對基層檔案規范管理工作的建議

翟茉莉

摘 要：基層檔案是社會群眾的基礎性材料，也是各行各業人員工作生活的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分。對基層檔案進行規范管理，對國家的社會經濟發展有一定的導向作用。然而，我國目前基層檔案的管理并不完善，存在管理意識差、檔案殘缺、人員配置不合理等現象，嚴重阻礙了基層檔案的規范化和標準化進程，因此，針對這種現象，本文對基層檔案管理工作提出建議，希望對相關部門有所幫助。

關鍵詞：基層檔案；基礎性材料；規范化管理；管理意識

1 引言

基層檔案，是歷史的鏡子，反映著社會群眾工作與生活的方方面面，作為歷史記載的第一手資料，基層檔案的規范化管理顯得尤為重要。只有基層檔案做得扎實牢靠，才能還原歷史的真面目，才能更好的為社會的發展服務。由于前期的基層檔案工作沒有得到高度的重視，存在一些管理不規范的現象，因此，建立健全基層檔案管理工作機制勢在必行，使基層檔案管理走上科學化和規范化的道路。一個單位或企業能否健康的發展，檔案管理工作在其中起到重要作用，它不僅是衡量業績和管理水平的標尺，也記錄著企業經營的經驗和教訓，能夠為其今后的發展提供有效的借鑒意義。

2 基層檔案管理的現狀

下面，我們就以下幾個方面分析基層檔案管理的現狀。

2.1 檔案管理人員綜合素質有待提高

據調查，我國基礎檔案管理人員的文化水平和業務素質不高，擁有初級和中級檔案專業技術職稱的職工占少一部分，因此普遍缺乏相關的理論知識和業務素質，對國家的一些方針政策、法律法規并不熟悉，其文字表達能力、收納整理能力以及計算機水平都達不到要求，這為基層檔案工作管理帶來較大的困難，在一定程度上阻礙了基層檔案事業的發展。

其次，基層檔案管理人員的變動較為頻繁。由于此項工作為基層服務人員，不僅工作程序復雜繁重，而且待遇不高，因此很多高學歷的人員不愿意從事這樣的工作，還有的人將基層檔案工作作為今后晉升的跳板。這樣便導致工作人員不斷跳槽，崗位變動頻繁。但基礎檔案管理需要較高的工作連續性，因為工作人員必須熟悉工作流程且具有較強的專業素質，基層工作人員的不穩定直接給檔案管理工作帶來負面消極的影響。

2.2 對基層檔案管理工作的重視程度不高

基層檔案管理部門一直是個不被重視的部門，有的人認為它可有可無，甚至有人認為它的存在是對人力資源的浪費。部分領導對于檔案人才的選用存在較大的隨意性，認為檔案工作誰都能干，因此在財力和物力方面的投入不足。同時，基層檔案工作者自身也存在重視程度不高的現象，很多人消極怠工，產生放任自流的思想，也有人覺得對檔案工作兢兢業業是種“小題大做”、“大材小用”的表現，這種思想狀態下很難使檔案管理工作得到積極的發展。

2.3 基層檔案管理工作缺乏制度化的管理程序

首先，基層檔案的歸檔不及時、不合理，應歸檔的檔案不歸檔的事件時有發生。其次，檔案號的排序存在不規范的現象，據了解，很多案卷都沒有立卷人的標識和簽名，組卷混亂現象嚴重，這會直接導致材料的丟失，也給檔案的查找工作帶來困難。同時，檔案工作中所需的硬件設施陳舊落后，無法滿足自動化辦公的需要，降低了工作效率。

3 對基層檔案規范化管理工作的建議

針對以上問題，我們不難發現基層檔案管理規范化的工作任重道遠，我們需要建立長效的運行機制，不斷完善基礎檔案管理工作。下面，我們從以下幾個方面對基層檔案規范化管理提出建議。

3.1 建立有效的管理機制，形成檔案管理網路

建立科學有效的管理機制是檔案工作步入正軌的基本保障，首先要根據國家相關法律法規的規定，嚴格落實檔案的收集、整理和歸檔工作。對于基層檔案的保管、借閱和使用要制定出一套嚴格的程序，使所有工作人員按程序辦事。為了避免檔案的丟失，還可以建立責任追究制度，使每個人各盡其責，嚴格對檔案的借閱和歸檔進行登記。其次，為了提高基層檔案工作的效率，提高科技含量，可以建立從科室到部門間的管理網絡系統，使檔案的整理、收集、匯總、編輯、入庫、借閱等環節都有專人負責，使檔案管理網絡不留死角。單位可根據實際需要，為檔案室配備專職檔案管理員和電腦操作員，對于招聘人員進行學歷和職稱的要求，保證基層檔案管理工作高效運轉。

3.2 提高對基層檔案管理工作的重視程度

基層檔案管理工作作為一項基礎性工作，對于社會主義物質文明和精神文明具有積極的意義，也是各級部門義不容辭的責任。單位領導要高度重視基層檔案工作，認識到檔案管理對于經濟發展的促進作用，從而增加對監督的責任感和使命感。可以豐富檔案工作的宣傳教育活動，提高工作人員的檔案法律意識。條件較好的單位可以在檔案室安置電腦和攝像頭等高科技設備，不斷提高基層檔案管理的信息化水平。其次，員工也要加強對自身工作的責任感的培養，對檔案工作高標準、嚴要求，建設好規范化的綜合檔案室，做到通風、避光、防盜、防蟲、防潮等一系列保護措施。

3.3 建立基層檔案規范化管理工作小組

基層檔案規范化管理工作小組的建立，要指定一位德高望重的單位領導擔任組長，選擇檔案管理專業人員為組員，組建一個管理辦公室，做到領導力量不減，班子不撤，工作不松，為基層檔案的管理提供可靠的保障。明確管理小組的檢查、考核與獎懲制度，并定期進行工作總結，各小組成員進行工作報告，領導給予指導，及時解決檔案管理工作中出現的問題和困難。同時，可以定期對管理小組進行培訓，使他們能夠與時俱進，不斷更新技術水平。在此過程中，要格外注重檔案的收集工作，增強檔案收集的針對性，制定相關的計劃，并分階段、分重點的完成，為日后的整理和借閱提供便利。

4 總結

綜上所述，基層檔案工作程序繁瑣冗雜，卻意義重大，需要工作人員投入極大的耐心，也需要工作單位提供大量的人力、物力。但是，要想將檔案工作做好并不容易，不僅需要專業的技能，也需要高度的責任心和奉獻精神。因此，要想提高單位的基層檔案規范化管理工作，需要從多方面共同努力，一是提高對檔案刮泥工作的重視程度和責任意識，而是積極采用高科技來提高檔案室的信息化管理水平，使企業和單位能夠從檔案中獲取有效的信息，進一步推動經濟的長效發展。

參考文獻

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