提升醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

◎杜瑩瑩

提升醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇

◎杜瑩瑩

科學(xué)的檔案管理是提升工作效率的有效途徑，在信息化發(fā)展的過(guò)程中，對(duì)檔案管理也有更高的要求。近年來(lái)醫(yī)院的各項(xiàng)管理程序比較特殊，檔案管理的科學(xué)化路徑選擇至關(guān)重要，但是由于檔案管理涉及到的內(nèi)容比較多，會(huì)存在很多問(wèn)題，直接對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展造成影響。在本次研究中將以醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀和檔案管理科學(xué)化為基礎(chǔ)，結(jié)合具體情況，探究如何提升醫(yī)院檔案科學(xué)化水平進(jìn)行詳細(xì)的分析。

在當(dāng)今科學(xué)水平急速發(fā)展的大背景下，人們需要發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)工作中存在的不足，及時(shí)采用新方法和新技術(shù)對(duì)其進(jìn)行改進(jìn)。檔案管理工作也不例外，采用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)形式對(duì)檔案管理進(jìn)行升級(jí)，如果檔案管理存在難點(diǎn)，要從當(dāng)前管理現(xiàn)狀入手，明確信息化改革形式，達(dá)到理想的管理水平。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作效率比較低，為了適應(yīng)新的管理模式的要求，必須以提升工作效率為基礎(chǔ)，合理選擇應(yīng)用路徑，最終達(dá)到理想的管理水平。

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

在醫(yī)院整體管理中，檔案工作是醫(yī)院管理工作的一部分。在具體管理中，如果存在管理不到位或者其他情況，必須對(duì)其引起重視，及時(shí)優(yōu)化管理路徑，使其適應(yīng)醫(yī)院整體管理的后續(xù)要求。以下將對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析。

管理意識(shí)有待提升。在檔案后續(xù)管理中，為了提升整體管理意識(shí)，需要工作人員具備管理意識(shí)，對(duì)各項(xiàng)工作內(nèi)容有全面的了解。但是在具體管理過(guò)程中存在管理意識(shí)差的現(xiàn)象，部分醫(yī)院即使成立了檔案管理部門，但是仍然存在管理不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象。在檔案基礎(chǔ)管理過(guò)程中，管理意識(shí)差，甚至比較淡薄，必然增加醫(yī)院檔案管理的難度。部分工作人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)比較模糊，部分基礎(chǔ)部門沒(méi)有將管理工作放到夯實(shí)基礎(chǔ)的高度上，存在檔案歸檔案，業(yè)務(wù)歸業(yè)務(wù)的現(xiàn)象，造成檔案質(zhì)量低、甚至出現(xiàn)文檔分離的現(xiàn)象。

重視度低。檔案管理內(nèi)容很復(fù)雜，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門必須對(duì)其引起重視，了解到信息化時(shí)代，檔案管理的應(yīng)用價(jià)值。但是在具體管理階段，存在重視度低的現(xiàn)象，部分工作人員認(rèn)為檔案管理就是對(duì)舊知識(shí)進(jìn)行整理，是對(duì)人才和資源的浪費(fèi)。管理標(biāo)準(zhǔn)本身對(duì)醫(yī)院整體發(fā)展有一定的影響，如果存在形式化或者檢查不到位的情況，必然會(huì)對(duì)檔案管理造成影響。

管理工作不標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作是一項(xiàng)涉及到多個(gè)專業(yè)和多個(gè)學(xué)科的業(yè)務(wù)工作，為了做好這份工作，必須明確執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行有效的處理，保證管理標(biāo)準(zhǔn)的有序性和實(shí)踐性。在現(xiàn)行醫(yī)院管理中，檔案管理多數(shù)工作人員都是由辦公室的勤雜人員兼任的，由于變動(dòng)比較大，專業(yè)化程度低，會(huì)出現(xiàn)管理混亂的情況。

管理標(biāo)準(zhǔn)不合理。檔案工作具備收集、整理、保管、借閱和鑒定銷毀等環(huán)節(jié)，但是在具體管理過(guò)程中存在管理標(biāo)準(zhǔn)不合理的現(xiàn)象，歸檔不及時(shí)，檔案管理人員對(duì)檔案借閱制度缺乏了解，存在考核不合格的現(xiàn)象。在實(shí)際管理中，有檔無(wú)文的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，尤其是整理及裝訂不規(guī)范的情況，無(wú)法很好的為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)。

醫(yī)院檔案管理科學(xué)化的必要性

針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特殊性和復(fù)雜性，在后續(xù)管理中，需要相關(guān)工作人員對(duì)具體管理內(nèi)容有一定的認(rèn)識(shí)，根據(jù)具體管理準(zhǔn)則的要求，明確管理重點(diǎn)和難點(diǎn)，進(jìn)而為檔案管理奠定基礎(chǔ)。以下將對(duì)醫(yī)院檔案管理科學(xué)化的必要性進(jìn)行分析。

符合信息化發(fā)展的要求。隨著科學(xué)現(xiàn)代化建設(shè)的不斷推進(jìn)，科學(xué)技術(shù)也取得了不斷突破，信息化逐漸應(yīng)用在人們生活的各個(gè)領(lǐng)域。由于各種媒體設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的介入，人們的生活方式和工作方式也出現(xiàn)了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的要求，只有不斷創(chuàng)新和完善現(xiàn)有的檔案管理渠道和載體，才能實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，進(jìn)而提高檔案管理的科學(xué)化水平，保證檔案管理的有序性。

是促進(jìn)檔案健康發(fā)展的重要途徑。檔案管理隨著我國(guó)社會(huì)科學(xué)的進(jìn)步取得了比較大的進(jìn)步，但是在日常管理中也存在很多困難。因此在后續(xù)管理中，必須不斷提升醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化水平，不斷促進(jìn)檔案管理事業(yè)的后續(xù)發(fā)展。在醫(yī)院整體管理中，檔案管理起到重要的作用，如果無(wú)法做到有序管理，會(huì)直接對(duì)后續(xù)管理造成影響。因此必須要提高檔案管理科學(xué)化水平，以使其有利于推進(jìn)檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

順應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀的要求。檔案管理在文化建設(shè)中占據(jù)重要的地位，檔案表現(xiàn)形式多種多樣，內(nèi)容比較豐富。醫(yī)院檔案記錄了病人的病史和相關(guān)事項(xiàng)，為患者的預(yù)后治療奠定了基礎(chǔ)。在科學(xué)發(fā)展觀的引導(dǎo)下，檔案管理適應(yīng)科學(xué)發(fā)展觀的要求，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理有重要的作用。做好醫(yī)院檔案的管理工作，能有效提升我國(guó)文化水平，使檔案充分發(fā)揮其重要性，以最大限度實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值。

如何提升醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平

基于醫(yī)院檔案管理的特殊性和復(fù)雜性，在整體性管理中，必須對(duì)管理內(nèi)容有一定的了解，在現(xiàn)有管理基礎(chǔ)下，完善各項(xiàng)控制指標(biāo)，不斷促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的有效性。以下將對(duì)如何提升醫(yī)院檔案管理科學(xué)化水平進(jìn)行分析。

更新檔案管理觀念。檔案管理涉及到的內(nèi)容比較多，在進(jìn)行科學(xué)化管理之前，必須做好觀念的更新工作，同時(shí)必須強(qiáng)化對(duì)工作人員的制度管理，及時(shí)把握人員工作崗位的工作形式，完善已有的管理制度，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理的后續(xù)建設(shè)。此外，在后續(xù)管理階段要落實(shí)有效監(jiān)督管理理念和獎(jiǎng)懲制度，為醫(yī)院檔案后續(xù)管理奠定基礎(chǔ)。

完善檔案管理制度。檔案管理制度對(duì)醫(yī)院檔案管理有重要的作用，在整個(gè)管理階段，需要對(duì)各級(jí)管理內(nèi)容進(jìn)行審核，發(fā)揮不同制度體系的最大化作用。

制定檔案管理目標(biāo)。檔案管理目標(biāo)是檔案管理的重要保證，已有的檔案管理理念也是提升檔案管理的必要前提，為了實(shí)現(xiàn)檔案制度的規(guī)范化管理，必須建立有效的管理制度，在長(zhǎng)期執(zhí)行過(guò)程中，做好基礎(chǔ)選擇工作，達(dá)到保證檔案管理有效性的目的。檔案制度建設(shè)是具體管理的基礎(chǔ)和目標(biāo)，要確定有效的制度系統(tǒng)，只有制定有效的管理目標(biāo)，才能達(dá)到理想的管理效果。

確定有效的監(jiān)督制度。系統(tǒng)有效的監(jiān)督管理制度對(duì)檔案的后續(xù)管理有重要的影響，需要落實(shí)有效的監(jiān)督管理體系，設(shè)立有效的檔案標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在促進(jìn)檔案管理載體的變化階段，要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，建立相應(yīng)的電子檔案系統(tǒng)，以現(xiàn)有的電子通訊技術(shù)為基礎(chǔ)，只有滿足檔案信息的后續(xù)要求，才能降低檔案的存儲(chǔ)空間，保證管理的有序性。相關(guān)管理人員要制定系統(tǒng)有效的監(jiān)督管理制度，對(duì)監(jiān)督管理責(zé)任有一定的了解，按照監(jiān)督管理制度的后續(xù)要求，及時(shí)對(duì)管理制度進(jìn)行詳細(xì)的分析，保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)在允許的范圍內(nèi)執(zhí)行。

強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)。檔案管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的重要手段和必要選擇，也是推動(dòng)我國(guó)事業(yè)發(fā)展的必然道路。在檔案管理工作基礎(chǔ)上，要落實(shí)各個(gè)載體，利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化發(fā)展。必要時(shí)可以建立檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)電子通訊技術(shù)和檔案管理內(nèi)容的指標(biāo)要求，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸。在信息化建設(shè)階段，要從檔案的日常管理現(xiàn)狀入手，結(jié)合檔案管理的各種細(xì)節(jié)，定期對(duì)檔案文書(shū)和管理情況進(jìn)行檢查和分析，如果文檔出現(xiàn)變動(dòng)，必須及時(shí)對(duì)其進(jìn)行修正，使其適應(yīng)檔案科學(xué)化管理的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。

提升檔案管理隊(duì)伍水平。提升檔案管理科學(xué)化水平的重要任務(wù)就是強(qiáng)化管理人員的素質(zhì)建設(shè)，管理人員的主體地位是不容忽視的，在新的歷史條件下，對(duì)檔案管理技術(shù)有一定的要求，強(qiáng)化素質(zhì)建設(shè)之外，要讓每一位工作人員具備基本的管理能力和操作技能。此外要掌握現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)和相關(guān)技巧，對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用形式有充分的了解，采用計(jì)算機(jī)整理檔案，對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分析。

醫(yī)院檔案科學(xué)化管理的注意事項(xiàng)

醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理內(nèi)容比較繁雜，在管理中必須明確各個(gè)注意事項(xiàng)，及時(shí)對(duì)內(nèi)容進(jìn)行分析。以下將對(duì)醫(yī)院檔案科學(xué)化管理的注意事項(xiàng)進(jìn)行分析。

落實(shí)管理責(zé)任。在醫(yī)院檔案管理中存在管理責(zé)任不明確的現(xiàn)象，在后續(xù)管理階段，領(lǐng)導(dǎo)層必須對(duì)責(zé)任劃分引起重視，掌握科學(xué)發(fā)展觀的后續(xù)要求，強(qiáng)化服務(wù)管理意識(shí)，了解各項(xiàng)需求，發(fā)揮信息資源的最大化作用。

規(guī)劃制度體系。從宏觀立場(chǎng)和微觀運(yùn)行角度而言，應(yīng)用體系的規(guī)劃至關(guān)重要。在實(shí)踐過(guò)程中需要形成工作創(chuàng)新機(jī)制，做好制度約束和政策的導(dǎo)向作用，將檔案事業(yè)的發(fā)展納入到醫(yī)院的規(guī)劃中去，進(jìn)而為科學(xué)發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

兼顧管理整體。檔案管理對(duì)各個(gè)部門有重要的影響，為了保證各個(gè)部門管理的有序性和完善性，需要兼顧到整體，對(duì)各個(gè)案例進(jìn)行有效的分析。理論知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)種類有很多，必須適應(yīng)新形勢(shì)的要求，提升工作人員的自身管理能力，保證各個(gè)部門的有序銜接，實(shí)現(xiàn)信息的有效傳遞。

針對(duì)醫(yī)院檔案管理的特殊性和復(fù)雜性，在應(yīng)用過(guò)程中，要求對(duì)工作人員的自身能力有一定的了解，定期對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理的培訓(xùn)和教育，使其掌握現(xiàn)代化管理準(zhǔn)則的各項(xiàng)要求。隨著我國(guó)社會(huì)現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，檔案管理科學(xué)化水平的提升是我國(guó)信息化建設(shè)的必然要求，檔案管理在各個(gè)領(lǐng)域越來(lái)越高，作用也越來(lái)越明顯。提升檔案的科學(xué)化管理水平，必須貫徹落實(shí)科學(xué)理論的觀念，促進(jìn)我國(guó)檔案管理的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理和發(fā)展。

（作者單位：淄博市精神衛(wèi)生中心（淄博市第五人民醫(yī)院）