水務檔案工作之我見

區柳迎

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）06-000-02

摘 要 在水務工作中水務檔案發揮著重要的作用。通過水務檔案能夠對水務建設的歷史成果進行有效的記錄，在水務建設和發展的過程中可以以水務檔案作為依據，推動水務工作的深入發展，發揮水務工作對經濟建設的重要作用。本文對水務檔案的特點和價值進行了簡要的介紹，并分析了當前水務檔案工作中存在的問題，提出了提高水務檔案工作效率和質量的有效措施。

關鍵詞 水務檔案工作 價值 對策

在水務工作中水務檔案的價值是毋用置疑的，其不僅具有重要的經濟價值，而且還具有直到價值和科研價值。因此做好水務檔案工作非常重要，然而當前我國的水務檔案工作中卻仍然存在很多問題，必須采取有效的措施整頓水務檔案工作，提高水務檔案工作的效率和質量。

一、水務檔案及其特點和價值

（一）水務檔案

水務工作指的是針對水利專業的建設工程，，例如水環境綜合治理、污水治理、城市供排水、水土保持、防洪防澇等工作。在水務建設項目從策劃到實施直到試運行的全過程中，所有的歸檔保存文件都是水務檔案，因此水務檔案的范圍很廣。水務檔案包括水務工程項目的提出和調研、水務工程項目的可行性研究方案、對水務工程方案的可行性評估及決策、具體的計劃和勘測、水務工程的設計和施工、水務工程設備的調試和生產準備、水務工程竣工資料和試生產資料等等，這些資料既包括文字資料，也包括音像材料、計算材料、圖表和圖紙等等。

（二）水務檔案的特點

1.具有廣泛的涉及面。水務工程建設要涉及的領域包括生態環境、市政、通信、電力、交通、工業、農業等等，其本身又與氣象、水文、建筑、機械、電力的專業具有緊密的聯系，這也導致了水務檔案具有綜合性和多元化的特征。

2.具有很強的時機性。作為一項對自然進行改造的活動，水務工作會受到自然因素的制約，例如夏季防汛、春季抗旱等等，因此水務檔案也具有很強的時機性。

（三）水務檔案的價值

水務檔案不僅具有經濟價值，而且具有很高的科研價值和指導價值。積極利用水務檔案可以有效的減少水務工程中的開支，降低水務工程成本，對保護生態環境和水土資源均有著重要的作用。水務管理和業務部門可以通過參考和研究水務檔案來借鑒前人的經驗和成果。水務單位可以借鑒水務檔案來進行水務工程設計、行政執法、計劃等相關工作，提高了工作的針對性。

二、水務檔案工作中存在的問題

（一）水務檔案工作缺乏系統化

水務工程分為不同的階段，每個階段的工作均有不同的部門來完成，通過匯集不同階段的資料來形成完整的水務檔案。因此每個部門的水務項目資料都是水務檔案重要的組成部分。這就要求建設單位作為工程的組織者和責任方必須做好檔案的收集和整理工作。一些項目建設單位缺乏對檔案工作的重視，沒有對各部門的資料進行及時的收集，導致案卷丟失、失效的現象屢次發生。建設方缺乏收集檔案的主動性，沒有對提交上來的資料進行有效的甄別和整理，導致水務檔案不能對整個水務工程的概貌進行如實的反映。

（二）檔案的利用效率不高

在完成項目資料的收集之后，就必須對資料進行有效的加工和編輯，使其形成系統的檔案資源，特別是設置完善的檢索工具，提高檔案的利用率。然而當前的水務檔案資料沒有進行嚴格的分門別類，只是將其堆積在檔案室中。由于檢索方式的落后，對水務檔案的查找很不方便，長期以來倒著水務檔案的利用率很低。水務資料具有很強的專業性，種類繁多，如果沒有對其進行有效的加工和編輯，當需要使用水務檔案時查找起來非常困難。這樣不僅造成嚴重的資源浪費，一旦水務工作中出現問題，要應用水務檔案來作為責任劃分的依據時將會產生很大的麻煩。

（三）缺乏有力的水務檔案管理隊伍

在水務檔案工作中缺乏專業的檔案人員。建設方和各單位對檔案工作缺乏必要的認識，認為檔案工作無需專業知識。施工方和監理方大多沒有配備專業的檔案人員，建設單位也往往由文秘來兼任檔案工作，導致檔案管理混亂，難以實現檔案管理的完整化和規范化。

三、加強水務檔案管理工作的有效途徑

（一）將行業統一標準制定出來，對歸檔工作進行規范

在水務事業快速發展的今天，我國具有越來越多的水務檔案數量，因此庫存壓力的不斷增加是現在水務檔案管理工作人員面臨的一個非常嚴重的問題。尤其是一些具有較高行政級別的檔案管理部門需要對下屬單位移交的各種水務檔案進行妥善的保管，而這些水務檔案具有較多的重復性資料，比如具體的水務工程檔案中的工程項目的進度表、施工方案、設計方案、合同文件等，這些方案往往具有較高的同一性，因此只要保存一份就可以。與此同時，水務檔案往往具有較厚的案卷，占據了較大的空間，如果所有的模塊都需要保存，這樣就會出現十分嚴重的重復存檔的問題，導致庫房具有越來越大的壓力。所以水務檔案管理部門必須要立足于實際的情況，統一的規范和要求各個檔案的形成主體，要將需要保存哪些檔案明確下來，從而正式的在檔案范疇中列入進去；明確哪些材料只需要由相關單位保管即可，并不需要對其進行歸檔處理。通過這種方式就可以有效地控制水務檔案歸檔的數量，并且防止出現重復建檔的情況。

（二）促進檔案檢索工作實現電子化

管理檔案工作的最為主要的目的就是利用好檔案，并不是要在庫房中堆積大量的檔案。由于水務檔案對水務建設的發展歷程進行了詳細的記錄，其中包含了十分豐富的水文、地質以及氣象等各個方面的資料，而在水務工作中這些資料具有非常高的參考價值，能夠有效地防止由于重復研究、重復建設、重復勘查等各種問題而出現的財力、物力和人力等資源的浪費現象。所以只有積極地開發利用水務檔案，才能夠使水務檔案真正的成為現實的生產力。為此，水務檔案管理部門必須要真正的讓檔案的作用充分的發揮出來。而要想實現這一目的，水務檔案管理部門必須要認真的編研水務檔案，使其真正的成為系統和完整的案卷，同時還要對水務檔案信息檢索內容進行不斷地豐富，將水務檔案目錄中心建立起來，促進檔案檢索工作實現電子化，這樣才能夠使檔案的作用充分的發揮出來。

（三）加大對水務檔案的基礎設施建設的投入

水務檔案基礎設施建設工作主要包括兩種，也就是檔案基礎設施建設工作以及檔案基礎業務建設工作。水務檔案基礎設施建設工作不僅是確保檔案管理實現現代化的基礎性工作，并且屬于能夠反映水務檔案管理工作水平的一項非常關鍵的工作。水務檔案管理部門必須要不斷地加大對水務檔案基礎設施建設的投入，對檔案管理基礎設施進行不斷的完善，從而能夠將各種檔案保管工作中的安全隱患消除掉，確保檔案工作實現現代化管理。與此同時，還要不斷的加大建設水務檔案管理庫房的工作，使水務電子檔案管理工作的需要得到充分的滿足，最終能夠充分地發揮出水務檔案的正常效能。

四、結語

作為水務工作者勞動智慧的結晶，水務檔案具有十分重要的作用。在水務一體化管理不斷深入的今天，水務檔案管理受到了人們的普遍關注。為此，水務檔案管理人員必須要對現代檔案管理手段進行充分的利用，從而做好水務檔案管理工作。同時還要采取有效的措施使水務檔案的效能充分的發揮出來。

參考文獻：

[1] 劉藝凱.淺談檔案信息化管理存在的問題及解決對策[J].民營科技，2011（02）.

[2] 何申紅，劉敏娟，和煒.談檔案信息化管理[J].山西地震，2012（03）.

[3] 郝偉，王小林.加強檔案信息化管理勢在必行[J].黑龍江科技信息，2013（07）.

[4] 李丹娜.淺談水務檔案信息化管理[J].科技資訊，2014（05）.