新時期的政府采購檔案信息化管理

摘 要：目前，信息技術正以高速發展的趨勢影響著人們生活的方方面面，而人們也享受著信息技術帶來的全新信息服務環境。信息技術的廣泛使用，逐漸成為當今社會科技發展的核心。信息技術核心化的發展為政府采購檔案管理的現代化提供了保障和資源。本文將針對新時期政府采購檔案的信息化管理進行闡述，希望對政府部位工作的開展提供一定的理論基礎。

關鍵詞：新時期政府；采購檔案；信息化管理

信息技術的發展為新時期政府采購檔案的創新管理提供了可能，本文我們將結合政府檔案采購工作現狀、政府采購檔案信息化管理優勢以及實現檔案采購的創新化管理等問題展開闡述，以供參考。

1 新時期的政府采購檔案信息化管理現狀

1.1 管理人員專業素質有待提高

新時期政府采購檔案的管理人員如何適應信息時代的發展？這是管理人員首要考慮的問題，解決這個問題還是要從管理員本身出發，提高自身的專業技術與素質才能從根本上解決這個問題！提高檔案建立意識，如果管理員不能樹立一個良好的檔案建立意識，將很難意識到檔案收集的重要性，最終導致管理員對檔案出現的情況不能進行及時有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進行專業的管理知識培訓，掌握檔案管理專業知識，懂得控制與維護檔案信息資源的有效性、可靠性與實時性，根據電子檔案的特性進行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計算機的不斷發展，檔案管理員的計算機錄入知識已經得到普及，但是這并不意味著每個人都能很好的操作，相反，管理員對于相關軟件及數據庫的掌握還有待提高，除此之外，知識結構老化與服務技能單一的情況依舊存在，政府一定要對這些問題進行改進，因為這種落后的技能已經不再適用信息技術應用的新要求。

1.2 檔案信息化建設的不規范性

縱觀大局，我國政府采購檔案的信息化建設其實還處于起步期，這就導致了管理員在對檔案的管理上具體操作不規范的現象，說到底還是因為政府統一管理機制的缺乏，最終造成了各個集中采購機構采購檔案的規范性差、開發性差、服務性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統與網絡建設形勢并不能與采購檔案信息資源共享的要求相適應。再具體的操作過程中，有的機構甚至會出現將信息化僅用于采購檔案的錄入，這樣無疑造成了人力、財力、物力的浪費，極大的降低了利用率。

1.3 安全保障的缺乏

這種安全保障的缺乏主要體現在兩方面，一方面來源于檔案管理安全意識的缺乏，另一方面來源于管理方法的缺乏。管理員對檔案管理認識的模糊性，往往造成采購檔案信息丟失泄密的情況發生，給政府部門甚至國家帶來嚴重的損失。信息技術在檔案管理中的運用為新時期政府采購檔案管理提供了高效、快捷的管理方法，從而大大提高了檔案采購的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應用提高了采購工作的地位與作用，另一方面它也帶來了一定的安全隱患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發生都極易影響檔案的準確性與安全性。

2 新時期的政府采購檔案信息化管理的優勢和重要性

2.1傳統的檔案管理具有數據大、分類復雜等缺點，造成了查詢時間的耗損，另外，傳統檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲害的侵擾，從而導致了檔案資料存放的不長久性，傳統檔案這種費時費力的管理已經相當落后，不能適應社會發展的需求。

2.2新時期的政府采購檔案信息化管理在中學美術檔案管理上的運用，將在很大程度上彌補傳統檔案的弊端。

（1）便于查閱：新時期的政府采購檔案信息化管理使得檔案進行統一的信息化管理，其完整性便于查閱；

（2）節省空間：這種信息化的管理節省了資料儲備空間，不用再大費周章的進行大空間的歸納，，與傳統的紙質資料分類相比有明顯的優勢；

（3）利于維護：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對相關檔案的維護，提高了管理效率；

（4）節省勞力：傳統管理的復雜性往往需要在對檔案的管理上花費相當多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運用的簡單化與精細化具有方便快捷，效率高的特點，節省了勞力；

（5）方便檢索：信息化管理的另一大優勢體現在使用上，傳統的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進行一一勘察，而信息化管理則可以直接通過編制檢索工具，進行關鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。

（6）通過政府采購檔案的信息化管理，對于教育培訓機構而言，將會實現全國性教育平臺的構建，同時實現學校與圖書館在線統一的局面，最終得以接入互聯網和政府教育平臺；最重要的是，政府通過自己出資的方式對教育資源進行購買，然后提供給學校和學生；針對性的加強信息技術能力的教育和培訓，以適應信息時代的挑戰。

2.3政府采購信息化與傳統最大的不同就是，它是依據計算機為基礎實現現代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網絡平臺提高了辦事效率，節省了辦事時間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益發展，政府也日漸重視采購檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區、跨行業、跨部門的聯合采購，形成了規模的集中采購。檔案信息化管理的運用服務了大眾，這是檔案現代化發展的客觀要求，也是社會信息化的重要要求。

3 新時期政府采購檔案信息化管理的創新對策

3.1 加強管理意識

提高管理員的檔案管理意識是整個檔案完善工作的第一步，也是關鍵一步，因為只有扭轉管理員的思想意識才能為信息化檔案采購工作的積極進行打好基礎。這種管理意識包括管理員的現代化意識、信息化意識、計算機管理意識等等。另外，政府應該對以往的檔案進行科學系統的完善，以網絡計算為依托，實現信息化的檔案管理系統，政府管理員要充分發揮自身的主動性，積極利用信息化成果進行檔案信息資源的開發，把不同層次、不同部門的辦公都實現自動化，將其納入統一的檔案信息化系統管理之中，促進管理工作水平的提高。

3.2 提高檔案信息化安全保障

政府一定要對檔案做好針對性的安全保密規定，以防檔案信息的流失，充分確保檔案的安全性與完整性。對網絡進行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測系統的安裝，從根本上保障系統的安全。

3.3 提高管理員技術水平

管理員技術水平的高低直接影響著政府采購檔案的信息化建設，因此，提高管理員技術水平是實現采購檔案工作創新的關鍵所在。新時期政府采購檔案管理的信息化創新要求管理員必須具備堅實的理論知識、專業素養以及現代信息技術，這種復合型人才的打造才是當前政府部門提高檔案管理水平的必勝法門。在職學習、脫產培訓、外出進修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專業知識，才能適應新時代提出的新要求，從而推進政府采購檔案信息化管理工作的開展。

3.4 檔案管理規范化

加強檔案工作的規范化管理，實現檔案管理標準的統一化，提高工作效率。同時，政府部門一定要解決好電子文件與紙質文件“雙套制”保存的問題，實現兩者之間的“通道”建設，針對兩者之間的特點，制定符合現實的管理規章制度。

4 結語

隨著社會經濟的日益發展，政府采購檔案信息化管理也要必須符合新時期的發展要求，在充分利用信息化成果的基礎上，實現政府檔案采購管理工作的創新，最大程度的保障檔案的安全性與完整性。本文對新時期政府采購檔案信息化管理方法的研究與闡述，希望對相關部位工作的開展起到一定的借鑒作用。

參考文獻

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作者簡介

邱靜，女，漢族，四川省資陽市，檔案館員，涼山州政府采購中心，研究方向：政府采購檔案。