如何利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)做好學(xué)校檔案工作

王婷婷

摘 要：眾所周知，當(dāng)代的科學(xué)發(fā)展迅速，有許多黑科技的出現(xiàn)，方便人的生活、學(xué)習(xí)、工作的同時(shí)也使得信息的傳遞速度加快，在檔案工作中的管理中也是需要與科學(xué)技術(shù)的結(jié)合，在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展中去研發(fā)與檔案工作相關(guān)的技術(shù)，來使得學(xué)校的檔案工作的優(yōu)勢化和簡單化。

關(guān)鍵詞：利用；先進(jìn)的；科學(xué)技術(shù)；學(xué)校檔案工作

在21世紀(jì)發(fā)展的今天，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展加快了我國現(xiàn)代化的進(jìn)程，這同樣適用在檔案工作的發(fā)展中，在時(shí)間的發(fā)展下也證明了檔案的工作離不開先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的支撐。檔案是需要在時(shí)間的考驗(yàn)下的工作，原來的紙質(zhì)的檔案無法長久的保存，而檔案工作者需要做的就是盡自己最大的努力去保存紙質(zhì)的檔案，以便去查閱和利用。把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與檔案工作相結(jié)合，會(huì)使得檔案工作的簡單化，方便人的查閱。

1 學(xué)校檔案工作的內(nèi)涵

在學(xué)校的檔案工作最主要的就是對(duì)學(xué)校的檔案進(jìn)行保管與整理的工作，這項(xiàng)工作看似是非常的簡單，但實(shí)際上來說學(xué)校檔案的管理并不簡單，比如：成立時(shí)間較久的學(xué)校，之前留下來的紙質(zhì)的文件或者是檔案就非常的多，在日常的保護(hù)中需要非常的小心，因?yàn)橹暗募垙埐皇呛芎茫诔睗竦淖饔孟拢蜁?huì)損壞；再者對(duì)保存的環(huán)境的要求十分的嚴(yán)格，所以在學(xué)校的檔案室工作也是不容易的。

在80年代時(shí)，微型計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)帶動(dòng)了第三次工業(yè)革命的開展，并在90年代開始在家家戶戶普及并使用，直至今天計(jì)算機(jī)在不斷的發(fā)展，讓人們進(jìn)入到了信息時(shí)代。信息的采集、傳播、儲(chǔ)存都跨越了時(shí)間、地域的界限，在計(jì)算機(jī)上的信息的交流轉(zhuǎn)眼間就會(huì)到達(dá)你的眼前。這也是為什么在當(dāng)今社會(huì)強(qiáng)調(diào)科學(xué)技術(shù)的原因，在科學(xué)技術(shù)的發(fā)展中逐漸的改變?nèi)藗円酝墓ぷ鞯姆绞剑瑤ジ雍啽愕纳睿泊龠M(jìn)學(xué)校檔案工作的改革。

2 與學(xué)校檔案工作相關(guān)的先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)

1.電腦的運(yùn)用

電腦是一種用于高速計(jì)算的電子計(jì)算器，經(jīng)過時(shí)間的發(fā)展，人們對(duì)它不斷的進(jìn)行改進(jìn)，逐漸演變成今天我們所運(yùn)用的電腦的形式。在1946年，第一臺(tái)計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)到今天，計(jì)算機(jī)的功能在不斷的發(fā)生著改變，從能夠進(jìn)行數(shù)值運(yùn)算、邏輯運(yùn)算、具有存儲(chǔ)記憶到可以按照程序進(jìn)行運(yùn)算，自動(dòng)化、高速處理海量的數(shù)據(jù)的現(xiàn)代化的電子設(shè)備。所以大量的數(shù)據(jù)處理電腦是占較大優(yōu)勢的，如果開發(fā)關(guān)于檔案的系統(tǒng)來進(jìn)行運(yùn)用，那么在對(duì)檔案的管理的過程中可以節(jié)省很多人力和物力。

2.檔案的管理系統(tǒng)

在說到電腦的運(yùn)用上怎么能少得了，編寫程序的這個(gè)新的運(yùn)用方式。所謂的程序就是運(yùn)用電腦的語言在電腦上編寫一些列的方程來進(jìn)行運(yùn)用，最后用這些編寫成一個(gè)可以運(yùn)用的APP或者是系統(tǒng)。在系統(tǒng)的運(yùn)用上來說要比單獨(dú)的使用電腦來的更加的方便，還要編寫相關(guān)的程序，在程序運(yùn)行的中途，只需要人來簡單的掃描或者是輸入，然后讓系統(tǒng)自行來運(yùn)作，使得檔案的管理工作更加的快捷、方便。在掃描之后也可以運(yùn)用程序來讓電腦自動(dòng)為你所掃描的內(nèi)容進(jìn)行分類

3.檔案管理得現(xiàn)代化

隨著時(shí)間的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，在不久的將來一定會(huì)出現(xiàn)比電腦、程序的運(yùn)用更加方便的辦法來加快檔案的管理技術(shù)的進(jìn)步。比如：在以后會(huì)出現(xiàn)一種云端，可以自動(dòng)的掃描你所看到的內(nèi)容，然后再自動(dòng)的把這些內(nèi)容傳到云端上面。雖然現(xiàn)在的科技還不能支撐這種方式的出現(xiàn)，也只是一個(gè)猜想，但是要相信在今后的科技發(fā)展中會(huì)有更多的任務(wù)去實(shí)現(xiàn)這種技術(shù)。最實(shí)際的就是利用現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)上出現(xiàn)最多的目錄引擎來使在大量人的情況下讓他們能自主的找到自己需要的那份檔案，引擎主要還是運(yùn)用的電腦的普遍性，在指定的網(wǎng)站通過身份的驗(yàn)證來進(jìn)行簡單的查詢。

3 把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與學(xué)校檔案工作相結(jié)合

1.電腦與檔案管理得結(jié)合

在電腦運(yùn)用如此廣泛的今天，我們要從根本上出發(fā)去解決問題。對(duì)于電腦與學(xué)校檔案工作中的運(yùn)用來說。首先，可以運(yùn)用電腦來制作關(guān)于檔案整理的順序，把檔案的編號(hào)位置在電腦上做一個(gè)表格來標(biāo)記，這樣一來在尋找檔案是就不用去盲目的尋找，這就有跡可循。還有一種能，就是直接把所有的內(nèi)容都復(fù)制到電腦上，直接在電腦上查詢和觀看內(nèi)容，讓檔案的管理變得簡單。

2.檔案系統(tǒng)在檔案管理工作中的運(yùn)用

確定檔案在系統(tǒng)的可行性，在電腦運(yùn)用的基礎(chǔ)上對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行編寫。其實(shí)來說電腦程序的編寫并不容易，但不排除在現(xiàn)代社會(huì)上也有很多善于去研發(fā)的人才，最重要的是在電腦的程序研發(fā)出來之后，經(jīng)過不斷完善所形成的檔案系統(tǒng)，通過系統(tǒng)對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描，使得電腦主動(dòng)的把檔案中的內(nèi)容記錄下來，并自動(dòng)的去把檔案進(jìn)行歸類放置，方便人們?cè)谥蟮牟殚啞Ｔ趯?duì)所有的紙質(zhì)檔案的掃描完畢后，留下的紙質(zhì)的檔案可以做一個(gè)紀(jì)念，會(huì)節(jié)省出一個(gè)大量的空間來進(jìn)行其他的學(xué)習(xí)活動(dòng)。

3.檔案工作與現(xiàn)代化的結(jié)合

在檔案的工作中，可以運(yùn)用一切的現(xiàn)代化的成果來對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行管理。學(xué)校的檔案中不僅會(huì)包含一些重要的資料，還會(huì)包含有些在外看不到的書，可以結(jié)合電腦在網(wǎng)上做一個(gè)目錄引擎，就是把所有的檔案的名稱位置進(jìn)行編寫，然后導(dǎo)入目錄引擎中，只要是學(xué)校的師生登錄這個(gè)網(wǎng)頁進(jìn)行身份驗(yàn)證后，就可以在上面進(jìn)行目錄檢索，方便師生對(duì)檔案的查閱，也方便了檔案工作者的管理。

4 科學(xué)技術(shù)與學(xué)校檔案工作結(jié)合的優(yōu)越性

在所有能知道的科學(xué)技術(shù)中與檔案工作結(jié)合的最為優(yōu)化的是電腦的運(yùn)用，在平日的生活中對(duì)電腦的運(yùn)用的范圍最廣，最大部分的人多會(huì)從電腦上來了解知識(shí)、獲取內(nèi)容。把檔案的內(nèi)容掃描到電腦上，從基礎(chǔ)的運(yùn)用上來說就不會(huì)擔(dān)心，也可以加大學(xué)生對(duì)檔案的查閱量。因?yàn)闄n案不是商品，不能去到市場上進(jìn)行交換，而信息可以在市場上去進(jìn)行交換，而電腦網(wǎng)絡(luò)就是那個(gè)市場。隨著時(shí)代的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，對(duì)于科技的要求越來越高，而科技帶來的先進(jìn)的技術(shù)與生活的簡潔化，促進(jìn)者科學(xué)技術(shù)與工作者的交流，從而使得科學(xué)技術(shù)在其工作上的使用。在學(xué)校檔案工作中，運(yùn)用科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案工作的改變，從原來的紙質(zhì)的檔案到現(xiàn)在的可以在電腦上去瀏覽檔案的內(nèi)容，這是一次極大進(jìn)步，也是在科學(xué)技術(shù)的基礎(chǔ)上學(xué)校檔案工作的優(yōu)越性。

在從實(shí)際的生活中來看，科學(xué)技術(shù)所帶來的優(yōu)越性在檔案工作中的體現(xiàn)是十分明顯的，以電腦為基礎(chǔ)的科學(xué)技術(shù)的發(fā)展中，始終圍繞著經(jīng)濟(jì)發(fā)展所帶來的問題，用科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)性去解決問題。從電腦的錄入、程序的編寫、目錄引擎的編寫，這是改變的一大步，從最基礎(chǔ)的科技中，尋找出與學(xué)校檔案工作的結(jié)合點(diǎn)。

5 結(jié)束語

在平常的工作中，我們可以多多的利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來改善我們工作的條件、環(huán)境，使得工作時(shí)變得更加的有利，如果是利用科學(xué)技術(shù)在工作本質(zhì)上來進(jìn)行優(yōu)化，這樣既可以方便你的工作，使工作變得輕松愉快，又可以節(jié)約一件事在工作時(shí)間上所占用的部分。在學(xué)校的檔案工作中，依然可以運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來對(duì)檔案工作從不同的方面來進(jìn)行優(yōu)化，使得檔案查閱的方便性能增加，易保管檔案，減少了檔案所需要的存儲(chǔ)空間。

參考文獻(xiàn)

[1]張艷.高職院校檔案管理工作的發(fā)展與前景[J].中國教育技術(shù)裝備，2016（6）：62-63.

[2]呂瑞芬.檔案保密工作中存在的問題及對(duì)策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2014（6）：77-78.

[3]唐玲.數(shù)據(jù)檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].城建檔案，2016（12）：83-84.

[4}宿曉玲.談檔案管理現(xiàn)代化[J].黑龍江檔案，2007（1）：43.endprint