淺談胡家山水庫建設(shè)及配套工程的檔案管理

成蕓

摘 要：工程技術(shù)檔案管理容易被人們所忽視，通過介紹胡家山水庫工程管理局多年來對(duì)水利工程檔案的重視和管理經(jīng)驗(yàn)，論述了檔案管理對(duì)整個(gè)工程的重要作用，目的使廣大水利工作者在今后的工作中把工程技術(shù)檔案擺在重要位置。

關(guān)鍵詞：工程檔案；水庫建設(shè)；灌區(qū)配套

胡家山水庫位于昭通市東部的六沖河上游左支流潑機(jī)河的干流上游胡家山小河（麻塘河）的水稗田處，行政區(qū)劃屬昭通市鎮(zhèn)雄縣塘房鄉(xiāng)大擢魁辦事處的水稗田村。水庫流域地理坐標(biāo)：東經(jīng)104°56′25″～105°0l′15″，北緯27°29′35″～27°33′20″。水庫壩高63m，壩頂長231m，灌區(qū)總干渠全長24.9km，工程任務(wù)為灌溉和農(nóng)村人畜飲水，工程設(shè)計(jì)灌溉面積3.5萬畝，農(nóng)村人畜飲水人口5.69萬人、牲畜2.58萬頭。水庫多年平均供水量1438.5萬m3。其中：灌溉供水量1213.5萬m3，農(nóng)村人畜飲水供水量225萬m3。水庫死水位1594.80m，正常蓄水位1626.50m，設(shè)計(jì)洪水位1630.51m，校核洪水位1632.79m，興利庫容1025.1萬m3，總庫容1542.3萬m3。工程2011年開始動(dòng)工，到2015年主體工程已完成，2016年配套工程開始建設(shè)。

胡家山水庫為Ⅲ等中型水利工程，主要建筑物有：大壩、溢洪道、輸水隧洞、輸水干渠。大壩、溢洪道、輸水隧洞為3級(jí)，次要建筑物為4級(jí)，臨時(shí)建筑物和渠道工程為5級(jí)。

結(jié)合該水庫工程建設(shè)檔案管理工作，筆者從以下幾方面作粗淺探討。

1 加強(qiáng)水庫各建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的各項(xiàng)管理

1、將項(xiàng)目檔案工作納入工程質(zhì)量行政領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任制，把項(xiàng)目文件的收集、管理納入工程建設(shè)計(jì)劃；納入各承包機(jī)構(gòu)和有關(guān)部門的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制，并制定相應(yīng)的檢查、考核措施。

2、建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，配備專、兼職檔案工作人員，落實(shí)項(xiàng)目檔案工作的組織保證體系；建立健全項(xiàng)目檔案管理的各項(xiàng)制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

3、將項(xiàng)目檔案管理納入合同管理，在項(xiàng)目招投標(biāo)和簽訂合同時(shí)，設(shè)立專門條款。例如在勘察、設(shè)計(jì)合同的內(nèi)容包括提交有關(guān)基礎(chǔ)資料和文件期限、質(zhì)量要求、費(fèi)用等條款，施工合同的內(nèi)容包括技術(shù)資料等條款；將檔案管理納入合同管理，在合同協(xié)議中有關(guān)檔案的專門條款，取得檔案工作的主動(dòng)權(quán)。

4、堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。要求項(xiàng)目文件的收集、整理、歸檔和項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，要與項(xiàng)目的立項(xiàng)準(zhǔn)備、勘察設(shè)計(jì)、建設(shè)施工和竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。例如：施工各個(gè)階段中，檔案的形成、收集、整理要同時(shí)跟上；工程項(xiàng)目竣工時(shí)，竣工檔案資料的收集、整編、審定工作與工程竣工驗(yàn)收準(zhǔn)備工作同步進(jìn)行。

5、完善規(guī)章制度和竣工檔案的整編標(biāo)準(zhǔn)。結(jié)合工程建設(shè)特點(diǎn)，制定各項(xiàng)目規(guī)章制度和管理辦法；其次參照《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，編制出項(xiàng)目竣工檔案的整編標(biāo)準(zhǔn)。

6、建章立制，狠抓落實(shí)。制度建設(shè)是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。檔案管理組對(duì)檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用制度進(jìn)行了整理和規(guī)范，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，做到了人員有職責(zé)、收集有范圍、鑒定有標(biāo)準(zhǔn)、查檔有目錄、借閱有手續(xù)、案卷有統(tǒng)計(jì)、工作有考核。經(jīng)常性地檢查檔案管理制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)檔案管理方面存在的不足和漏洞，及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)和解決，形成了檔案人員各盡其責(zé)、檔案管理工作規(guī)范有序的工作格局。

2 盡量挖掘有價(jià)值的原始資料

胡家山水庫配套工程檔案復(fù)雜得多，其整個(gè)工程技術(shù)資料來源于各個(gè)階段的工程施工；由于各建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)各異，這些是水庫及配套工程可行性研究和設(shè)計(jì)規(guī)劃的重要依據(jù)。確保有價(jià)值的原始檔案資料的齊全完整，在整個(gè)工程建設(shè)的每個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)揮著很大的作用。例如：在編擬灌區(qū)配套工程規(guī)劃中，利用了大量庫存科技檔案資料，查閱了多次規(guī)劃和水文資料數(shù)據(jù)，特別是水庫主體工程建設(shè)項(xiàng)目占配套工程最近一次設(shè)計(jì)方案，為工程規(guī)劃提供了重要依據(jù)，節(jié)省了大量的人力、財(cái)力和野外勘測(cè)調(diào)查作業(yè)時(shí)間，為整個(gè)工程打下了良好的基礎(chǔ)；另外水庫大壩是在建類型，借助了該水庫歷年來每個(gè)階段的準(zhǔn)備工作，從項(xiàng)目建議、立項(xiàng)、可研設(shè)計(jì)到實(shí)施方案的確定時(shí)，就借助了大量的圖紙和相關(guān)工程地質(zhì)、水文資料，為工程建設(shè)提供有利的依據(jù)。

3 水庫建設(shè)及配套工程檔案資料的收集

該工程檔案是水利工程科技檔案，其配套工程檔案是水利科技檔案的一部分，是專業(yè)技術(shù)人員勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，它產(chǎn)生于整個(gè)建設(shè)的全過程，包括項(xiàng)目的提出、可行性研究報(bào)告、決策設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、質(zhì)量監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、運(yùn)行使用等過程形成的應(yīng)歸檔的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種現(xiàn)實(shí)運(yùn)行使用等過程中形成應(yīng)歸檔的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種現(xiàn)實(shí)記錄，它的來源涉及到勘查設(shè)計(jì)單位、建設(shè)施工單位、工程監(jiān)理單位、材料設(shè)備供應(yīng)單位等許多部分，做好該工程檔案工作，主要從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、完善制度，強(qiáng)化責(zé)任制入手，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，確定檔案人員細(xì)化責(zé)任，明確分工，并加強(qiáng)與相關(guān)單位的聯(lián)系與合作，做到了水庫建設(shè)與配套渠道工程的檔案收集工作與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行，其中包括以下幾個(gè)方面：

（1）建設(shè)施工技術(shù)資料。必須在項(xiàng)目實(shí)施的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行文件資料的收集、整理，包括工程地質(zhì)基礎(chǔ)材料、規(guī)劃設(shè)計(jì)書、招投標(biāo)書、施工合同、工程預(yù)算、工程驗(yàn)收竣工報(bào)告、交接書等，還有施工質(zhì)量保證資料和質(zhì)量管理資料，這些資料在施工過程中形成由施工單位負(fù)責(zé)，在檔案接收時(shí)，要和工程技術(shù)人員一起檢查資料有無失實(shí)現(xiàn)象。如：鋼材水泥質(zhì)量證明，各構(gòu)件、配件合格證書等。水庫主體工程最重要的是地下、水下等隱蔽處的項(xiàng)目驗(yàn)收記錄以及各種測(cè)試記錄，它反映人眼看不到的工程內(nèi)容，是日后工程維護(hù)、改造、擴(kuò)建的重要依據(jù)，是正常運(yùn)轉(zhuǎn)的保證，必須有工程技術(shù)人員核準(zhǔn)，確保翔實(shí)可靠的歸檔。

（2）竣工圖。凡按圖施工沒有變動(dòng)的，可用施工圖作為竣工圖。凡是在施工中有一般性設(shè)計(jì)變化，可在原施工圖上修改補(bǔ)充的，可由施工單位在施工圖上注明修改部分和修改依據(jù)及施工說明后作為竣工圖。凡結(jié)構(gòu)改變、工藝改變、平面布置改變、項(xiàng)目改變以及其它重大改變，原施工圖不能代替和利用的必須重新繪制竣工圖。

（3）聲像檔案。反映水庫建設(shè)及配套工程項(xiàng)目的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料應(yīng)按其種類分別整理立卷，并對(duì)每一個(gè)畫面有比較詳細(xì)的語言文字說明，有關(guān)單位特別是施工單位從施工初期就要指定專人負(fù)責(zé)收集，認(rèn)真做好記錄并隨時(shí)整理注釋，保證每個(gè)畫面清晰，文字簡潔明了。

4 水庫建設(shè)及灌區(qū)配套工程檔案的管理

胡家山水庫建設(shè)及配套工程管理工作和經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著緊密的關(guān)系，工程檔案的管理質(zhì)量是衡量整個(gè)項(xiàng)目工程勘測(cè)、設(shè)計(jì)施工、監(jiān)理驗(yàn)收等工作質(zhì)量的主要內(nèi)容。因此，在整個(gè)工程項(xiàng)目中確定有關(guān)技術(shù)人員，把本職工作中形成的各種材料按照技術(shù)文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行系統(tǒng)整理，同時(shí)，認(rèn)真查看材料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)補(bǔ)救，整理后分類立卷，做到字跡清楚、畫面整潔、裝訂整齊、保證案卷質(zhì)量，根據(jù)各檔案資料的特點(diǎn)及使用價(jià)值，按照《檔案法》規(guī)定，確定好保管期限，以便在日后工作中進(jìn)一步開發(fā)利用?？衫^續(xù)最大限度節(jié)省和優(yōu)化再建投資，提高檔案資料在新項(xiàng)目的科技含量。為水庫的中心工作服務(wù)，取得更大的社會(huì)效益、經(jīng)濟(jì)效益和生態(tài)效益。

5 結(jié)語

綜上所述，對(duì)水利工程建設(shè)檔案管理必須加強(qiáng)，工程項(xiàng)目檔案資料管理也是工程項(xiàng)目正常運(yùn)行最基本的保障，完善的工程檔案資料能讓相關(guān)的管理人員在工程的運(yùn)行中，能熟練掌握工程的狀況，對(duì)做好工程的維護(hù)以及維修改造，提高管理水平，發(fā)揮工程效益具有重要作用。

參考文獻(xiàn)

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