電算化系統版本號保持一致；②與當前會計電算化系統的版本號不一致。如果所調閱的會計檔案版本號不一致，則應當首先調閱軟件檔案，并在另一臺電腦上安裝相應版本的電算化軟件系統，然后即可進行機讀檔案的調閱。

3.4 會計電算化檔案的整理與利用

電算化會計檔案的整理與利用，有著傳統意義會計檔案管理工作所無可比擬的優勢。通過整理，可以利用歷年的數據對本單位、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，從而為企業和部門的決策者提供可靠的決策依據。

4 企業會計電算化檔案管理的優化與完善

隨著會計電算化的迅速發展，其系統軟件的智能化水平也不斷地提高，為了能夠進一步完善企業的財務控制管理，需要重點從以下方面對會計電算化進行優化和改進。

4.1 健全會計電算化應用章程

首先應當保證會計電算化財務管理系統的安全、規范操作，會計人員必須熟練掌握操作流程做到操作過程準確、可靠。按照會計電算化財務管理系統的模塊設置劃分人員操作范圍，明確程序使用注意事項和操作責任，未經批準不能由他人操作自己的管理模塊。同時，設置備份和文件驗證碼，以防止在會計人員交接班時，忽略、遺漏重要信息的存儲；實時檢測硬件設備和維護數據庫，保證系統一直處于正常的運行狀態。

4.2 提高會計檔案的安全性及完整性

會計電算化條件下的會計檔案管理工作雖說有了更多的發展機遇，但同時也面臨著隱性的危機，需要采取合理的手段和措施，不斷地提高其安全性、完整性。具體來說：①單位要結合會計檔案管理的實時情況，派遣專業人士對會計電算化系統進行定期的補充與完善，通過構建防火墻系統、密碼登陸、殺毒軟件更新、操作權限設置等合理的手段，進一步提高會計檔案利用和流通的安全性；②各種會計資料包括打印出來的相關會計數據，以及儲存會計信息和資料的微縮膠片、光盤以及軟盤等，在沒有獲得單位負責人批準的情況下不得私自挪用或外借；③要根據國家檔案局的相關要求和標準，建立電算化會計檔案保管制度，根據一定的順序對電子會計檔案分類著錄和編號，并做好防潮、防腐蝕、防塵以及防壓等必要的工作；④要在更大的程度上加大對軟硬件設施設備的投入和建設，結合本單位的發展實際選用合適的電算化會計軟件和硬件設施，最好是具備檔案管理的輔助功能的軟件，并且配備較高清晰度的打印水準的噴墨打印機或者激光掃描儀，為會計檔案的輸出做好準備。

4.3 做好電算化會計系統保密工作

會計電算化檔案管理與紙質檔案相比，更容易遭到篡改，并且不留痕跡，不易被人發現。因而從計算機程序方面進行考慮，應當在一定的程序步驟中進行數據加密，從根源上保障電算化會計系統的安全性，從而才能有效的杜絕問題的發生。

4.4 對備份進行有效管理

檔案管理部門應該重視電算化會計檔案管理過程中各個環節，尤其應當對備份的環節引起足夠的重視。對電算化的備份來說一般做好異地備份與外存儲備份，因不脫機備份在遇到計算機系統崩潰時會給數據造成不可估量的影響。此外，還應當高度的重視系統平臺及軟件載體及補充程序的備份，從而確保數據格式及軟件載體能夠得到相應有效的兼容。

4.5 對電子數據進行合理的分類

在會計電算化的檔案管理過程中會出現較多的形式的文件數據，需要定期對這些數據進行分析，建立相同格式文件的統一數據庫，便于查閱數據。對于文本型的數據庫在保存的過程中應當分類保存，對于數值型的數據可以備份成電子表格文件，為單位的財務管理提供有效地服務。

5 結語

由于電子計算機技術、網絡技術的迅猛發展，檔案管理的信息化逐漸替代傳統手工工作是時代發展的必然趨勢。加強并完善會計電算化檔案管理工作，成為各企業財務工作、財務檔案管理工作的必然發展方向。隨著會計電算化事業的蒸蒸日上，會計電算化在財務檔案管理工作中的實際應用必然會不斷更新改良，從而發揮更加出色的作用。

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F232

A

1004-7344（2016）12-0003-02

2016-3-24

何柳蔭（1969-），女，館員，本科，主要從事檔案管理工作。