檔案信息化管理優勢與安全問題分析

高蓓

摘 要：隨著科技的進步和經濟的發展，現代信息技術在生活中的應用也愈發廣泛，目前，信息技術在檔案管理中應用的程度也不斷加大，對檔案管理帶來了很多優勢，但是這一過程中也會出現很多安全性問題，這就需要相關人員加大重視力度，切實發揮出信息技術在檔案管理中的優勢，降低安全隱患，使用新技術對信息技術在檔案管理中出現的各種問題進行改善，切實發揮出其作用。

關鍵詞：檔案管理；信息化；優勢；安全問題；措施

1 引言

檔案在人們的生活中具有重要的作用，和人們的生活息息相關，隨著社會的進步，傳統的檔案管理方法已經逐漸落后于時代潮流，科技的進步也使檔案管理出現了翻天地覆的改變，常規的管理方法已經不能滿足人們的需求，這就需要在檔案管理中引入信息技術，能夠有效的提高檔案管理的效率，提升整個管理的質量，但是目前信息技術在檔案管理的應用中還存在一些問題，給檔案的安全帶來隱患，本文主要對檔案信息化管理的優勢及安全問題進行分析，并提出一些解決問題的措施，以便促進檔案信息化管理的發展。

2 檔案信息化管理的優勢

1.能夠提高對檔案的信息進行利用的效率。隨著現代科技的飛速發展，環保的理念也逐漸深入人心，這就使無紙化辦公愈發被人們所關注，在社會中的各個方面得到了應用。自動化辦公的程度增加，就會使紙質的檔案管理與數字化、信息化辦公間的矛盾與沖突不斷增加。檔案管理引入信息化之后，可以把檔案信息用數字和信息化的方式展現，進而可以在辦公的信息化系統內得到直接的應用，不僅可以有效解決上述矛盾與沖突，還能夠提高檔案管理的信息的利用率，使檔案的使用者更加方便。

2.可以使搜索的速度不斷加快，提高了檔案搜索中的準確性，傳統檔案管理的模式，在進行檔案的搜索時，需要工作人員在大量的目錄或者案卷中手動進行查找，不僅需要耗費大量的時間，查找的速度也很慢，而且容易產生錯誤。實行檔案的信息化管理之后，不僅能夠極大的提高對檔案的信息進行查找的速度，還可以極大的降低檔案的查找出現錯誤的概率，提高了搜索的準確度。

3.有利于檔案信息的共享與遠程的傳輸。傳統紙質的檔案，使用人員需要利用相關的部門進行檔案的查找，或者需要借助傳真和郵寄等方式，這些手段對使用者造成很多不便。使用檔案信息化管理之后，可以借助信息科技，很快的就把使用者需要的檔案信息傳送到其手中，節省了大量的人力與財力，為使用者帶來了方便，提高了信息使用的效率。

3 檔案信息化管理安全問題分析

1.檔案信息化管理中檔案的合法性和真實性問題。根據以往的經驗，紙質版的檔案需要相關單位的蓋章或者領導的簽字，很容易就可以辨別其合法性與真實性。但是檔案的信息化管理中，電子形式的檔案很容易被復制和 修改，這就很可能使檔案信息的真實與合法性受到影響。

2.保管的過程中出現的安全問題。對電子形式的檔案進行長期的管理會受到很多因素的影響與制約，例如，計算機軟件及硬件使用的壽命，計算機軟件與硬件的平臺和檔案的信息間一致性的程度等，這些都要進行妥善的處理，如果對其保管不當，就可能使檔案的信息受到損害，嚴重者可能丟失檔案的信息。

3.檔案信息在傳輸時出現的安全問題。檔案的信息化管理過程中，信息的傳輸一般都是利用互聯網進行傳輸，而互聯網形式的復雜就可能在傳輸的過程中出現安全問題，使傳輸的信息受到被偽造、篡改以及竊取的威脅，尤其是一些需要得到高度重視與保密的信息，傳輸中的安全問題對其有極大的影響，需要得到相關人員的重視。

4.計算機的病毒帶來的安全問題。信息化時代不可避免的會遇到計算機的病毒問題，這是全世界都面臨的重要安全問題之一，檔案的信息化管理中，電子檔案在傳輸與保存的過程中可能會受到病毒的侵擾，檔案信息化管理的系統也可能會受到相關的攻擊等，很多檔案面臨著被泄露的威脅，給人們的生活帶來很大影響，對檔案的安全也造成很大威脅。

4 應對檔案信息化管理安全問題的對策

1.對電子形式檔案的真實性與合法性進行改善。對于這一問題，可以使用加密技術進行預防，目前使用加密的技術主要有兩大類，即對稱與非對稱兩種。對稱性的加密主要指加密和解密的秘鑰是相同的，這種加密的技術應用比較廣泛；而非對稱加密是指解密和加密使用的秘鑰是完全不同的兩種，也就是說，加密秘鑰能夠公開，但是解密秘鑰卻不能公開，需要相關人員掌管，這種加密的方式在目前信息化檔案管理中的應用取得了很好的效果。使用非對稱的加密技術，能夠把加密的秘鑰在所有需要接受管理的檔案部門進行公開，由各個部門自行對檔案的管理進行加密，這可以有效的解決檔案管理中存在的真實性與合法性的問題。

2.可以建立健全完善的管理制度。檔案信息化管理中，電子檔案在形成和利用以及管理和保存等各個環節內，都可能會出現信息的更改或者丟失的威脅，而且那些已經被更改或者丟失的信息并不容易和及時的被發現。所以，對檔案進行管理的部門就需要建立一套統一管理的規章和制度，對系統中每份檔案生命的周期進行全程管理，確保每個環節電子信息的準確和完整。而且，對電子信息進行制作的人員需要對自己所做的檔案負責，在對信息檔案進使用時，只可以采取只讀的方式進行觀看，避免在使用的過程中對電子信息產生破壞。而且，機關活動中已經形成的電子文件在簽發后就不能對其進行更改，如果必須進行更改，需要經過相關部門的批準。

3.對電子信息使用的權限進行控制，一般來說，應用范圍比較多的方法就是向需要的用戶頒發使用的通行證，這些通行證一般由專門的符合、數字或者字母組成，對于相關的用戶來說，要想對檔案進行查看，就必須使用正確的數字或者符號進行輸入，這樣能夠有效的避免無關的人員進入檔案管理的系統。而且，在對檔案的訪問權限進行設置時，還要對訪問者身份以及檔案保密的等級等進行綜合的考慮。

4.可以使用監控技術對安全問題進行解決。監控技術是對訪問進行控制的技術中一種特別的形式，可以在檔案信息系統的外網和內網間設計一定障礙，也就是所謂的防火墻，可以對檔案系統人員的進出進行鑒別和監控，不僅能夠有效的減少無關的人員對檔案系統訪問的數量，還能夠降低一些需要保密的檔案泄露的概率，保證檔案系統中信息的安全，避免其遭到非法的侵犯。

5.可以引進新的理念和管理的技術。隨著信息科技的進步，很多行業都在某種程度上使用了高科技的技術。檔案的管理需要緊跟時代潮流，對傳統、落后的管理理念進行創新和改善，加大各方面投入的力度，從源頭上對檔案的信息化管理進行改善。

5 結語

綜上所述，檔案信息化管理在人們的生活中具有重要的意義，發揮了巨大的作用，加強對其安全問題的重視，采取有效的措施對其進行解決能夠切實有效的發揮出檔案信息化管理的作用，所以需要得到相關人員的重視。

參考文獻

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