淺議行業報社發行環節的內部控制

翟明

淺議行業報社發行環節的內部控制

翟明

在紙質媒體不景氣的大環境下，行業報社應以加強內部控制為切入點，提升內部管理水平，控制風險，開源節流，迎接報業新的機遇。本文介紹行業報社發行管理的現狀，提出完善發行環節內部控制的措施。

行業報；發行；內部控制

行業報刊圍繞行業相關的事件、問題進行宣傳報道，是以特定行業讀者為受眾對象,為特定行業發展服務的專業類報紙和刊物.是我國報刊業體系里的一個重要類別。當前，互聯網的發展進一步促進了媒體的市場化進程,行業報刊由于有著專業壁壘，一直在市場的邊緣徘徊,尚未像市場上眾多紙媒那樣面臨著生死的抉擇.然而，行業報刊目前存在受眾面窄、定位不準、專業內容枯燥、發行廣告量下滑，經營管理落后等諸多問題。在行業不景氣的大環境下，報刊社應以加強內部控制為切入點，提升內部管理水平，控制風險，開源節流，迎接報業新的機遇。

一、行業報刊發行環節的現狀和內控的意義

從報刊社的角度看，報刊發行一般分為：委托發行和自辦發行。在過去的很長一段時間內，行業報刊發行主要是“郵發合一”一種形式，報刊社將發行工作全部委托給郵局承擔。后來，又委托給發行服務公司或快遞、物流公司等第三方服務機構。委托發行存在投遞質量和投遞時效不能保證、費率較高等弊端。于是，有些報社組建自己的發行網絡，采取自辦發行的方式，這樣自主掌握發行權，成本可控。自辦發行的環節較多，管理上不能松懈和粗放。因此，發行環節的內部控制管理是實現報社精細化管理的必要手段。

隨著行業報的多元化發展，有的報社根據特定行業細分市場的需要，不但出版報紙，也創辦經營若干個有發展空間的專業雜志、網站、數字報、手機報、影視制作、微博、微信等產品。形成跨媒體的經營方式，其產品的銷售模式也形形色色。目前，行業報刊由于其專業性，報刊發行廣告收入還是主要收入，其他盈利模式尚未占主流。

報刊發行是報社向讀者提供資訊服務及收取款項的相關活動，發行業務是報社的主要經營業務之一，防范發行過程中的差錯和舞弊，保證發行業務會計記錄的真實可靠，發行環節的內部控制建設至關重要。

二、報刊發行活動環節的控制措施

在報刊發行環節內部控制的主要手段是優化發行流程，關注發行活動中的流程控制，從收訂到投遞的過程，找出關鍵控制點，降低成本、防范風險。報社向行業相關的訂戶展開宣傳訂閱，接收訂單、訂單進入訂戶信息系統、確定印刷數量、寄送報刊（數字發送報刊）、收取訂戶款項、售后讀者服務。這一系列經營活動期間，可能會發生:發行不利、價款折讓、寄送丟失、報刊退訂等情況，存在各種風險。但最主要的風險是行業報刊定位不準，沒有向讀者提供真正需要的產品和信息，或由于消費者的心理因素，認為互聯網能提供大量的免費資訊，不肯花錢去訂閱，再有就是訂戶管理不到位，結算方式不適應網絡時代，發行款回收不利。因此，在發行環節應采取必要的控制措施：

（1）進行營銷策略設計，不斷實踐和總結分析，選取適合行業的報刊的定價和營銷方式。

（2）不斷收集、健全訂戶檔案或數據資料庫信息，完善訂戶的信用評估。

（3）重視訂戶服務，完善訂戶服務制度，加強寄送、物流的控制，若選擇第三方服務，應開展適當的招投標程序。遇到報刊退回，應查找分析退回原因，及時妥善處理。提升訂戶滿意度和忠誠度。

（4）報刊社的發行部門應在發行各個環節做好相關的記錄，建立發行登記制度、訂單、合同、付印計劃、印刷通知單、物流單據或貨運憑證、發票等文件和憑證相互核對。

設置發行臺賬，反應各類報紙、刊物、電子出版物的開單、發貨、收款情況，由專人對大額訂單合同的執行情況進行定期跟蹤，發行臺賬應附訂戶的訂單、合同、訂戶簽收回執等單據。

三、報刊發行收款環節的控制措施

（1）傳統的發行收入通過銀行、郵局結算，近年來，數字報刊的收入有所增長，但多數報社怕沖擊傳統渠道，帶來紙報發行量下降的風險，而沒有過于擴張。數字報刊的發行收款方式也多樣化，從過去單一的售卡方式發展到現有的售卡、網銀、微信支付等方式。應注重結合不同結算方式特點來進行控制。

（2）收到的款項應通過報刊社核定的賬戶結算，及時入賬，不得設置賬外賬，應避免發行人員直接接觸訂戶現金。收款的原始憑證如：收據、銀行進賬單、郵局匯款單、支付寶收款、微信收款等，應經過負責人審核、確認后進入會計系統。發行部門和財務部門要相互配合，發行收款憑證在發行部門及會計部門之間傳遞時要辦理傳遞手續。

（3）發行部門應負責應收款項催收，有催收記錄，對于應收款項應建立清收獎勵制度及責任追究處罰制度，設置應收賬款臺賬，登記訂戶賒賬情況。

（4）會計部門負責辦理資金結算并監督款項回收。會計記錄要與發行記錄、倉儲記錄核對一致，定期核對應收賬款、預收賬款等往來款項。建立賬齡分析制度，及時反饋給發行部門并報告上級。對于應收款壞賬，應查明原因、明確責任，嚴格履行審批手續，按會計制度處理。核銷的壞賬應進行備查登記。防止已經核銷的壞賬重新收回時，形成賬外賬。會計部門應單獨核算發行相關的收支賬目，定期帳證、帳帳、賬表核對，有效控制會計記錄的真實性，提高會計信息的質量。

（5）嚴格按發票管理規定開具發票，不得開具虛假發票。訂單、發票、報刊收發證明等憑證要順序編碼。便于查詢，避免重復、遺漏。連續編號可以在一定程度上減少各環節人員舞弊的可能性。

（6）年末，會計憑證、發行訂單、發票及其他憑據要按統一分類標準形成檔案，順序編號裝訂。定期移交單位檔案管理部門。

四、報刊發行信息系統的控制措施

隨著全社會信息化進程的推進，行業報社自主開發或引進發行數據管理系統，來實現發行數據信息的收集、存儲、處理、報告和信息披露的自動化。減少人為操作對信息數據真實性的影響，節省時間、提高工作效率，從而提高報社內部控制的效果。在此過程中應關注信息系統開發、運行維護過程中的主要風險，采取相應控制措施：

（1）考慮報社發行規模、管理理念、組織結構、核算方法等因素，按照合因地制宜、成本效益原則確定開發或引進適合的信息系統。

（2）倡導與發行業務相關的員工積極參與信息系統設計、建設，以便在今后工作中正確理解和使用該系統。

（3）在信息系統設計開發時，通過固化業務流程、預留系統接口等專門技術實現發行信息向會計信息或其他管理信息子系統的自動轉換，充分考慮發行信息及相關信息的集成性。

（4）在發行信息系統運行時，應制定系統工作程序、具體操作規范、管理制度、應急預案等。

（5）建立不同等級的信息的授權使用制度，采用技術手段加強數據錄入和輸出、文字存儲以及網絡安全等方面的監控。保證系統安全和信息安全。

上述發行活動、發行收款、發行信息系統三個環節的控制措施歸根結底是要人來執行，報刊發行環節的各項內部控制措施能否落到實處。最關鍵點是員工的素質。積極開展員工的培訓，提高員工對內部控制管理的認識，營造高層次的文化環境，從而促進行業報社健康發展。

[1]全國高級會計師資格考評結合考試輔導教材.高級會計實務《高級會計實務》編委會編.經濟科學出版社.2010.6 ISBN 978-7-5058-9545-4.

（作者單位：中國國土資源報社）