試論中學檔案綜合管理的規范化建設

郝芳

摘 要：檔案是各類社會組織在實踐活動中所形成的歷史貢獻，是人類文明積累和知識傳承的原始記錄。如何使檔案及檔案管理工作符合國家和教育主管部門法律法規的基本要求；符合分門別類，統一收集整理，妥善進行保管的基本條件；符合齊全完整，編研利用，信息交流的基本目標，本文僅就中學檔案綜合管理的規范化建設提出一些粗淺的看法和認識。

關鍵詞：中學檔案；綜合管理；規范化；建設

作為重要的信息資源，進行有效地管理利用，檔案就一定能在各項工作中發揮積極作用，成為促進各項事業發展的有力工具。從中學這一普通教育機構來說，我們很清醒的看到：檔案工作與學校其他不斷發展、完善的教學工作相比，顯而易見存在著不小差距；與國家相關的法律法規要求相比，差距更大。檔案工作在相當多的學校也僅僅停留在簡單的文書收發、資料混雜，零亂堆放，很少整理歸檔的隨意狀態。

1 中學檔案的重要性

中學檔案是提供學校辦學考證的依據在學校進行示范性高中評估的過程中，評估組專家對照高中督導的各項指標以及普通高中教學水平評估指標體系，對學校辦學理念、發展規劃、辦學特色、師生發展、教學管理、教學保障、教學實施、教學效果等方面的情況做了全面評價。關于學校各方面的情況，單靠專家組到校檢查的兩天里聽取報告、現場考察、師生座談、問卷分析是沒有辦法清晰了解全部內容的，還需要學校檔案提供資料，作為考證材料。

中學檔案為后來評估工作的材料組織提供了可靠的參考、輔助資料，評估匯報材料等。如學校自評報告以及辦學特色材料均是依據學校檔案來起草和編寫的。同時，學校檔案還有助于完善評估工作中的各項具體材料，衡量學校辦學質量和教學成果的重要憑證。記錄著學校的沿革變遷、實踐經驗、教學成果等的歷史過程，具有真實性、原始性、直觀性，為評估材料提供了最真實的第一手資料。中學檔案是學科考試和教師業務工作情況的重要組成部分評估材料是對照評估體系各項指標來進行組織、篩選、整理的，因此，評估材料與學校檔案在收集范圍、形式、對象等方面上存在著區別。

2 中學檔案管理不規范之處

2.1 領導不重視檔案室

學校領導只是在上級檔案部門檢查工作時，才象征性地抓一抓這方面的工作。學校領導及各級部門的檔案意識相當薄弱，必然造成收集檔案材料的困難和資金投入的減少，從軟硬兩方面制約著檔案工作的進一步發展。時間久了材料丟失比較多。

2.2 檔案室現代化程度低

一些大型的檔案館已經采用了計算機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機、復印機等等設備，但對于中學檔案室來說是根本不可能，充其量只有臺計算機，也沒有規范的檔案管理軟件。所以對于中學檔案室來講建立數字化中學檔案室，就是紙上談兵，從目前情況看是不可能的實現的。

2.3 檔案管理人員總體素質低

如果不是專職，而是兼職的檔案管理員還要處理檔案之外的其它繁忙的工作，并且人員流動性非常的大，他們都沒有受過專業訓練，每年檔案局組織的一兩天的短期檔案管理業務的培訓班，也無法完成正常的檔案管理的業務工作，更不用說中學檔案管理的規范化和科學化了。

2.4 管理制度不完善

雖然檔案室都是各種制度上墻，如《學校檔案歸檔制度》《學校檔案保密制度》《學校檔案借閱制度》等等。散失、泄密現象時有發生，雖然學校的檔案不至于如國家機密被泄那樣嚴重，但問題也是很大的，直接影響學校的整體發展。檔案的分類方法，學校檔案分類標準都是十幾年不變，已經跟不上時代的變化，缺少時效性和創新性。

3 加強中學檔案規范化管理的對策

3.1 學校領導應重視檔案管理

中學在檔案管理上應有專門的檔案管理工作小組，組長可由副校長擔任，組員由各部門負責檔案整理的人員構成。檔案員應選用素質高、通業務的人員。根據檔案室規模大小可選用檔案員1～2人。學校領導應高度重視檔案管理工作，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領導小組，建立完善的檔案管理工作制度，形成檔案管理體系機制，積極推進學校檔案管理工作發展。

3.2 制度健全，落到實處

檔案室的管理要有健全的管理制度，使得管理更加規范化，管理有章可循。如《檔案工作管理辦法》、《檔案室工作保密制度》、《檔案銷毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案人員崗位職責》、《檔案管理工作小組成員職責》等。檔案員的年度考核以此為依據，小組其他成員可將此考核結果按比例記入其年度考核中。檔案的管理嚴格按制度進行，檔案管理工作小組定期或不定期要對檔案管理進行檢查，發現問題及時糾正，使檔案更好地發揮它的作用。

3.3 硬件配套，延長檔案使用壽命

為了使檔案如期達到它的作用期限，檔案室可設在陰面，應配有必要的檢測儀器，如溫度計和濕度計。硬件建設是提高檔案水平的保障，同時也是保證檔案管理質量的最佳手段。要專門設立綜合檔案室，添購檔案管理設施設備，分類存放，編檔管理，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

3.4 實現管理現代化，拓寬服務領域

隨著社會科技的進步，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向，一方面利用現代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理。另一方面利用現代化管理手段將管理檔案信息及時提供給學校領導、各教研組和社會有關部門，提供便利的查閱，提高使用利用率，使他們親身體驗到檔案信息的價值，促使他們更積極主動地配合檔案部門做好檔案工作。

3.5 與時俱進，努力與校園文化建設相結

學校檔案是展示學校自身形象和價值觀建設成果的重要載體，因此學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下，努力體現獨具個性的文化氛圍，努力與德育教育各類活動相結合，成為校園文化建設的重要基地.

4 結束語

中學作為未來人才基礎教育的機構，其歷史責任的關鍵作用是不容置疑的。學校基礎性的檔案綜合管理工作，能夠有力的反映出學校教學質量和管理水平，不能不給予極大的重視和認真的落實提高。

參考文獻

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