論市場經(jīng)濟下如何完善事業(yè)單位檔案管理工作

閆超

摘 要：在社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展環(huán)境中，事業(yè)單位是國家發(fā)展建設(shè)的核心部門。因此具有重要的作用。在對事業(yè)單位進行管理的過程中，逐漸發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在一些問題，直接影響著事業(yè)單位檔案管理水平的提高。針對這一情況的出現(xiàn)，必須要加強對檔案管理工作的具體落實。本文將以住房公積金中心這一部門的檔案管理工作為例，探究在市場經(jīng)濟發(fā)展的過程中是如何開展內(nèi)部檔案管理的，希望可以在今后的工作中實現(xiàn)檔案管理水平的進一步提升。

關(guān)鍵詞：市場經(jīng)濟；檔案管理；事業(yè)單位

在國家行政機關(guān)以及社會發(fā)展的過程中，離不開對內(nèi)部檔案的管理，在其中涉及了國家發(fā)展與建設(shè)的方方面面，這是事業(yè)單位得到和諧穩(wěn)定發(fā)展的重要工作。本文中所提及的住房公積金中心是社會保障體系中的重要組成部分，也是國家重要的事業(yè)單位之一。在對檔案進行管理的過程中，發(fā)現(xiàn)檔案在查閱以及利用方面還存在不少的問題，這在其他事業(yè)單位中也是十分普遍的問題。因此本文重點討論了如何有效的開展檔案管理工作，針對典型的問題嘗試找出解決對策，希望在今后的工作中能夠令檔案管理水平得到穩(wěn)步的提升。

1 事業(yè)單位檔案管理的重要性

在當前的事業(yè)單位檔案管理中，首先對這一工作的認識并不深刻，因此才會造成檔案管理存在大量的問題，嚴重影響了事業(yè)單位管理水平的提升。因此，相關(guān)管理人員應(yīng)該明確的認識到，檔案管理是事業(yè)單位解決與應(yīng)對問題的有效依據(jù)，同時也是指明今后出路的基本前提。在檔案管理中，不僅包含了對行政工作的詳細記錄，同時也包含了對財務(wù)檔案的管理以及對人事檔案的管理等內(nèi)容，這些都是檔案管理中的組成部分，并且每一部分所側(cè)重的問題均有所不同，檔案管理的內(nèi)容絕大部分都與事業(yè)單位的發(fā)展具有密切的聯(lián)系。因此要想促進事業(yè)單位的發(fā)展，就要從檔案管理的有序進行入手，將檔案管理予以應(yīng)有的重視，這樣才能適應(yīng)新時期發(fā)展的要求，滿足市場經(jīng)濟的需求。在具體實踐的過程中，檔案管理的水平還有待進一步的提升，這也是當前工作中的重點任務(wù)之一，因為筆者發(fā)現(xiàn)當下事業(yè)單位的檔案管理工作還存在不少弊端，有待進一步解決。

2 事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題

首先，檔案的利用率與檔案管理的投入不成正比。檔案管理的最終目的就是能夠?qū)n案進行有效的利用，如果不利用它，那么也就失去了管理檔案的價值。以住房公積金中心為例，在該事業(yè)單位中，檔案管理的主要內(nèi)容就是對其存繳情況進行詳細的記錄，以便用戶進行查找，對繳存業(yè)務(wù)進行詳細的分析。但是在實際工作中，相關(guān)工作人員很少利用之前的檔案，這些檔案實際上已經(jīng)對過去的工作情況進行了充分的研究，所以這些數(shù)據(jù)是可以直接利用的。重新研究與分析必然會浪費大量的人力、物力，所以造成檔案使用的效率不高，因此，檔案管理水平的提升也就變得遙遙無期。

其次，檔案管理制度欠完善。建立健全的檔案管理細則、規(guī)范是保障檔案管理工作有序開展的前提條件，但是就目前的內(nèi)部檔案管理現(xiàn)狀來看，很多住房公積金中心仍未制定完善的檔案管理制度，對于“誰來管”“怎樣管”“如何應(yīng)對檔案管理中的失誤”等問題尚無明確的指引。例如，單位內(nèi)部由于缺乏對檔案管理的約束，相關(guān)責(zé)任歸屬與分工不明確，以致出現(xiàn)問題之時各個部門相互推諉責(zé)任。此外制度規(guī)范不嚴謹，也讓檔案管理人員存在忽視檔案管理保密的風(fēng)險，導(dǎo)致機密檔案泄露，而這種失誤給單位整體形象損害是難以估量的。

第三，管理人員專業(yè)素養(yǎng)待加強。檔案管理信息化的水平不斷提高，在為檔案管理工作提供了先進的科技手段之余，也向檔案管理人員提出了新的要求。一直以來，單位工作的重點通常都是擺在行政與經(jīng)濟效益之上，檔案管理工作常被視作可有可無的存在。由于對這一工作的重視度缺失，很多檔案管理人員多由各個部門抽調(diào)就職，并未接受過專業(yè)的檔案管理職業(yè)技能培訓(xùn)。而且，目前內(nèi)部檔案管理中采用紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的檔案管理方法，電子檔案的發(fā)展要求檔案管理人員除了具有傳統(tǒng)的檔案管理技能外，還應(yīng)掌握相應(yīng)的信息庫處理技術(shù)，而目前多數(shù)檔案管理人員明顯對信息技術(shù)的掌握程度不夠，不能滿足內(nèi)部電子檔案管理的需求。

3 發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理工作實效的方法

增加對事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)投入力度。若要發(fā)揮檔案管理工作應(yīng)有實效，首要增強事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理的認識，只有當領(lǐng)導(dǎo)深刻了解到檔案管理的重要性，才會大力對該工作的支持力度，成為檔案管理體系建設(shè)的堅強后盾。再者，加大對資金的投入力度，完善檔案管理工作中的硬件、軟件設(shè)施需求，以此提高檔案管理系統(tǒng)的安全性和完整性，維護檔案系統(tǒng)在日常工作中的高效運轉(zhuǎn)。此外，還要實時追蹤與檔案相關(guān)各種信息的處理進度，及時更新數(shù)據(jù)資料，保證各項數(shù)據(jù)的可靠性和完整性，提高檔案管理的信息化水平。

積極做好檔案的保密管理工作。身處于信息大爆炸的時代，信息的傳播速度以及傳播范圍都比之前更快、更廣。如果各種檔案信息都在互聯(lián)網(wǎng)上進行交流傳播，將會嚴重威脅到單位的信息安全，為部分檔案的保密性管理埋下了隱患。因此，在進行檔案管理中必須嚴格開展檔案保密工作，定期維護檔案信息安全。例如，可以建立相關(guān)的檔案保密管理機制，對檔案的各種數(shù)據(jù)信息設(shè)立實時動態(tài)安全預(yù)警報備；或是讓單位員工，尤其是檔案管理人員提高對檔案信息化管理安全性的重視，長期強化對檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，防止信息的從內(nèi)部丟失。

要想進一步完善事業(yè)檔案的管理工作，就要重視對檔案進行信息化的管理。在市場經(jīng)濟發(fā)展的過程中，信息化技術(shù)已經(jīng)滲透在各行各業(yè)的工作中。所以加強在檔案管理中信息化的投入，是符合市場經(jīng)濟發(fā)展要求的一項舉措。也是從現(xiàn)實角度出發(fā)開展的一項工作。采用人工的方式進行檔案整理，在記錄的過程中會比較復(fù)雜與繁瑣，并且要想實現(xiàn)檔案的更新，往往需要一段較長的時間，這些詬病的解決需要以信息化的檔案管理為前提，這樣才能滿足檔案信息管理的需要。這對于住房公積金中心以及與人們生活息息相關(guān)的事業(yè)單位來說，是十分迫切的一項要求。在具體的措施方面，可以建立信息化的檔案管理平臺，實現(xiàn)資源共享，令人民大眾充分的利用這一平臺隨時進行信息的查詢，避免時間的浪費。

4 結(jié)語

綜上所述，在今后事業(yè)單位檔案管理的過程中，應(yīng)該重視對檔案的有效利用，充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，實現(xiàn)信息化的管理。同時也要注重對檔案的保密化管理，這樣才能對事業(yè)單位的發(fā)展起到積極的促進作用，希望通過本文的論述能夠為事業(yè)單位在今后的檔案管理工作起到一定的幫助。

參考文獻

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