做好辦公室工作對石化企業管理的意義

◎李宇敏

做好辦公室工作對石化企業管理的意義

◎李宇敏

隨著經濟社會的不斷發展，“辦公室”已經在企業管理中取得不可或缺的地位，其作為整個組織的調節和管理系統，對支撐企業的發展具有重大意義。基于此，本文分析了辦公室工作對石化企業管理的意義，并提出加強石化企業辦公室管理的幾點策略，以期為辦公室從業人員提供借鑒和參考。

辦公室作為企業管理的中樞，是企業領導的參謀和助手，經常需要對來自企業內外的信息做出敏銳判斷，并及時制定出戰略性決策以應對各方面挑戰和威脅。石化企業作為我國經濟結構中不可或缺的重要組成部分，其穩定發展對于我國經濟進步以及國民生活物資供應都起著重要的作用，而這也對石化企業辦公室管理工作提出了更高的要求。

辦公室工作對石化企業管理的意義

石化企業的組織結構龐大，日常事務繁多，管理工作量較大。且隨著社會形式的不斷變化以及企業發展改革的不斷深入，尤其是高油價和宏觀經濟增速放緩的新常態下，石化企業更面臨著新的挑戰，企業管理層需耗費更多的精力于企業的前瞻性決策上，而公司內部正常秩序的維護工作則落在辦公室的肩上。一方面，辦公室要為領導的工作提供支持和輔助，適時提出寶貴意見，想方設法為其工作創造便利；另一方面，辦公室應協助領導管理好企業下屬部門，幫助領導在基層中樹立威信，為其打造一支高素質的作業團隊，以確保企業健康運轉，維持企業穩健的前進步調。可見，辦公室工作在提高石化企業管理的過程中有著重大的意義。

加強石化企業辦公室管理的有效對策

明確職能定位，科學制定計劃。目前，由于歷史很多因素，我國石化企業在辦公室的管理機制上還存在不少問題，亟需進行管理機制的改革，而改革的關鍵之處就在于理順機制，明確職能定位。石化企業要重新定位辦公室的職能，根據改革后的管理目標和要求，明確新時期背景下辦公室應在石化企業的日常工作中發揮怎樣的作用。同時，企業要根據自身管理特點，進一步明確辦公室的具體業務內容，以及每個辦公室職員所應當承擔的責任和義務。要持續精簡員工，做到該換崗的換崗，不斷充實新人才，使石化企業的一線辦公室充滿激情和活力。

企業還要科學合理地制定辦公室工作計劃，形成具有石化企業特點的管理目標體系。一些企業的管理者通常會給業務部門，特別是銷售部門，按照日、周、月、季的時間順序來制定相應的工作或銷售計劃。這些計劃在制定之初要經過詳細的市場調查和分析，最終形成職責明確、目標統一的管理計劃體系。由于該體系處于動態之中，可以隨著內外部的條件和環境來做出改變，這樣即保證了企業的效率和活力，又促進了企業管理質量的進一步提高。但當前我國許多石化企業的管理者不太重視辦公室的工作目標制定，導致石化企業的辦公室在工作時通常會表現出計劃性不夠、目標性不強的現象。對此，石化企業應該規劃業務部門目標、計劃一樣，借鑒其采用的計劃工作方法和理論，并結合石化企業自身特點，完善企業辦公室的工作計劃和目標體系。

建立考核激勵的長效機制。科學完善的考核激勵機制對辦公室人員工作業績與工作積極性的提高有著重要的意義。石化企業應當高度重視對辦公室的管理工作，盡快建立一套完善的考核激勵制度。一方面，企業要加強對辦公室工作人員的業績考核，并盡可能地將考核指標量化，對員工在日常工作中的業績表現進行準確評價。企業在制定考核標準時，要注意將員工的工作積極性、辦事效率、以及是否能為企業的領導者提供有效意見等納入日常工作考核的范疇，從而更加全面地判斷員工的日常工作質量。另一方面，石化企業還要完善獎懲激勵制度。對于那些工作積極性強、辦事效率高的員工要給予一定的經濟和精神獎勵，并給予這部分員工更多的上升空間。而對于一些在工作中經常出錯，工作態度不端正的員工，也要給予相應的處罰。只有做到獎懲有道，提高辦公室的工作效率。

提高辦公室人員的職業素質。現代企業競爭的核心是人才，人是企業不斷發展和進步的根本保障。辦公室人員的素質高低將直接影響其工作的效率和企業的經營成果，甚至會進一步影響企業的未來發展方向。所以，要高度關注辦公室人員的綜合素質，積極加強對辦公室人員的素質培養。具體而言，企業要做到以下幾點：一是要嚴抓“入口關”，設置嚴格標準的應聘程序，通過嚴格的篩選來發現更多具有更高工作能力和工作積極性的員工。二是加強對辦公室人員的職業培訓和道德教育。在企業中設立專門的培訓部門，定期對辦公室人員進行培訓，包括寫作知識、待人接物的禮儀等等，并將培訓結果納入對其工作的日常考核中。最后，企業還要通過有效的物質激勵方式，鼓勵辦公室人員根據自身需求，自覺進行繼續教育，不斷提高自身水平以獲得更多的上升空間。

加強辦公室的信息系統建設。近幾年來，計算機信息技術不斷進步，網絡已經是信息傳遞的快捷工具，且被逐漸應用到現代企業的日常管理工作中。信息的流通能夠大大提高企業的辦公室管理水平，因此，石化企業想要提高辦公室的管理質量，就必須提高信息系統建設水平。信息化管理水平的提高，并不單單指信息化辦公設備的增加和網絡傳送速度的提升，而是有效地運用一些先進的信息技術以及信息化管理手段、管理經驗等，實現更加及時高效地掌握企業內外的管理信息。辦公室的信息系統建設要做到能夠及時掌握企業周邊的環境和信息，并能夠準確把握管理中出現的問題，然后通過信息交流，將這些資源信息在石化企業辦公室內部進行流通，這種做法能夠及時處理辦公室中存在的管理問題，奠定石化企業內部管理的基礎。

辦公室是作為企業的管理樞紐，對企業的日常經營有著直接的影響作用，其工作效率與企業的經營效率緊密相關。因此，做好辦公室管理工作對石化企業提高內部管理質量、進一步推動自身發展有著重要的意義。面對辦公室管理中存在的一些問題和困難，石化企業應該及時采取有效策略以解決問題，充分發揮辦公室在石化企業管理中的積極作用，進而提高石化企業的市場競爭力。

（作者單位：中國石化催化劑有限公司）