淺談檔案管理信息化必要性與建設方法

劉煥威

摘要：本文作者結合近些年的工作經驗，淺談了檔案管理信息化必要性與建設方法，以期對今后的工作提供幫助。

關鍵詞：檔案管理；信息化必要性；建設方法

一、檔案管理實行信息化的必要性

事業單位已經成為推動我國社會經濟發展的力量之一，同時事業單位檔案管理作為社會公共服務的重要載體。事業單位的檔案管理實行信息化。有助于于我國社會經濟的健康發展、有助于滿足人民的物質和文化需求。因此，事業單位的檔案管理將作為我國社會進步的一個記錄者。詳細記錄了我國歷史的情況。檔案管理將成為維護社會發展的工具之一。一般來講.事業單位的檔案管理工作的是以數字化和信息化的形式進行，這種方式將加快事業單位檔案管理的信息化的進程。而隨著我國社會經濟的急速發展，事業單位的檔案管理相關工作的地位在事業單位中越來越突出，這就對對檔案管理工作提出了越來越嚴格的要求，因此，這將促使事業單位實行信息化的管理。信息化管理的檔案工作。有利于保證檔案信息的真實性和完整性，還有利于對檔案的相關資料進行有效的利用。信息化管理的過程，將使得檔案的分類、整理工作變得簡單和方便，還促進檔案管理工作的規范化。在信息化的社會中，事業單位要撈撈抓住機遇，不僅要加強檔案信息化的管理，還要促使整個辦公環境的信息化，最終使得整個事業單位都實現信息化。檔案管理實行信息化的管理，不僅可以提高檔案處理的效率，同時還為單位節省了相當部分的辦公經費，也方便工作人員的今后查閱。

二、信息化檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員素質有待提升

人們普遍認為檔案管理工作只是簡單的抄寫以及裝訂工作。不需要檔案管理人員有過高的專業技術知識。因此這些因素都導致檔案管理人員的素質水平有待提升。部分檔案管理人員沒有具體的工作目標，因此，在信息化迅速發展的今天，要想促進檔案管理的信息化發展，必須提升檔案管理人員的專業素質，才能提升檔案管理的信息化發展水平。

2.檔案信息利用率過低

由于受傳統檔案管理觀念的影響.部分檔案管理人員在工作的過程中只是默默無聞地整理檔案。工作的主動性比較差。因此。造成檔案信息的利用率過低。雖然目前檔案管理部門的主要工作是負責接待需要查閱資料的人員，但是檔案管理部門提供的檔案信息沒有經過二次整理，檔案的信息管理手段主要是以人工查閱為主，很少利用計算機作為檔案管理工作的主要手段。

3.檔案管理缺乏資金支持

由于現階段對檔案信息化管理不夠重視.使得檔案管理的信息化無法得到充足的資金支持，檔案管理的硬件設施嚴重不足并且十分落后，無法適應現代化信息發展的需要。從信息化視角的角度出發。齊全的設備以及硬件和軟件設施是檔案管理信息化建設的基礎之一，因此，必須加大對檔案管理的資金支持。

4.檔案管理網絡安全問題比較突出

由于受計算機以及互聯網技術的影響。對于檔案管理的信息化建設來說，網絡安全問題亟待人們的關注以及解決。由于信息化技術的發展。檔案管理的形式以及載體也在呈現多樣化發展。使得檔案管理的工作能夠更加方便快捷。但是開放的網絡環境容易帶來很多網絡信息安全問題，使得檔案管理資料的安全性不能得到很好的保證。

三、促進檔案管理信息化建設的方法

1.加強對檔案管理人才的培養

專業的檔案管理人才是檔案管理工作的必備要素之一。只有不斷提升檔案管理人員自身的工作能力以及工作水平。才能逐漸使檔案管理工作走上正軌。因此。必須加強對檔案管理工作人員的培訓與培養，建立起檔案管理信息化建設的觀念，使其不斷掌握計算機操作以及數據錄入等基本的信息化計算機操作技術。另外，在其掌握基本的操作方法之后，也要不斷強化檔案管理人員的數據庫知識以及網絡管理技術，并且在未來的培訓工作中。要不斷對其進行專業技能的培養。用專業的技術知識與技能來使得檔案管理的信息化管理目標能夠逐漸落到實處。

2.完善檔案管理工作，提升檔案信息利用率

為了促進檔案管理工作的有序進行。必須建立科學資源數據庫，并且逐漸形成數據規模，最終使得檔案管理的信息檢索功能實用化。通過用先進的數據庫技術以及互聯網技術來使得檔案管理的服務水平以及服務能力能夠有質的提高與飛躍。并且在檔案管理的網絡技術以及信息開發方面逐漸向高水平靠攏，提高網絡通信的標準以及計算機軟件系統的標準，逐漸提升檔案管理的信息利用率以及利用水平。

3.加大對檔案管理工作的投入

在樹立起檔案管理信息化建設的目標之后。首要工作就是要加大對檔案管理工作的投入，已有的檔案管理資金投入標準以及水平只能滿足檔案管理部門基本的正常運行，但是對于信息化技術迅速發展的今天，這種標準是遠遠不夠的，因此，為了使得檔案管理工作能夠滿足人們的需求，必須加大資金投入，提升檔案管理軟件以及硬件的標準。

4.加強對檔案管理網絡安全問題的管理

為了建立安全的檔案管理系統，確保檔案管理信息的安全.必須加強檔案管理網絡安全問題的管理。建立以及完善檔案管理互聯網監控機制，一旦出現任何網絡安全問題。能夠及時得到解決。由于部門檔案信息的保密性，可能會隨時面臨黑客或者不法分子的網絡攻擊，這些因素會嚴重影響檔案管理信息的安全以及保密性，因此，要從軟件以及硬件設施上保障檔案管理的網絡安全。

四、結語

綜上所述。隨著互聯網技術的不斷發展。檔案管理的信息化建設是必然的，因此，在21世紀發展的今天，必須用信息化的觀念武裝檔案管理人員的思想。使檔案管理的信息化水平能夠迅速提升，從多角度、全方位的角度來推進檔案管理的信息化發展與進步。