淺談政府公共就業(yè)與人才服務機構對高校畢業(yè)生人事檔案的管理與思考

馬玉祥

摘 要：加強高校畢業(yè)生人事檔案管理是政府所屬公共就業(yè)和人才服務機構的重要職責。當前，政府所提供的公共社檔服務能力水平較低，并產生了很多不良社會后果，在綜合分析產生原因基礎上，進而提出了解決的具體措施建議。

關鍵詞：公共就業(yè)服務機構；高校畢業(yè)生；人事檔案；管理

高校畢業(yè)生檔案是國家干部人事檔案的重要組成部分，是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄。當前，在高校畢業(yè)生人事檔案管理方面，普遍存有“人事檔案無用論”的觀點和現(xiàn)象，表現(xiàn)在高校畢業(yè)生自身對檔案不重視，政府公共就業(yè)和人才服務機構對檔案管理和提供相關涉檔服務不到位，給高校畢業(yè)生今后接受選拔、任用、考核以及行政、事業(yè)單位結構調配方面，帶來了負面隱患和障礙。因此，在當前就業(yè)創(chuàng)業(yè)新常態(tài)下，無論從開展高校畢業(yè)生就業(yè)服務角度，還是加強人事檔案管理的角度，都應是公共就業(yè)服務機構的重要內容和工作職責。

1 人事檔案對高校畢業(yè)生的社會生活仍然起到不可或缺的作用

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校畢業(yè)生檔案是高校畢業(yè)生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、事業(yè)單位結構調配方面發(fā)揮著重要作用。當前，在人們日常生活中，人事的檔案的作用仍然不可或缺，諸如享受養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險等國家推行的福利政策方面，在個人辦理報考公務員、工資提升、職稱評定以及出國手續(xù)等，都起到最原始的依據(jù)作用，相關部門必須審查的材料之一。因此，加強對人事檔案工作管理，特別是高校畢業(yè)生的檔案工作，不僅是組織人事工作的基本要求，也是高校畢業(yè)生立足社會、謀求發(fā)展的基礎。

自2002年以來，我國實行“勞動者自謀職業(yè)、自主創(chuàng)業(yè)，市場調節(jié)就業(yè)，政府促進就業(yè)”的積極就業(yè)政策。高校畢業(yè)生就業(yè)也由國家統(tǒng)包統(tǒng)分，相應調整為推薦就業(yè)、自謀職業(yè)和市場就業(yè)的就業(yè)政策。做好人事檔案管理工作，就是為那些敢于到民營企業(yè)創(chuàng)業(yè)、敢于自謀職業(yè)、敢于自主創(chuàng)業(yè)的高校畢業(yè)生提供了配套服務，解決了他們的退路問題。所以，開展高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，是落實積極就業(yè)政策，做好公共就業(yè)服務工作、踐行“政府促進就業(yè)”的重要手段，必須抓緊抓實。

2 當前高校畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題

當前，高校畢業(yè)生人事檔案管理工作存在問題如下：。

一是個別地方對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作不重視。

主要表現(xiàn)為，在原人事部門所屬人才交流服務機構和原勞動保障部門所屬公共就業(yè)服務機構的整合過程中，對社會化檔案管理沒有充分的重視，故意削弱檔案管理機構力量，不單獨建立專門的檔案管理機構，不配備專職的工作人員。檔案管理設施投入嚴重不足，“防火、防盜、防蛀、防霉、防油、防輻射”設施不全，有的甚至連檔案庫房所必須的溫度計、干濕計、吸潮機等基本設備都沒配備。檔案管理制度缺乏，或者管理制度不規(guī)范、不完善，或者有制度不堅持、不執(zhí)行，隨意性極大，缺乏嚴格的管理措施等。檔案管理指導思想僵化，計劃經(jīng)濟年代的檔案管理思想嚴重，嚴重制約的檔案的利用和流動。

二是部分民營企業(yè)對人事檔案的作用缺乏足夠的認識。

檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案，可以清楚地了解員工過去的工作軌跡，總結經(jīng)驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據(jù)。

三是部分高校畢業(yè)生對人事檔案的作用也缺乏應有重視。

某學院04年畢業(yè)生張先生大專畢業(yè)以后，決心自主創(chuàng)業(yè)。他認為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒有什么用處，于是想當然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時期的創(chuàng)業(yè)之后，具有一定工作能力的張學生又進入了一家大型企業(yè)工作，企業(yè)要審查他的檔案，了解他以往的學習、工作情況，并為他購買社保。沒想到，由于畢業(yè)后未及時辦理檔案轉接手續(xù)，檔案卻找不到了。沒辦法，張先生只好通過補辦檔案里的各種證明，來補一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補回來了。向張先生抱有這種心態(tài)的高校畢業(yè)生大有人在。以某市近年接檔、轉檔和發(fā)檔為例，該市每年共接納各類畢業(yè)生檔案1.8萬份，實際每年發(fā)檔、轉檔約1萬份，現(xiàn)存歷年積存檔案，即所謂的“棄檔”有1.2萬 份，這充分說明了部分高校畢業(yè)生對自己人事檔案的淡漠心態(tài)。

以上情況的存在，導致了高校畢業(yè)生人事檔案管理工作產生了一系列的問題和矛盾。一是“死檔棄檔”加大管理成本。據(jù)不完全統(tǒng)計，全國各級人才流動中心管理保存的330萬份人事檔案中，就有60多萬份與主人失去聯(lián)系。二是“人質檔案”制約人事流動。隨著人才流動的加快，一些單位為留住人才或逼迫跳槽人員辦清相關手續(xù)而扣留人事檔案。2015年5月，某企業(yè)醫(yī)院因13名高校畢業(yè)生擅自離職而強制扣留了他們的人事檔案，導致這13名畢業(yè)生聯(lián)名狀告公共就業(yè)和人才服務機構不作為，沒有及時提供檔案托管服務項目，使他們的人事檔案成為了“人質檔案”。三是“檔案克隆”引發(fā)人事糾紛。有的單位為引進更多高層次、高學歷、高水平人才，或為了單位升格達標，紛紛出臺各種優(yōu)惠政策吸引人才，甚至作出重建檔案的承諾。人事檔案成了原單位和新單位人才“拉鋸戰(zhàn)”的焦點，引發(fā)人事糾紛。四是“注水檔案”透支社會信用。人事檔案關系到個人職位升遷、工資水平、福利待遇等切身利益，有些人便在檔案上打起了主意，涂改、偽造檔案，假工齡、假年齡、假學歷、假職稱等材料被塞入檔案，以致出現(xiàn)了“學歷越來越高，年齡越來越小，工齡越來越長，獎項越來越多”的現(xiàn)象，這就使檔案的信用功能大打折扣。近幾年新聞媒體報道的學歷造假、年齡造假、黨齡造假的案例，實質就是反映了社會公共人事檔案管理不到位的問題。

3 公共就業(yè)服務對人事檔案加強管理的措施建議

1、加強公共社檔服務的立法建設。一是從國家層面出臺高校畢業(yè)生離校后人事檔檔管理制度。建立全國統(tǒng)一的高校畢業(yè)生人事檔案管理制度、轉遞制度、接收制度、歸檔制度、借閱制度和產權歸屬制度及相關的服務收費標準制度。二是從立法的角度，規(guī)范政府應提供的涉檔服務機構、服務內容、服務項目和服務標準。目前，山東省人力資源和社會保障廳在即將提報省人大常委會審議的《山東省人力資源市場管理條例》（草案），將檔案托管服務列為政府所屬公共人力資源服務機構的服務內容，成為我國目前唯一對社會公共檔案管理服務進行立法規(guī)范的省份，為我國社會公共檔案管理的社會化邁出了可喜一步。

2、加強檔案管理機構建設。在新一輪的事業(yè)單位改革中，著重加強社會化檔案管理機構建設，在行政隸屬上可以屬于各級人力資源管理機構，按照可按每管理萬冊檔案數(shù)額，科學確定專兼職工作人員編制。加強檔案庫房建設投入，確保正常業(yè)務開展所需經(jīng)費需要。

3、加強檔案管理制度建設。根據(jù)檔案管理和使用要求，加強檔案管理制度建設。規(guī)范的檔案管理必須建立完善的保管制度，包括材料歸檔、檢查核對、轉遞、保衛(wèi)保密和統(tǒng)計等方面的內容 ，建立人事檔案利用制度 ，包括人事檔案利用的方式、人事檔案利用的手續(xù)、出具證明材料的手續(xù)等內容。

4、實現(xiàn)“分類管理、配套服務”。根據(jù)目前檔案管理實際，建議將歷年高校畢業(yè)生檔案分成三類進行管理，分別提供不同的服務內容。一是把當年從院校轉來檔案，列為“過渡類”，僅提供兩年的免費保管責任。二是把超過兩年擇業(yè)期、但未辦理檔案接轉手續(xù)的，列為“托管類”，由專業(yè)人員進行整理、清理，納入人事檔案業(yè)務管理。三是把自主從業(yè)、靈活就業(yè)等非正規(guī)就業(yè)人員的檔案，列為“代理類”，加強檔案管理，并配套提供社會保險代理、職稱評聘、年度考核、黨團管理、戶口承接等相關社會事務的配套服務。