淺談醫院檔案管理

司榮玲

摘 要：隨著我國市場經濟模式的初步建立，醫院的建設與發展也處在一個非常的時期。因此，準確把握新時期醫院發展的特點，適時調整，加強醫院檔案管理，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。檔案不僅涉及到醫院本身歷史發展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫看病的醫療文書檔案、病理切片資料、X線膠片、各種檢查圖文資料等等，關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。因此，加強醫院檔案在醫院管理中有著非常重要的意義。

關鍵詞：檔案管理

1 醫院檔案管理中存在的問題

醫院工作的中心是醫療，醫院管理的重點是如何提高醫療技術水平，改善環境條件，為病人提供優質的服務。因此，在院管理和建設中，一般不夠重視檔案管理，主要表現在以下幾個方面。

（一）檔案管理格局混亂，管理機構不健全，管理職能不明確。醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分屬各個業務部門管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。

（二）檔案管理制度不健全，檢查督促考核不落實。在醫院管理中，一般都按照衛生局要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核。

（三）檔案專業人員素質參差不齊。目前我國檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發展的要求懸殊較大。

（四）對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的進步，社會的發展，檔案的內涵和外沿都在發生變化。特別是在醫院，檔案的范圍由當初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發展到今天的膠片檔案、病理切片檔案、各種設備檢查的圖文檔案、實物檔案、印模檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數據檔案等等。由于對納入檔案管理的內容沒有明確的要求，各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

（五）醫患關系的變化，使病案受到前所未有的重視。一方面由于醫療費用的普遍上漲，超出了普通群眾的承受能力，患者對醫院存在戒心；另一方面，常規意義的消費者觀念被引用至醫療活動中，當治療效果不甚理想時，就怪罪醫院，要求賠償。這其中病案往往成為雙方爭奪控制的焦點。病歷的質量尚存在很大的缺陷。提高病案書寫質量，完善病案管理也就成了迫切的任務。

（六）未將檔案管理與醫療業務建設同步規劃、同步發展。在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都作了比較詳盡的規則。而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫院管理水平的提高，影響業務技術的發展。

（七）醫院檔案管理水平不高，現代化管理手段應用較差。隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

綜上所述，醫院檔案面臨深刻的變化，這些問題的出現既是我國現代體制出現的一種轉折，也是科技不斷發展的必然。因此，醫院必須正視現實，調整管理思路，改進檔案管理的方法，應對形勢的要求。

2 對策

（一）加強檔案法的學習，增強醫院干部、職工的檔案意識，特別是領導干部的檔案管理意識。領導重視是檔案管理的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳檔案工作，使醫院領導、醫院管理者、醫院職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的模糊認識。并且由于受到人員、設施、經費等方面的限制，檔案管理工作很易受到冷遇。提高各級干部檔案工作認識，才能使檔案工作順利開展。

（二）理順關系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。同時，要拓展檔案的歸檔范圍。醫院由于處于一種特定的條件下，面臨諸多新的問題。因此，拓展歸檔范圍，加強有關內容的收集是檔案工作的新課題。如醫院經營方面，所進行租賃、承包、核算的方案、協議等應實行歸檔收集。又如提倡采購招標，其招標方法、程序、協議、合同也應進入歸檔材料之中。所以，要進一步健全檔案管理組織，落實專人收集。

（三）重視人才培養，提高人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。要將檔案人員培養納入醫院人才培養計劃，通過專業培訓、知識更新、進修學習等，提高業務水平，建立檔案管理人才梯隊，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

（四）開發檔案資源，為醫院工作服務。檔案資源的開發利用是檔案管理的主要目的，通過檔案深層次開發，提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時，通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設。

（五）加強病案的規范化建設。檔案管理必須強調制度化，病案是醫院檔案的重要內容。要加強對醫務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫務人員從思想上以予以重視，嚴格要求，養成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規章制度，加強病案書寫規范化的培訓。當前在病歷書寫中存在代上級醫師簽名的現象，反映了各級醫師對病案書寫的嚴肅性缺乏應有的認識，要強化管理抓落實。實行監督制度，對病歷實行抽查，有獎有罰，要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業精神和態度，也反映了醫療質量的好壞。病歷質量低下，很可能由此引起醫患糾紛。

（六）制定相應的考核制度。檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴格把關，責任到人，還須建立相應的考核制度。醫院將此內容納入科室管理責任書之中，將檔案管理與科主任工作實績考核獎懲掛鉤，明確科主任對科室檔案工作的管理責任，要求科主任抓好歸檔材料的收集、整理，促進了檔案管理的規范化。

（七）對檔案工作實行現代化、信息化水平建設。高科技的發展，也使醫院檔案增添新的內涵。一方面，醫院檔案門類較多，尤其較繁忙的醫療業務活動，須保留大量的業務歸檔材料，如病案、影像資料，每年幾萬份，全部以傳統的方法貯存，將占有很大的庫房。另一方面，高科技的發展，也使檔案載體更加豐富多樣。如今醫院計算機管理十分普遍，有的醫院甚至嘗試應用電子病歷。雖然，電子病歷由于它缺乏法律效用，它的信息與載體的相對分離，如何保證原始真實性，尚有待探討。但它以數據庫的形式，以電子文本進行貯存、調閱，不失一種值得嘗試的方法。因而實行數據庫的形式進行歸檔也是發展中的必由之路。

總之，醫院檔案管理工作是一項長期復雜的系統工程，作為醫院歷史的守護者，檔案管理工作者應立足現實，本著對醫院歷史高度負責的精神，積極研究對策，耐心細致地做好醫院檔 案管理工作。