淺談文書檔案的收集及整理

張秀菊

摘 要：從現如今社會發展的現狀中可以看出，文書檔案管理工作的重要性日益突出。隨著信息技術的高效普及和發展，文書檔案的管理方式也發生了明顯的變化。由于傳統的文書檔案管理工作的發生弊端展現，無法促進檔案管理工作的高效進行。文書檔案的收集方法和整理形式都應該在原有的基礎上進行創新，這樣才能夠促進檔案管理工作的長足發展。本文中，筆者主要對文書檔案的收集方法和整理形式進行分析，僅供參考。

關鍵詞：文書檔案；收集；整理

文書檔案是單位、部門每一項工作活動來龍去脈的清晰記載，做好文書檔案的整理和保管工作至關重要，工作人員在實際的工作中應該以文書檔案的管理原則為基礎，提升文書檔案管理工作的科學性。為了實現這一目的，工作人員應該盡量做好文書檔案的收集和整理工作，使得文書檔案保管工作順應時代發展的需求，在提升工作效率的基礎上，提升檔案信息的利用率。

1 文書檔案收集規范化

收集是檔案工作賴以存在的基礎。檔案工作的對象是檔案，檔案只有不斷地通過收集才能逐漸完善。如果沒有收集，沒有檔案，檔案工作也就沒有了工作對象，失去了存在的條件和基礎。檔案收集得及時、完整、系統，可以為檔案管理的各處環節創造照好的物質條件，可以完整地、系統地為利用者提供方便，更好地為各項工作服務。。

（1）文書檔案收集的要求

收集的要求高低，直接關系著人館文書檔案的質量好壞，所以辦公室文秘在接收和收集工作中應該認真掌握，切實把好關口。具體要求，主要有以下幾點：對按規定欲接收的文書檔案實行驗收制。檔案館在進行收集工作中，要事先向保存機關下達通知，并切實檢查欲接收文書檔案的真實程度、規范化程度和齊全程度。凡是不符合要求的都要由原保存機關負責修改，然后再復查，直至達到要求時才能予以接收。對其他應收集的文書檔案，要切實注意依據黨的有關政策進行收集。特別是在集體、個體和合資等企業中，存在著企業經營保密問題，一定要尊重他們的要求，注意保護他們的利益，待取得他們同意之后再行征集和收集，決不能強行收集。

（2）收集的范圍。

檔案文書收集的范圍主要有以下幾個方面：

1.各機關文書檔案室所保存的重要文書檔案。這部分指的是對各機關文書檔案室所形成、收集和保存的永久卷和長期卷，按照檔案管理部門的有關規定，在檔案室內保存一定時期（十年、二十年或三十年），檔案館要按時接收過來。有的文書檔案室還保存有已撤銷原直屬單位的文書檔案，其中的永久卷和部分長期卷，檔案館亦應按時接收。

2.各專業檔案館主管單位重要文書檔案的復制件。各單位所形成和保存的重要文書檔案。各行業由于文書檔案室建立得不夠健全，所以他們所形成和保存的重要文書檔案是應該直接入館的，也是檔案館應該注意接收和收集的。其他有關單位和個人所形成和保存的重要文書檔案。這些文書檔案的范圍也很廣泛，上述文書檔案，都是很珍貴的，應該特別注意加以收集，避免流失，造成不必要的損失。

3.收集的手續。在文書檔案的收集工作中，履行收集手續是對工作負責的表現，既便于檔案館對文書檔案的統計，又便于有關人員日后查詢文書檔案的去向。收集工作的手續，主要有以下兩項：一是清點。對文書檔案室來說，要在驗收的同時根據應收年度的案卷目錄對永久卷和長期卷進行清點。清點要一卷一卷地進行，并要核對案卷標題，以防有誤。因為檔案本身涉及許多重要機密和政治問題，一旦出現差錯，政治責任難負，工作損失也難補。二是立據。辦公室文秘在文書檔案的收集工作中，無論是接收機關文書檔案室的還是接收其他單位的文書檔案，清點之后都要開具收據，并留存根。“接收文書檔案收據”中的項目，主要有交卷機關（單位）、案卷類別、案卷年度、案卷數量、接收單位和雙方經手人等。所接收的如系零散文書材料，則應按實際情況開具詳細清單式的收據，并留收據存根。

2 文書檔案整理的具體做法

（1）文書檔案管理工作的整理方法

做好文書檔案的整理工作至關重要，工作人員在實際的工作中應該以文書檔案的管理原則為基礎，提升文書檔案管理工作的科學性。為了實現這一目的，工作人員應該盡量做好文書檔案的整理工作，使得文書檔案保管工作順應時代發展的需求，在提升工作效率的基礎上，提升檔案信息的利用率。通常情況下，文書檔案管理工作的分類方法可以從三個方面來進行分析和探討：

1. 年度分類。所謂的年度分類法在進行的過程中，主要是根據文件形成和處理的年度來講所有的文書檔案以時間為標準進行區分，然后根據時間的差異來排列。在文書檔案管理工作中，工作人員首先需要將文書檔案進行歸納，提升檔案分類的高效性。經過具體的實踐可以看出，采用年度分類法不僅可以提升文書檔案的質量和效率，在實際的工作中意義重大。

2.組織機構分類法。根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類。它以立檔單位內部的組織機構為標準，按不同的機構分別設置類目。

3.問題分類法。按照文件內容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個類別。

（2）文書檔案裝訂

檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個重要環節。一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復和請示可以合并歸成一件，如果頁數太多當然可以分成兩件或者多件。正文與附件之間、正本和草稿之間、來文同復文之間，都可以根據實際情況斟酌而行，或者合而為一，或者拆而為二，都是可以的。不過如果有關的文書檔案拆開處理時，在進行排序時還是應當相對集中于一處，以方便后期的利用。

（3）文書檔號章與頁碼編寫

檔案管理中章與頁碼編寫是最細微繁瑣的工作之一，頁碼編號的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應當加印檔號章，檔號章上填寫檔案內容，內容包括檔案號碼、所屬年份、機構代號、問題代號、保管時限、館編件號等項內容。重點應當強調檔案號碼的填寫，按照分類標準的不同，檔案號碼要從分類、保管時限的低級順序向高級順序依次進行。

3 如何做好文書檔案的信息保管工作

通過計算機系統輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時間按照批次處理。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納入索引表，其中包括文件責任人、內容、種類等等。這個過程可以有主要和次要之分。按照一定規范要求給每個詞條打分，把其余的詞條錄入到計算機數據庫，歸之為自學習系統，形成后各建詞表。其次，根據不同的要求，對文書檔案的文件格式進行不同的設置。這種設置方法沒有明確的規定，包括其中的文書內容、種類、年代等等，主要做到更加便捷容易的瀏覽和查閱即可。再者，編輯制作計算機輔助程序。這項工作簡單來說就是比較的過程，將檔案文件的題名表和題名的對照。找出其中相一致的內容，方便儲存和使用。第四，文書檔案的管理的最后一步就是確保電子文件形成后能夠在計算機中正常運行。并按照分類標準與保管期限等進行劃分。

4 結語

新時期下企事業單位的核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企事業單位的工作進程。因此，相關工作人員必須提高工作意識，轉變陳舊觀念，勇于大膽創新，積極投入實踐。充分利用現有的網絡資源，把新時期文書檔案的收集與整理工作推向新臺階。

參考文獻

[1] 于春林. 淺析現代檔案管理工作創新的手段，民營科技，2011.8.

[2] 蘇靜靜.文書檔案立卷改革之我見[J].現代交際，2009（7）.

[3] 凌霄.淺談文書檔案的管理辦法[J].才智，2012（21）.