新常態下談事業單位檔案的數字化管理

鄒薇

摘 要：近年來，計算機技術的不斷進步使得社會發展越來越趨向數字化、信息化，隨著事業單位檔案規模日益增大，致使我國檔案管理工作發生了較大的改變，特別是當前經濟新常態的提出，也要求檔案管理工作不斷創新、尋求突破，并逐步實現數字化，文章結合當下事業單位檔案數字化管理中出現的一些問題，提出了如何實現事業單位檔案數字化管理的具體措施。

關鍵詞：新常態；檔案管理；數字化；措施

1 引言

隨著我國社會經濟的不斷進步，對經濟的發展也提出了越來越多的要求，特別是最近要求“經濟發展實現新常態”的提出，使得我國對經濟發展有了新的定義。“新常態”一詞是習近平于2014年5月在河南考察時首次提出的，要求我國經濟適應新常態，謀求新突破。“新常態”的提出不僅適用于我國當前的經濟發展，對于事業單位檔案管理工作同樣適用，新常態中的“新”指的是在舊的形態的基礎上不斷尋求創新、謀求突破，這就使得事業單位的檔案管理工作也應向新常態看齊，與時俱進，不斷尋求創新管理模式，以達到高效的管理水平。新常態下，作為事業單位檔案管理工作，必須做到準確高效、井然有序、完整無缺，而要做到這些，依靠傳統檔案管理模式顯然是遠遠不能滿足的。近年來，隨著我國信息技術的迅猛發展，使檔案管理數字化成為可能，并經過不斷的發展，成為提高檔案管理工作效率最有效的管理工具。檔案管理數字化建設指的是使用計算機技術通過掃描、修正、分類、整合等信息處理手段，在不改變原始檔案信息的前提下對檔案信息以及檔案存儲形式進行一系列的信息化轉換，形成系統的數字化檔案，由于其具有辦公高效化、信息處理自動化、歸檔整理經濟化等諸多優點，逐漸被廣泛應用。然而，就目前數字化檔案管理的應用來說，由于傳統模式向新型模式轉換，其中必然會出現諸如信息安全、數字化操作等新的問題，認清這些問題所在并制定正確的處理處理，有助于單位的檔案管理工作變得更為數字化、現代化和效率化。

2 事業單位檔案數字化管理中存在的一些問題

2.1 硬件支持與軟件開發相對滯后

要實現檔案數字化管理，就必須要求其計算機硬件、軟件的開發與支持及時跟上，否則數字化管理將難以實現。由于事業單位檔案繁多量大，經常性的存在檔案繁冗及積聚量大等問題，如果硬軟件跟不上，則很容易造成系統遲鈍、緩慢，甚至出現崩潰，不利于數字化管理的高效率，硬件上，實現檔案數字化管理必須具備信息采集設備、信息存儲設備和信息利用設備等，但是從當前的發展情況來看還是比較欠缺的；軟件上，我國當前檔案管理室使用的軟件很多缺少信息管理功能，而且一些還不具備信息通用功能，到目前為止，相關軟件的開發與應用還比較落后。

2.2 信息管理缺乏統一標準，容易管理漏洞

檔案數字化管理必須要實現規范化與標準化，然而，由于目前我國事業單位檔案數字化管理剛剛興起，起步較晚，數字化管理水平不高，檔案室存檔業務的數字化特性非常差，對信息的收集、存儲、管理等沒有統一的標準，尤其是目前檔案目錄、細則等的相容性都非常差，此外，大多數歸檔都是以磁盤和優盤的形式，檔案技術標準、工作程序標準等都沒有完全實現，檔案數字化缺少統一標準，得不到全面推廣和使用，極易造成管理漏洞，這將對檔案數字化的發展產生了嚴重阻礙。

2.3 數字化檔案信息的安全問題面臨考驗

數字化檔案管理相比于紙質化管理雖具有諸多優點，但也有一定的弊端，檔案信息的安全問題便是一大考驗。由于數字信息有著較強的流動性，這便使得數字檔案在使用當中不斷的遇到更多網絡安全的風險，如病毒侵襲、黑客攻擊致使信息被盜取等，進而對數字檔案的完整性與真實性帶來嚴重的影響；另外，電子檔案信息的完整性也會受到考驗，在當今電子檔案的使用過程當中，很有可能存在人為因素，無意或有意的行為摧毀、更改或者增刪電子檔案的真實信息，而一旦數字信息被改變，將難以辨別，不留痕跡，因此，數字化檔案信息的安全問題必須受到重視。

2.4 數字化管理的平穩過度問題

由于我國檔案管理傳統的管理模式都是以紙質化管理進行，要實現檔案管理數字化，必須將紙質檔案轉換成數字化形式，這期間的平穩過度也是一大考驗。一方面，大量的檔案管理人員習慣于紙質檔案管理，對突然到來的數字化新型管理技術缺乏適應性及相關操作的技術性，既要滿足檔案管理技能以及一般計算機的操作，同時又要滿足特殊計算機的操作，這樣的管理人才嚴重匱乏；另一方面，由紙質檔案轉換成數字化檔案，信息的遷移過程也會出現問題，例如信息的丟失、信息錄入錯誤或人為篡改信息等，都會在不同程度上造成電子檔案完整性與真實性的破壞。

3 提高事業單位檔案數字化管理的有效措施

3.1 重視檔案數字化管理中相關軟、硬件的研發工作

事業單位要想加快數字化檔案管理進程，實現數字化管理的完美應用，就必須具備與單位自身管理相適應的軟件設施和硬件設施，因此，事業單位應重視檔案數字化管理工作，加強檔案數字化管理中相關軟、硬件的研發工作，如內部局域網的構建、各種通信子網、寬帶網的建立、數據庫管理系統以及相關操作系統的建設和應用、高性能服務器、大容量儲存設備等等，以實現數字化管理軟、硬件的及時更新與支持。

3.2 建立統一的數字化管理標準，實現管理高效率

建立統一的數字化管理標準，有助于更好地實現管理高效率，因此，事業單位應加強信息收集、存儲以及管理標準的制定工作，尤其是對于檔案目錄、內容細則等的相容性方面的規范標準上，此外，對于檔案技術標準、工作程序標準等制定上也應統一考慮，確保其規范化、標準化，全面保證網絡檔案使用安全機制、檔案使用制度、工作制度、檔案保密機制等可以相互聯系，以此來實現一體化的檔案建設文檔。

3.3 加強信息安全管理，提高檔案信息的安全程度

事業單位應重視信息安全的管理工作，尤其是對重要文件數據和檔案信息的網絡使用安全上，必須確保其信息的安全性。為此，事業單位應不斷加強后續防火墻的維護和訪問設置、及時安裝并更新殺毒軟件并做好重要數據及檔案的備份工作等，以便于最大限度的防止檔案信息受到網絡安全的威脅；另外，還必須做好檔案文件的保密工作，嚴格要求數字化檔案的管理機制，建立相應的安全等級以及訪問權限，盡可能的促進檔案信息安全保密程度的提高，減少人為破壞文件等不良情況造成的信息缺失與篡改等，全面的確保重要文獻、檔案以及系統的使用安全。

3.4 培養數字化管理人才，實現檔案數字化平穩過度

為實現檔案信息數字化的平穩過度，事業單位應及早做足準備，對相關管理人員進行專業化的技能培訓，加強管理人員對數字化管理軟件的操作技能的培訓，幫助他們及時適應并勝任新型數字化管理工作，確保檔案數字化管理的平穩過度。此外，事業單位也應做好相應的監督機制，確保在信息由紙質向數字化轉換過程中，實現個人檔案信息真實完整地轉換，避免因因為因素造成的檔案信息錄入錯誤、丟失等情況出現。

4 結束語

在新時期、新常態的發展背景下，事業單位應當從自身的管理實際出發，適應新常態下計算機信息管理的發展需求，與時俱進，不斷強化檔案數字化建設及檔案信息化的管理工作，徹底的擺脫傳統紙質檔案管理帶來的負荷，提高檔案管理效率，實現檔案管理的經濟利益，同時也應 加強電子檔案的信息安全管理工作，確保電子檔案的安全程度，促進事業單位檔案數字化管理水平的全面提高。

參考文獻

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