試論工作交接管理的缺失及對策

肖靜

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）06-000-02

摘 要 工作交接管理是企業管理的重要組成部分，是工作正常延續和平穩過渡的基本要求，是企業持續健康發展的有力保障。規范工作交接程序，建立健全規章制度，嚴格實行監督管理，有利于崗位正常接替，有利于業績客觀評價，有利于廉潔風險防控，有利于提高工作質量和水平，推動企業科學高效發展。

關鍵詞 工作交接 管理缺失 建議對策

隨著企業加大轉型升級、減人提效、安置分流改革力度，人事變動、職能更迭、崗位交替更加頻繁，而工作的正常交接和平穩過渡顯得尤為重要。然而事實上，工作交接中存在的隨意性大、程序不規范、監督形同虛設等現象，嚴重影響了工作交接的質量和水平，導致后續工作跟不上、接收人焦頭爛額、歷史遺留積重難返等突出問題，甚至給企業造成不可估量、無法彌補的損失。這并非危言聳聽。所以，工作交接不是一件無關緊要的小事，而是企業管理不可忽視的重要組成部分，也是保障各項工作有效銜接順利推進的基礎性工作。

一、正視工作交接存在的缺失和問題。

要有效解決矛盾和病灶，就必須查找其癥結所在，工作交接存在的突出問題主要表現在以下幾個方面：

問題一：交接過程缺乏監督。沒有制訂或完善相關管理制度和辦法，沒有明確第三方的監督責任機構和監管部門，對整個交接過程進行見證、督促、指導、約束，并查實、記錄、簽字、存檔，現實中通常只有移交人和接收人兩方在場私下完成工作交接，如果出了紕漏，雙方都牽扯不清推諉責任。

問題二：交接方式簡單隨意。雙方口頭上粗略地把工作交接一下，想到的就說一說，沒想到的就拋一邊，沒有明細清單和書面確認材料，口傳心授等同兒戲。離任者的隨心所欲、輕描淡寫，對新手而言，初接觸工作難免消化困難、一籌莫展、迷霧重重，沒有起到提醒和引導的作用。

問題三：交接內容浮于表面。擺在桌面上的文件、資料、檔案一古腦兒推給繼任者，手頭表面的事務大致交代交代，卻沒有對工作重點和關鍵點進行深入詳細的總結、說明、解釋和吩咐，比如工作中容易出現的失誤、注意事項和需改進的地方等。

問題四：交接時效遲緩拖延。交接雙方根據自己的時間安排，不及時進行工作交接，常常前任迫不及待離了崗，而后任倉促之間上了崗，往往兩邊的工作都沒有辦妥，瞻前顧后、顧此失彼，斷了鏈脫了節，以致出現責任不明、界限不清的情況，工作效果大打折扣。

問題五：交接手續不盡完善。移交時不按程序辦事，不遵循基本要求，擅自簡化手續和環節，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，該完善的不完善，總認為以后萬不得已時可以補辦。卻不知，有些東西事后再追查源頭阻礙重重、渺無蹤跡。

問題六：交接沒有跟蹤反饋。工作交接了就覺得萬事大吉一身輕松，前任揚長而去一走了之撒手不管，后任閉門造車埋頭苦干不得要領，不保持溝通聯系，不進行跟蹤反饋，遇到自己處理不了的事情才想起“亡羊補牢”，“見子打子”，缺乏未雨綢繆的計劃性、預見性。

二、提高工作交接重要性地位和認識。

珍貴的文化瑰寶需要歷代人的傳承和發揚，同樣，每一項工作都需要每個經辦人的延續和發展，不斷進行總結和提高，才能做出成效和業績。應該高度重視并真正擺上重要議事日程，做好工作交接的管理和監督。

一是做好工作交接，有利于崗位正常接替。工作成績不是一兩個人完成的，它來自前人工作基礎上的總結、延續和創新。前任開展工作中形成的思路、安排，制定的目標、措施，積累的經驗、智慧，都是符合客觀實際的寶貴財富，接任者必須高度重視和珍惜，再在此基礎上摸索實踐充實完善，形成自己的新思路、新觀點、新規律，從而推動工作更加高質高效，促進企業持續健康發展。

二是做好工作交接，有利于業績客觀評價。一個員工一般不會在一個崗位或工種干一輩子，而對員工的工作業績評價應該包含他的每段工作歷程。尤其是有些員工崗位更換頻繁，工作交接的質量和水平，就成為正確、全面衡量其工作責任心和業績考核的重要指標。工作交接清楚明白，才能理順工作層次，才能避免后任走更多彎路和重復的無用功，才能反映前任所做的艱苦努力和工作成績，才能客觀公正地進行崗位績效評價，降低工作難度和成本。

三是做好工作交接，有利于廉潔風險防控。公開、及時、有效、規范在陽光下進行工作交接，可以進一步增加工作的透明度，自覺遵守各項廉潔規章制度的檢驗，杜絕個別員工利用崗位變動之機，私自侵吞、占有企業財產，比如電腦、移動硬盤等辦公器材，防止腐敗現象的發生和資產流失。同時，讓一些日常管理中存在的問題提前顯現，便于防微杜漸，防控廉潔風險，維護企業和個人的合法權益。

三、強化工作交接管理的建議和對策。

“沒有規矩不成方圓”。工作交接不是無足輕重的繁瑣事務，更不是交接雙方之間的個人行為，而是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，應該納入企業管理的重要內容予以明確和規范，使工作交接到位、有條不紊、順利銜接。

一是要建立健全工作交接規章制度。首先，要建立規章制度。堅持任務清、程序清、資料清、實物清的原則，對工作交接的時限、流程、內容、清單、報告、責任等都應列出明細條款，列入員工崗位職責考核獎懲，既要具備針對性和實用性，又要賦予操作性和指導性。每年要根據形勢變化和需求，對原有規章制度進行重新細化修訂完善，增強實效性、合理性、全面性，移交工作越清楚越詳盡越透徹，工作上手也就越快速越順利越熟練，接收人才能心中有數游刃有余得心應手。其次，要明確監管責任。按照工作性質和崗位職責要求，確定移交人所在單位、組織人事、人力資源、資產財務等各部門的管理權限各施其職，必須安排專人對工作交接過程現場進行嚴格的監督和見證，上不清下不接，對不確定存疑的事項及時提出解決，做到逐項核對、點驗實物、帳物相符、手續齊全，并作好記錄清單、簽字蓋章，至少一式三份存檔備查。第三，要加強思想教育。要引導教育交接雙方增強責任心和遵紀守規意識，端正思想態度，提高業務認識，杜絕刻意隱瞞、推脫拖延，從而積極主動、精益求精、實事求是、客觀公正、耐心細致地辦理好交接工作。

二是要主動適應工作交接的新常態。當前，企業勞動力十分緊張，常常是“一個蘿卜一個坑”，員工一崗多職的情況普遍存在，雖然降低了人力成本提高了工作效率，但卻增強了工作交接監管的難度。一方面，工作內容不好界定，兼職工作多，職能交叉復雜，只有本人才清楚自己的工作范疇。為了防止移交人憑個人主觀意愿敷衍塞責，就要明晰移交工作的來龍去脈，包含日常事務和緊急任務、當前主要工作和今后工作打算、未辦理或未完成的事項、工作成績以及存在的不足、縱橫向社會工作關系無形資產等等；另一方面，隨著網絡信息化技術的發展，軟硬件系統更新升級換代，傳統的手工和紙質辦公被無紙化辦公取代，因此，如今工作交接的內容和形式更加廣泛豐富，既要確保固定資產資料檔案物品實物的完好，也要保證電子音像圖片文檔表格數據的完整，在移交中不能遺漏和疏忽。

三是要全程做好工作交接跟蹤回訪。無論是調動、辭職、退休哪種原因造成的工作交接，都要嚴格把關事前計劃準備、事中監督檢查、事后回訪反饋的每個環節，堅持先辦理交接手續再辦理離職手續，做到有案可備、有據可查、有跡可循。其一，做好交接的前期準備。在辦理交接手續前，移交人要提前清理交接事項、填寫工作移交清單，單位負責人要認真確認移交的公用物品、逐一審核工作交接清單、查明核實工作進展完成情況、最終確定交接日期。其二，規范交接的過程監管。凡屬與工作有關的文件、檔案、資料、書籍等一律進行交接，移交人不得個人保管和占為己有，特別是電子圖片和文檔要在交接的電腦上留存備份，不得擅自刪除。其三，加強交接的聯系回訪。工作交接不是短期行為，因為很多新情況、新問題是在實踐中才能領悟和發現的，繼任者業務不熟、經驗不足，就要多向前任請教解疑釋惑，所以有必要留下前任的聯系方式和詳細地址電話等信息，方便給接收人提供咨詢和工作指導，不予保留地將自己掌握的從業經驗“傾囊相授”。