檔案管理規范化路徑探析

汪茂琳

檔案是歷史和記憶的化石，對于記錄過往，啟示未來具有重要的意義。做好檔案管理工作，對于任何一個單位都具有十分重要的意義。但是在目前的工作中，很多單位都存在著檔案管理不規范，造成一些史實資料的流失，這些都會影響著業務工作的開展。本文旨在通過探討檔案管理規范化的路徑，為更好的做好檔案管理工作提供一定的幫助。

1 檔案管理工作的作用

檔案是指在工作的過程中留下來的一些文字圖片影像資料，檔案資料對于記錄一個單位的歷史，發展過程具有重要的作用。它能夠幫助當前的人了解過往的情況，從而幫助決策。檔案資料也是一種回憶，能夠喚起人對于過往的記憶，從而在過去和現在之間建立一種感情的連接，以促進當前工作的開展。通過檔案管理，人們可以方便的查閱一些資料，從而從過去工作中總結經驗教訓更好的開展當前的工作。

2 目前檔案管理工作存在的問題

檔案管理工作十分重要，但是目前來看，在各個單位的具體工作中，檔案管理被放在了一些不被重視的位置，很多人認為檔案管理只是業務工作的輔助，更愿意花費較大力氣去開展業務工作，從而忽視了檔案管理工作。整體來看，檔案管理工作存在著以下幾個方面的問題：

1.檔案管理的相關制度不全

在很多單位，檔案管理工作都具有極強的隨意性，沒有建立起相關的檔案管理工作制度，對于檔案資料的整理也僅僅停留在對于一些重要文件的保存，而對于檔案管理的范圍，保存管理的方式，管理的流程，借閱利用的辦法等相關工作的具體操作沒有明確的規章制度規定。這就造成在檔案管理過程中存在著很多不規范的地方，使得檔案管理工作無章可循。

2.檔案管理的專業度不夠

檔案管理工作是一項具有技術型的工作，需要專業的知識，如果檔案管理者的專業素養不足，在檔案管理的過程中則很可能造成工作出錯。但是就目前來說，各個單位雖然都有檔案室以及檔案員，但是專職檔案員的數量則相對較少。很多單位都是從事行政的人員做兼職檔案員，沒有專門的學習過檔案。在其他工作之外，負責檔案管理的工作。即使是專職檔案員，也很少有人擁有檔案管理相關的資質。從事檔案工作的人普遍專業素養不足，導致檔案管理的專業度不夠，檔案管理工作存在著不規范的現象。

3.檔案管理的安全度不足

檔案是歷史的記錄，涉及到一些工作內容和工作情況，可能影響到一個單位的發展，因此，對于檔案管理，必須要重視對于檔案資料的保密，增強檔案管理的安全性。現在很多單位對于檔案的管理，都是僅僅停留在保存的階段，對于檔案的安全性則重視不足，既沒有專門的檔案室，也沒有建立起相應的安全防范措施，使得檔案丟失，被盜等情況時有發生，此外紙質檔案容易受到環境的影響，也會出現發霉等一些問題，影響著檔案的有效利用。

4.檔案管理的現代化手段不足

在現代科技情況下，數字化應用到工作生活的各個方面。檔案管理也應該采用一些現代化的手段，以此提高檔案管理的工作效率。但是在目前的檔案管理中，對于現代化的信息手段的利用還遠遠不夠，很多檔案還都是以文字資料的形式進行保存，數字化的保存還普及的不足。

5.檔案管理的存儲利用不足

檔案的保管是為了利用，但是在目前，很多單位只是對檔案進行保管，則利用相對不足。很多檔案只是堆放在檔案室內，查找和利用都多有不便，加上紙質檔案數量比較多，檢索系統不健全，使得查找和利用起來十分不方便，這些不方便影響著檔案的作用的發揮。

3 檔案管理規范化的路徑

針對檔案管理中存在的問題，必須要進一步強化檔案管理個做，加強對于檔案的規范化，以更好的發揮檔案的作用。具體來說，可以從以下五個方面入手：

1.健全檔案管理的制度

制度的健全是做好檔案管理工作的基礎。在檔案的管理工作中，一定要建立起完善的制度，通過制度的規范作用，來保證檔案管理工作的規范有序。通過建立起相應的制度，明確存檔范圍，調閱流程，存檔步驟等，方便檔案員的管理，也方便各個相關部門對于檔案的保存。

2.檔案管理要由專職專業人員負責

檔案管理人員是直接從事檔案管理工作的人員，其自身的專業素質極大的影響著檔案管理工作的開展。因此必須要建立起專門的檔案管理人員的培訓制度，通過對于檔案管理人員的專業素質的提升來完善檔案工作。一是要選用較為專業的檔案管理人員，提升檔案管理人員的整體素質。二是要對現有的檔案人員進行培訓，提升其知識能力和素質。三是要建立起專職檔案管理人員的制度，從而保證檔案管理人員的專業性。

3.重視檔案安全

安全性是檔案管理工作的核心，重視檔案的安全管理，是檔案管理工作中重要的環節。在檔案管理的過程中，一定要加強對于檔案管理的安全性的重視。構建檔案安全管理的人防技防措施，避免檔案發生遺失盜竊的情況。也進一步優化檔案儲存和保管的環境，設置適宜的溫度濕度，提升對于檔案管理的科學化水平，從而保證檔案的安全。

4.采用數字化存儲

現代化的存儲方式是提升檔案管理工作的關鍵，在檔案的管理工作中，要加強對于現代化技術手段的利用。采用數字化的存儲手段，一是能夠節省檔案存儲的空間，二是能夠快速檢索，方便檔案的調閱和利用。因此，在紙質檔案存儲的基礎上，要增加電子化的存儲。將檔案進行掃描和備份，從而保證檔案的有序完成，方便檔案使用。

5.加強檔案的利用

檔案管理的目的是充分的利用檔案，從而幫助當前的工作完成。因此，要進一步提升檔案的利用效率。一是加強對于檔案查閱的方便程度，通過對于相關的流程和制度的規范，使各個部門的工作人員能夠明白檔案調閱的流程，方便他們進行檔案借閱。二是可以開通一些電子化的借閱平臺，將一些非涉密信息進行公開，方便使用者能夠自行進行檢索和借閱。

4 結論

檔案管理工作對于一個單位的發展具有重要的意義，因此必須加強對于檔案管理工作的重視程度。分析檔案管理中存在的問題，可以發現檔案管理的相關制度不健全，檔案管理者專業素養不足，檔案管理安全性不足，檔案管理現代化手段運用不足，檔案管理利用度不足成為制約檔案管理的核心問題。針對這些問題，必須進一步完善相關的制度，提升檔案管理者的專業素養，加強檔案管理安全性的重視程度，采用現代化的管理手段，增強檔案的利用效率。從而切實讓檔案發揮出其應有的作用。

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