醫院人事檔案信息的開發與利用

黃淑丹

摘 要：隨著經濟與科技的迅猛發展，不可否認當今世界推動其進步的便是人才，那么毋庸置疑醫院強有力的競爭手段之一就是強業務、高素質人才，而在人事檔案中存儲豐富的人才信息，如今已成為各醫院急需競爭力。從醫院提高競爭力的角度來說，開展全面性的人事檔案信息開發利用與完善人力資源的合理性配置，將會起到決定性的作用。

關鍵詞：醫院；人事檔案；信息開發；利用

眾所周知，醫院的人事檔案資料是醫院人才信息的重要載體，既是醫院個人檔案，那么必將記載著個人在人生之中評定的價值所在，這是一個人的人生價值證明最直接的形式也是醫院必不可少考究人才的參考依據。隨著社會的不斷發展，醫療機構也在不斷對其進行改革，這些措施的執行給醫院人事檔案管理工作提出更高的要求，加大了人事檔案管理干部隊伍建設的現實壓力，從完善醫院內部的管理體系為突破點，以此推動醫院擁有更好的發展前景。本文主要就當前醫院的人事檔案信息開發利用與分享管理存在的問題以及解決措施進行探討。

1 醫院的人事檔案信息開發與利用管理的典型問題和產生原因

（1）檔案信息管理意識薄弱

就目前而言，社會經濟快速發展的今天，檔案信息不能直接或間接實現它的經濟價值利益，各大醫院均普遍存在著注重醫療事業的發展而輕視人事檔案信息的管理，對于人事檔案信息的管理意識僅僅停滯于保存的層面上，沒有真正認識到人事檔案信息開發利用的重要性，特別是負責檔案管理人員也認為當今社會對于人才還是更看中實際表現，一般情況下檔案并沒有什么作用，導致其在現實工作中不受重視，出現了只要做好檔案信息管理不丟失以及能夠應付查檔和外調即可的思維方式，完全忽略它的深刻內涵及用途，忽略可將其利用到人才開發層面上。

（2）檔案管理方式落后

從醫院實際目標管理工作調查中可以了解到，醫院的人事檔案管理基本上都不在醫院的目標管理考核之中，同樣也可以發現多家醫院機構在人事檔案管理方面，缺乏制定適應于自身發展的規章制度亦或是管理體制的不健全，甚至對醫院人事檔案信息的管理還停留于手動管理檔案的層面上，而新時期是信息化時代，檔案信息數據庫的建立可謂是時事所趨，此舉對醫院人員的信息錄入帶來便利的同時，也簡化檔案信息的檢索及利用分析工作。當然醫院人事檔案資料的儲存室結構建設不合理，防火、防潮與防蟲的基礎設施不健全，以及基礎設備的配套不完善和基礎設備的老化等情況，這是醫院綜合考慮其運行成本，最終導致無力于撥向檔案資料儲存室維護建設工作的結果。

（3）檔案信息資料不全面

現今醫院專業技術人才在社會中流動性活躍，導致檔案信息的收集過程中經常出現一些資料缺失狀況，且也存在大量人事檔案信息填寫過于簡單或是隨意，如：工作經歷、培訓學習、家庭成員與社會的關系等，對年度考核流于形式，年度考核內容年年都填一樣，只是數字稍加改動，或三十字內概括一年工作，記錄的材料內容前后矛盾的情況，更甚者為適應招工單位的年齡條件肆意夸大年齡或減小年齡的舉措，嚴重降低人事檔案信息的可靠性；也不乏檔案資料中不符合標準的紙張、資料歸檔不及時等原因導致檔案材料殘缺不全的情況，這些不規范操作的存在直接影響到檔案材料系統的完整性和規范性。

（4）管理檔案信息資料的人員缺失

由于人事檔案資料管理者沒有具體的考核標準以及特別的技術含量要求，導致醫院的人事檔案信息資料管理者大多數為身居多職的兼管工作，亦或是沒有任何基礎經驗的“門外漢”管理檔案工作；再之，雖然設置了完善的管理制度，由于檔案人員自身素質問題，忽視或形同虛設，在日常工作中常常是檢查不到位，人員不落實，處理不及時，結果是解決不了問題，檔案安全管理也就沒有制度約束，在之檔案資料的管理工作在工作環境、工資待遇上不如同一階層其他人員，無法激發檔案管理者的主觀能動性，導致檔案管理人員思想消極，缺乏積極進取的工作精神，嚴重影響工作及服務的質量。

2 醫院人事檔案信息開發與利用管理的解決措施

（1）強化人事檔案管理意識

隨著人事管理制度改革的持續發展，有效規范醫務人員執業行為，尊重醫護人員勞動價值，各醫院相繼制定出全員目標年薪制、年薪計算工分制等相應的工資制度與職工工作量掛鉤的改革措施，可基本滿足醫院對人事管理的需求，也促進醫院在公平、公正的客觀條件下，為醫院充分發掘、合理利用人力資源提供重要參考依據。

（2）規范檔案管理，完善檔案管理制度

醫院人事檔案管理工作主要可將其概括為：收集資料、鑒別資料、收入檔案、檔案保存、檔案整理、檢索和提供保密等，其中最基礎性工作是檔案信息資料的收集工作，也是后續工作的前提條件。由于檔案填寫的來源范圍廣泛通常有：醫院的辦公室、人事部門、黨委辦公室以及醫務科、護理部等機構及本人，所以各部門之間增加交流聯系是及其必要的，不僅可以及時追補缺失資料還能夠持續補充新的資料，當然對材料的鑒別工作是檔案信息資料真實性的必要保證，嚴格按照規定對不符合標準的材料及時退回，做到村料完整，不失散不積壓。對于檔案材料管理要嚴格按照《干部檔案工作條例》及《干部檔案整理工作細則》來進行。（3）提高人事檔案管理者的素質

檔案人員的安全意識薄弱直接影響著檔案信息的安全。在傳統檔案管理服務模式的影響下，檔案工作人員面對信息時代的檔案工作呈現出了滯后的狀態，提高人事檔案管理者的素質就是為醫院未來發展奠定基礎，不斷完善符合醫院實際的人事檔案管理工作人員責任制度，保證經過專業的檔案管理業務培訓，并持證上崗，方可接手人事檔案管理工作，平時要加強檔案業務學習，積極參加上級主管部門組織的業務培訓，以提高業績技能，保證檔案管理是在科學有效的情況下進行。

（4）正確處理人事檔案信息保密和開發利用

檔案保密的目的是為維護國家和人民利益，提供檔案的利用是發揮檔案的價值。保密與利用看二者是對立的，但是只要我們認真加以研究，掌握其中規律，二者卻是統一的。檔案人員要有較強的事業心和責任心，遵守紀律，把握好檔案的使用范圍，保證檔案的絕對安全，適度開發利用，在工作業績及工作能力方面的資料要著重充實，而受文化教育、專業知識程度以及參加的各類資格考試等材料均應及時放置于檔案資料之內，對個人的綜合考察、醫院選拔、聘用人才提供更高效的信息服務。

（5）對醫院人事檔案資料進行現代化、合理化、科學化管理

提高人事檔案資料管理效率，加強其規范化，合理開發和利用，增加檔案資料的生命力及靈活性，調整管理方式，轉變管理思維，使人事檔案材料物盡其用。隨著網絡、數字信息化的不斷發展，醫院應該開發利用現代信息技術，建立和完善人事檔案數據庫，保證人事檔案信息的動態管理和維護，強化檔案工作人員的安全意識。保障檔案信息的安全，特別是檔案信息建設與管理人員的流動帶來的安全隱患，不斷完善信息檔案的整理制度，解決好安全問題，才能保證檔案信息化建設高速有效地發展。

3 結語

綜上所述，一份集準確性與精確性于一體的人事檔案資料，不僅僅能夠全面地反映出個人的教育水平、道德行為、職業素養以及工作業績等基本信息，更能夠根據歷史性評價推斷出其后續發展情況，對于醫院的人才選取、潛力發掘、人才分配等問題均起到了關鍵性的作用。

參考文獻

[1] 韓穎，王玲. 高校人事檔案利用工作的現狀與對策[J]. 黑龍江史志. 2007（02）

[2] 簡書紅，李淑瓊，涂強. 談高校人事檔案信息資源的利用[J]. 蘭臺世界. 2007（11）