貴陽數字檔案館的建設研究

摘 要：貴陽市檔案館是中共貴陽市政府直屬的文化事業單位，率先建成數字檔案館是其的重要任務。貴陽市數字檔案館已上線運行，設有檔案門戶網站“貴陽檔案信息網”，預計到2018年，市檔案館館藏數字化率將達到50%。筆者調查貴陽數字檔案館的現狀，發現數字檔案館存在的問題并提出相應的解決措施。

關鍵詞：數字檔案館現狀；建設；對策

數字檔案館是指以檔案管理的基本原理為前提，以信息網絡基礎設施為基礎，以數字化長期保存、資源共享與遠程服務為目的，通過信息管理系統與檔案網站，對由傳統檔案資源經過數字化轉換、由電子文件歸檔形成的數字檔案資源以及檔案館收藏的其他數字資料進行管理的新型檔案管理方式，其實質是一種序化的數字信息空間。

1 貴陽數字檔案館的建設現狀

隨著大數據時代的到來，貴陽也在不斷推進數字檔案館的建設。貴陽市數字檔案館已上線運行，設有檔案門戶網站“貴陽檔案信息網”。自2011年啟動總投資250萬元的數字檔案館建設項目以來，至今已基本建成數字檔案館基礎應用平臺和硬件建設。

貴陽檔案信息網（貴陽市數字檔案館）設有網站首頁、局館概況、新聞動態、信息公開等十二個主欄目。主欄目除了一些普通的主欄目外，還設有館藏指南、網上展廳、貴陽記憶（包括筑城掠影、貴陽掌故、解讀老照片）、互動交流等，其內容具有共性與個性并存的特點。各個主欄目均有延伸，還設有查詢對話框。檔案網站標題清晰，人性化設計比較強。首頁設有“在線查檔”、“在線咨詢”等提供的在線服務，還有“站內搜索”，在搜索框中輸入關鍵字，點擊搜索，便可查到相關檔案信息。這幾點就突出了貴陽市檔案館在建設數字檔案館的過程中，即考慮到熟悉、了解計算機的人，也充分考慮到不熟悉、不了解計算機的人，縮小了數字鴻溝，實現全民查檔的想法。

貴陽檔案信息網（貴陽市數字檔案館）除了早期的建立比較完善之外，后期的維護建設也相應完善。但仍然存在一些問題，比如館藏資源數字化率比較低，預計到2018年，市檔案館館藏數字化率將達到50%；網站檢索語言單一，沒有翻譯成除中文以外的多種外國語言，不便于檔案資源的交流與互通；檔案專業性較強的信息提供較少，一次檔案較少，更多的是一些館內文件——二次檔案信息。

2 建設發展中存在的問題

數字檔案館的建設不可能是一蹴而就的，貴陽數字檔案館在實踐中勇于嘗試，在理論上不斷探索，盡可能地做到理論與實踐相結合，但還是在建設中存在一些不可避免的問題。

（一）資金缺乏

數字檔案館的建設是需要大量的資金支持，經費匱乏則是制約我國檔案館館藏數字化建設的重要因素。貴陽市數字檔案館在建設過程中，需要對館藏資源進行“標準化”和“數字化”的整理，還要進行庫房建設和軟硬件設施的建設，檔案數字化就需要檔案館購置必需的音像采集設備、圖片采集設備、文字采集設備和電子計算機等現代辦公設備，這些都需要強大的資金支持。

（二）館藏檔案的數字化程度較低

“存量數字化”是我國數字檔案館普遍存在的問題，所以要不斷加強對館藏資源數字化的整理。2015年，貴陽市數字檔案館已上線運行，市民可以在線查閱300多萬頁數字檔案資料，同年完成200萬頁。預計到2018年，市檔案館館藏數字化率將達到50%。

（三）信息不健全，訪問量低

貴陽檔案信息網（貴陽市數字檔案館）主要提供的檔案類型主要是圖像和文字檔案信息，缺少具有聲音、視頻信息；網站內對館藏、檔案部門工作、信息公開、在線查檔等的數字化文字信息較多，而對檔案專業性較強的全總目錄、案卷目錄、全宗檔案等信息提供較少，網站中歷史價值和現實價值的檔案原文和圖像等一次檔案較少，更多的是一些館內文件，檔案部門文件、簡報、新聞、領導視察等二次檔案信息等。訪問量低這一問題在貴州的各檔案信息網站中同樣存在。這種現象從側面反映了人們的檔案意識太低，各部門對檔案的重視程度不夠高。

3 應對措施

（一）貴陽市檔案局應加強對數字檔案館的建設，加大投入資金

加大對檔案檔案工作的支持保障力度，事關檔案事業持續發展、協調發展和安全發展。貴州省最為西部大開發的重點省份，其發展是有目共睹的。貴陽市檔案館應繼續加強對數字檔案館的建設，加大資金投入力度，使得數字檔案館的建設具有更加堅實的支持和保障。通過從意識、資金、技術和宣傳教育等各方面對貴陽市數字檔案館建設提供支持，促進數字檔案館的建成。

（二）重視人才培養，建設一支高專業、高素質的館員隊伍

數字檔案館的建設與檔案人員息息相關，只有數字檔案館人員意識有所提高，才能從根本上解決數字檔案館建設的一系列問題。因此，加強檔案工作人員素質與能力的培養，既要了解基礎的檔案專業知識及其管理理論，還要熟練掌握計算機網絡的應用，不斷培養和引進數字檔案方面的復合型人才。還要加強與高校的合作，提高學校師生乃至全民的檔案意識，提高數字檔案館的實用性，推動數字檔案館對檔案的宣傳與引導作用，切實展示檔案的社會公眾效用，最終實現檔案網站以及檔案的真正價值。

（三）豐富館藏資源，建立健全數字檔案館

館藏資源是數字檔案館的“頂梁柱”，要不斷豐富館藏資源。如美國在線檔案館存檔175000份野生動物的聲音，英國民間歌舞協會也將本國傳統的民間舞蹈、歌曲、風俗等檔案在線向公眾免費開放。貴陽數字檔案館在建設過程中，就要結合貴州本土特色設立相關專題，展示貴州的風土人情。目前，貴陽檔案信息網就設有“貴陽記憶”，還有一些圖片及網上展廳，但是還是缺乏音像方面的檔案，應加強對聲音、視頻檔案的收集。只有健全網站內各方面檔案信息，讓查詢者初次訪問網站是就能感受到站內信息量豐富、直觀并且布局合理，給人舒適感的同時能夠充分利用檔案網站健全的檔案信息，以消除檔案查詢者對檔案利用的困惑，完成對檔案的有效利用，實現檔案的現實價值。

（四）加強對電子文件管理，加快檔案數字化

加快數字檔案館的建設需要加大電子文件的收集歸檔力度。由于計算機的普及，電子文件源源不斷地產生，各個黨政機關產生的公務文件部分符合檔案歸檔的要求，將這些公務文件和相對應的紙質載體文件一并歸檔，可以加快檔案數字化，豐富檔案數字化資源，從為適應社會發展的需求，為社會公眾提供高質量、方便快捷的利用服務。貴陽市數字檔案館不僅要實現電子文件的資源共享，還有對其進行合理的維護與管理。首先是建設數字檔案室，利用局域網實現本單位電子文件信息共享，其次是建設數字文件中心，依托全市電子政務網實現面向全市各單位電子文件共享，第三是全面實現網絡環境下的館室一體化。

4 總結

隨著大數據時代的到來，數字檔案館建設與利用成為了發展的趨勢。數字檔案館的產生與發展以提供檔案服務為基礎，與傳統檔案館形成了有機的互補，為檔案利用者提供專業服務。貴陽數字檔案館從開始建設至今，都在不斷地轉變其工作方式，既能提供傳統的檔案服務，又能滿足需求者的信息技術需求。貴陽數字檔案館的建設一直都以服務廣大檔案利用者為目標，并在不斷地豐富館藏資源，提升檔案管理人員意識，加快檔案數字化。最后，隨著檔案意識在不斷向前發展的形勢下，數字檔案館的建設也在與時俱進，不斷創新，完善各方面功能，為檔案利用者提供更加便利的需求。

文獻參考

[1]王芳.數字檔案館學[M].北京：中國人民大學出版社，2010.

[2]賓雁.貴陽市檔案館建一流平臺 打造檔案事業升級版[N].貴陽日報，2015-06-09.

[3]黃霄羽.外國檔案事業史[M].北京：中國人民大學出版社，2015.

作者簡介

徐雙（1994-），女，山東濟南，本科，檔案學專業。