淺議電子文件檔案化管理重要性

王家恒

摘 要：本文主要論述電子文件檔案化管理的重要性特點以及意義，對電子文件檔案化管理的模式進行初步的分析，并通過提高檔案管理人員的素質來改進檔案管理單位方式，轉換檔案管理工作等方面給出具體的措施。

關鍵詞：電子文件；檔案化管理；重要意義

在當今社會，電子檔案文件數量急劇增加，因此利用網絡對檔案文件進行處理是人們簡化程序的重要手段，檔案部門應該在網絡化、數字化等方面多做文章，在網絡時代下，如何改進檔案管理工作是檔案部門要考慮的問題，根據許多檔案專家的建議和多年的經驗得知，檔案工作主要遵循：檔案信息化建設和檔案事業發展的基本要求，將檔案信息化納入國家信息化建設的總方針中，以檔案建設作為基礎，以建設檔案資源建設為核心任務，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化，在一定程度上促進檔案事業的持續健康發展。

1 加強檔案工作建設的基本方針

1.1 加快對檔案信息化的基礎設施建設

在進行檔案信息化建設前，檔案部門內部要建設數字化檔案館，主要包括有檢索工具的建設、相關制度的建設、檔案館庫房建設、檔案館館藏建設、以及專兼職檔案干部的隊伍建設等等。利用網絡化資源，推進計算機管理檔案，提高檔案部門的信息化建設和網絡技術的應用程度，提高檔案部門信息化建設的程度。

1.2 促進檔案信息資源建設

要建設數字化檔案館，利用信息化技術對之前檔案館的主要資料進行存儲和管理，這些內容主要包括紙質檔案、錄音、錄像、照片底片檔案等等，要及時將這些內容進行分類并進行整理，將這些資料錄入數字化館藏建設當中。

1.3 加強檔案目錄數據庫建設

加強檔案館的數字建設最重要的任務就是加強對信息資源庫的數據資源庫建設，數據資源庫是整個檔案部門存儲中心和資料匯總的處理中心，因此，如何有效的利用網絡技術，加快對數字館目錄數據庫的建設，提高檔案管理中檢索服務質量，是檔案部門進行數字化建設的重要任務。

1.4 加強對電子文件的歸納管理

檔案部門要根據檔案管理的基本要求，加強對本單位電子文件的收入、分類、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督，保證各種電子文件的有效性和完整性，探尋電子文件的保管方法，利用有效的技術方法，制定電子文件的管理方法，實現電子文件處理計算機化、信息服務利用網絡化。

1.5 加強對電子文件檔案化管理

電子文件是利用計算機盤片、磁盤和光盤等為載體的磁性材料，它是在人們的社會生活中形成的，它的內容涉及很廣泛，主要的幾大類包括：電子文書、電子文件、電子圖紙等等，與傳統的紙質文件相比，它主要有以下幾個特點：電子文件的閱讀必須要借助現代辦公設備才可以使用；電子文件具有共享性，不受到時間和空間的限制。

2 加強電子文件檔案化管理的基本措施

電子文件檔案化的管理與傳統的檔案管理有著本質上的不同，電子文件檔案化是基于傳統文件檔案化之上的，因此結合電子文件的本身特點，利用先進的網絡技術，及時的做好對電子文件的歸檔工作是十分重要的。

2.1 電子文件檔案化管理需要專門的技術型人才

傳統的紙質檔案是將已經處理好的文件，在獲取這些文件中有價值的部分，然后對其進行收集，按照文件產生的時間和內容形式等方面對其進行分類管理，待處理完畢之后進行組卷保存，而電子文件檔案的管理則是直接利用計算機技術對其分類、組合，因此這就需要檔案部門內部有專門的計算機人才對其進行專門的方案歸類，并且要保證相關技術達到一定的水平[1]。

2.2 加強對原有檔案工作人員的管理

在檔案部門內部，首先對一些學歷較低的工作人員需要進行知識的補充，以此來提高相應的管理水平，再者，要及時很據知識的更新，來增強其對應的工作能力，在具體的工作中要結合實際情況和未來發展趨勢，與實際工作相結合，確保檔案工作的有效性，因此，檔案部門要提高檔案部門內部相關管理人員的業務能力、提高其綜合素養，保證檔案工作的高效運行[2]。

3 以科學發展觀為指導思想，推動檔案管理工作的建設與發展

3.1 電子文件檔案管理工作是檔案部門改革的重要工作

首先，對于大多數檔案部門來說，檔案內部中的有價值的資料只有齊全完整的進行歸檔和存檔，這項工作才算真正的完成，如果沒有對這些有價值的文件進行歸檔和存檔，這就說明這些文件中的相關事項還沒有完成，是檔案工作的不完善性，這對于檔案部門來說是非常危險的，再者，檔案具有存史和憑證等主要的功能，是任何工作不可以替代的[3]，例如在一個高校中，需要對學校的一個活動或重大事件進行記錄，就必須要利用檔案工作，一旦缺失了檔案的記錄，則會導致此所高校失去相關的歷史。

3.2 充分利用檔案工作的功能

例如對一個相關部門的中心任務進行檔案工作的服務，就必須要講究效益，盡可能將檔案功能和作用中隱性狀態轉化為顯性狀態，圍繞高校的中心任務做好服務[4]。

3.3 加強檔案工作隊伍建設

以人為本是新時期下科學發展觀的基本要求，對于檔案部門來說也是一樣，對于檔案工作的改革質量的好壞，主要取決于檔案部門專業隊伍的狀況，因此要加強對檔案部門內部專業人才的建設，為之后的檔案工作的提高奠定堅實基礎[5]。

3.4 推進檔案化信息建設是檔案部門的必要措施

檔案部門要利用當前信息化技術，在一定程度上提高信息化管理檔案文件的水平，推動檔案工作邁上一個新的臺階。

4 結束語

綜上所述，利用信息化技術的優勢可以推動檔案工作的建設，他們之間的關系是相輔相成，檔案部門在新時期下如何利用便捷高效的工作方式來簡化工作量，以適應時代的發展是檔案部門不容忽視的問題，完善和推動信息化建設是檔案部門保證工作高效的重要途徑。

參考文獻

[1]王麾. 電子文件檔案化是確保檔案管理完整與安全的必由之路[J]. 中國新技術新產品，2011，03：387.

[2]蔡艷莉. 辦公自動化環境下高校電子文件的歸檔與管理研究[J]. 成都航空職業技術學院學報，2011，04：68-71.

[3]何嘉蓀，史習人，章燕華. 后保管時代檔案學基礎理論研究——簡評文件構成要素論[J]. 檔案學研究，2010，01：4-8.

[4]王飛，劉冰，齊曉娣. 淺議電子文件對醫療機構檔案管理工作的影響及對策[J]. 內蒙古醫學雜志，2012，S7：165-166.

[5]安小米. 城市建設文件、檔案信息集成管理與集成服務的理論框架[J]. 檔案學通訊，2004，02：88-92.