5S管理法在醫(yī)院二級(jí)庫房中的應(yīng)用

貢亦軍，毛翔，柏鳳云，黃雪飛

(湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬東風(fēng)醫(yī)院，湖北省十堰市 442000)

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5S管理法在醫(yī)院二級(jí)庫房中的應(yīng)用

貢亦軍，毛翔，柏鳳云，黃雪飛

(湖北醫(yī)藥學(xué)院附屬東風(fēng)醫(yī)院，湖北省十堰市 442000)

【摘要】目的探討“5S”管理法在醫(yī)院二級(jí)庫房管理中的應(yīng)用效果。方法在醫(yī)院的二級(jí)庫房管理中實(shí)施“5S”管理法，通過對(duì)實(shí)施前后的庫房管理情況調(diào)查，比較取物次數(shù)，取物時(shí)間，過期物品數(shù)量，物資非計(jì)劃領(lǐng)取次數(shù)的數(shù)據(jù)，評(píng)價(jià)實(shí)施前后的差異性。結(jié)果在二級(jí)庫房實(shí)施“5S”管理后，減少了護(hù)士去庫房取物次數(shù)，取物時(shí)更加便捷，降低了物資的損耗和非計(jì)劃領(lǐng)物次數(shù)。結(jié)論在醫(yī)院二級(jí)庫房管理中實(shí)施“5S”管理方法，是一項(xiàng)有效的管理方法。

【關(guān)鍵詞】庫房管理;二級(jí)庫房;5S管理法；醫(yī)療安全；醫(yī)院管理

“5S”活動(dòng)最早起源于日本，指的是日文 SEIRI(整理)、SEITON(整頓)、SEISO(清掃)、SEIKTSU(清潔)、SHITSUKE(素養(yǎng))這五個(gè)單詞。因五個(gè)單詞前面發(fā)音都是“S”，故統(tǒng)稱為“5S”[1]。病區(qū)的二級(jí)庫房是存放各種物資的場地，合理利用庫房是臨床醫(yī)療護(hù)理工作正常運(yùn)行的保障[2]。一般護(hù)士長掌握著病區(qū)二級(jí)庫房物資領(lǐng)取、使用、保管的自主權(quán)，其管理的好壞直接影響到物資的流通及效能的發(fā)揮[3]。東風(fēng)醫(yī)院于2015年在病區(qū)二級(jí)庫房管理中實(shí)施“5S”管理法，解決了在二級(jí)庫房管理中存在的物資積壓、過期、丟失、浪費(fèi)的管理問題[4]，為迎接醫(yī)院等級(jí)評(píng)審奠定基礎(chǔ)。

1對(duì)象

東風(fēng)醫(yī)院是一所三級(jí)甲等綜合性教學(xué)醫(yī)院，由54個(gè)臨床科室組成。本研究以54個(gè)臨床科室為調(diào)查對(duì)象，其庫房面積在10～15平方米，各科室根據(jù)專科特性物資種類為35～50種，庫房均配有標(biāo)準(zhǔn)貨架和儲(chǔ)物盒。

2方法

2.1調(diào)查評(píng)價(jià)方法

采用自行設(shè)計(jì)的評(píng)價(jià)調(diào)查表，對(duì)2014年1月至11月實(shí)施前和2015年1月至11月實(shí)施“5S”管理法后，各科室二級(jí)庫房的環(huán)境、收納情況、每天取物次數(shù)、平均每次取物時(shí)間、每月非計(jì)劃領(lǐng)物次數(shù)進(jìn)行調(diào)查和評(píng)價(jià)。二級(jí)庫房的環(huán)境和收納情況數(shù)據(jù)來自每月一次的護(hù)理部病房管理質(zhì)控單，庫房環(huán)境總分值為5分，4分以上為優(yōu)秀，3分為合格，2分及以下為不合格。物品過期情況由護(hù)士長在進(jìn)行“5S”活動(dòng)前整理后填報(bào)，填報(bào)時(shí)實(shí)施無懲罰上報(bào)；實(shí)施后數(shù)據(jù)為年終檢查時(shí)獲得。每天取物次數(shù)，每次取物時(shí)間的數(shù)據(jù)為對(duì)各科室調(diào)查時(shí)護(hù)士長填寫；每月非計(jì)劃領(lǐng)物次數(shù)的數(shù)據(jù)來自一級(jí)庫房的非計(jì)劃領(lǐng)物單。

2.2實(shí)施方法

2.2.1實(shí)施前的準(zhǔn)備。2015年初在全院護(hù)理人員中進(jìn)行“5S”相關(guān)知識(shí)、內(nèi)容的培訓(xùn)，組織護(hù)士長參觀“5S”管理的醫(yī)院及場所并在各科室進(jìn)行培訓(xùn)。制定二級(jí)庫房的管理制度、章程；各科室制定常用物資目錄，物品擺放示意圖。使全體護(hù)理人員能掌握 5S 相關(guān)知識(shí)、理念及方法。

2.2.2整理。即區(qū)分要與不要的物品，保留要的物品，將不要的物品堅(jiān)決清除出工作現(xiàn)場，是改善生產(chǎn)現(xiàn)場的第一步，即“要與不要，一留一棄”。物品的整理是庫房不可缺少的工作之一[5]。(1)在清理過程中，將過期、破損、受潮、變質(zhì)的物品清理出來，丟棄或者維修；超過6個(gè)月未使用的物品清理出庫房。整理出專科的常規(guī)領(lǐng)物清單。(2)清理庫房貨架，按照病區(qū)常用物資5大類劃分區(qū)域：一次性耗材類、低值耗材類、 高值耗材類、專科耗材類、辦公用品類，并加標(biāo)識(shí)以方便任何人取用。

2.2.3整頓。對(duì)工作現(xiàn)場內(nèi)需要留下的物品分類擺放、科學(xué)定量、規(guī)范定置，并明確標(biāo)識(shí)，最大限度的縮短尋找時(shí)間，即“科學(xué)布局， 取用快捷”[5]。(1)物品擺放的位置要合理，符合物資儲(chǔ)存和就近取用的原則，常用的物資放置在取用最方便的地方。庫房內(nèi)設(shè)置溫濕度表，監(jiān)測并記錄每日的溫濕度情況，保證物資的儲(chǔ)存符合條件。(2)物資擺放進(jìn)行目視化管理，用不同顏色區(qū)分5大區(qū)域，取用物品一目了然。(3)運(yùn)用帕累托曲線[6]，選取科室的5個(gè)月領(lǐng)取物資計(jì)劃，運(yùn)用帕累托曲線繪制影響的因素圖(見圖1)。根據(jù)帕累托法則，影響因素通常分為三類，A 類為關(guān)鍵的少數(shù)，是主要因素，其影響程度的累計(jì)百分?jǐn)?shù)在0%～80%范圍內(nèi)。B類是一般因素，其影響程度的累計(jì)百分?jǐn)?shù)在80%～90%范圍內(nèi)，C類為次要因素，其影響程度的累計(jì)百分?jǐn)?shù)僅在90%～100%范圍內(nèi)。如此，將醫(yī)用耗材按A、B、C三類進(jìn)行控制管理，稱為“ABC 存貨管理法”。A類醫(yī)用耗材使用率高，占物品種類比例 60%～ 70%，B類醫(yī)用耗材使用頻率中等，占物品種類比例 30%，C類醫(yī)用耗材使用頻率低，占物品種類比例 10%。根據(jù)“ABC 存貨管理法”，統(tǒng)籌各科室二級(jí)庫房醫(yī)用材料物品基數(shù)、使用頻率，根據(jù)各護(hù)理單元的不同需求，一次性耗材以3天周轉(zhuǎn)為基數(shù)，其他耗材以一個(gè)月周轉(zhuǎn)為基數(shù); 配送的頻率及基數(shù)可以相對(duì)固定，但隨著工作量的上升或下降可以調(diào)整。(4)所有耗材均需定容管理，在目視標(biāo)識(shí)牌上標(biāo)注定容數(shù)量并設(shè)置預(yù)警線，提醒達(dá)到警戒線的物品需及時(shí)補(bǔ)充，方便物資領(lǐng)取。(5)對(duì)于有效期要求的物資，按照效期先后擺放，使用時(shí)遵循“近期先用”的原則。

2.2.4清掃。將清掃工作制度化，保持干凈、整潔、有序的現(xiàn)場環(huán)境，即：“潔凈環(huán)境，清爽安全”[5]：(1)初次的清掃為搬家式大掃除，徹底清掃包括儲(chǔ)物柜頂、底，二級(jí)庫房內(nèi)外的整體環(huán)境，修建防蠅防鼠設(shè)施，為貫徹“5S”活動(dòng)奠定基礎(chǔ)。(2)將日常清掃列入工作制度，確立每日、每周的清掃責(zé)任人，建立清掃維護(hù)登記記錄表，放置在庫房門口方便工作落實(shí)，做到管理留痕。

2.2.5清潔。將整理、整頓、清掃工作制度化、規(guī)范化、 標(biāo)準(zhǔn)化，持續(xù)檢查，加強(qiáng)整改，即“形成制度，檢查落實(shí)”的三不要原則，即不要不用'的物品；不要把物品弄亂；不要把物品弄臟[5]。(1)每日責(zé)任人進(jìn)行庫房物資清理、打掃，遵循“三不要”原則。每月護(hù)士長盤點(diǎn)庫房，根據(jù)科室工作量和常規(guī)物資的定容領(lǐng)量進(jìn)行網(wǎng)報(bào)物資請(qǐng)領(lǐng)。(2)每周護(hù)士長按照病房管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一級(jí)質(zhì)控，每月科室進(jìn)行二級(jí)質(zhì)控，每季度護(hù)理部進(jìn)行三級(jí)質(zhì)控。存在的問題在護(hù)理質(zhì)量例會(huì)中進(jìn)行反饋并督促科室整改，每年進(jìn)行“5S”活動(dòng)匯報(bào)和表彰。

2.2.6素養(yǎng)。人人養(yǎng)成良好習(xí)慣，依規(guī)定行事，培養(yǎng)積極進(jìn)取精神。素養(yǎng)是“5S”的核心，也是“5S”活動(dòng)的最終目的，即“依規(guī)行事， 養(yǎng)成習(xí)慣”[5]。(1)在科室二級(jí)庫房內(nèi)實(shí)行“5S”管理法，是東風(fēng)醫(yī)院在全院實(shí)行“5S”活動(dòng)的一部分，環(huán)境和工作現(xiàn)場的明顯改變促使大家對(duì)于制度和規(guī)章的認(rèn)識(shí)進(jìn)一步提高。(2)開展一些醫(yī)護(hù)共同參與的活動(dòng)，例如，一起動(dòng)手整理環(huán)境，分區(qū)評(píng)比承包區(qū)域環(huán)境，一起撿煙頭等趣味活動(dòng)。促使大家自覺維護(hù)整潔環(huán)境，形成團(tuán)隊(duì)凝聚力。(3)領(lǐng)導(dǎo)重視是提升素養(yǎng)最大的推動(dòng)力，從領(lǐng)導(dǎo)到員工全體自覺遵守規(guī)章規(guī)則，自覺維護(hù)“5S”活動(dòng)成果，近一年時(shí)間大家均已養(yǎng)成良好的行為習(xí)慣。

2.3統(tǒng)計(jì)學(xué)方法

3結(jié)果

在醫(yī)院二級(jí)庫房中實(shí)施“5S”管理的效果見表1。庫房環(huán)境和物品過期現(xiàn)象明顯改善，護(hù)士每日去庫房取物次數(shù)和每次取物的時(shí)間縮短，護(hù)士長每月非計(jì)劃領(lǐng)物次數(shù)明顯減少，P<0.01，具有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義。

4討論

由于對(duì)二級(jí)庫房管理意識(shí)缺乏，且臨床護(hù)理工作繁忙、 瑣碎， 為減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)和方便科室使用，部分護(hù)士長每月領(lǐng)取物資時(shí)，習(xí)慣多領(lǐng)或從節(jié)約出發(fā)少領(lǐng)、 不領(lǐng)必需物資或一味強(qiáng)調(diào)節(jié)約成本， 導(dǎo)致臨床使用不便等，甚至物資領(lǐng)取與臨床需求脫節(jié)，醫(yī)用物資分配和使用不合理，二級(jí)庫房物資保管維護(hù)不當(dāng)[6]。直接影響到醫(yī)療護(hù)理質(zhì)量、效率及患者安全[7]。為解決此問題，在二級(jí)庫房管理中實(shí)施“5S”管理法。

4.1改善庫房環(huán)境，把護(hù)士的時(shí)間還給患者

在護(hù)理質(zhì)量評(píng)價(jià)指標(biāo)中，庫房環(huán)境通常不作為病房管理的評(píng)價(jià)項(xiàng)目，造成科室的二級(jí)庫房成為管理死角。東風(fēng)醫(yī)院在2013年底學(xué)習(xí)等級(jí)醫(yī)院評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)時(shí)關(guān)注到二級(jí)庫房的評(píng)審要求，改良了護(hù)理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，增加了二級(jí)庫房的評(píng)價(jià)指標(biāo)。但護(hù)士長經(jīng)常以庫房面積太小，物資種類繁多，收納工具有限等理由疏于管理。實(shí)施“5S”管理后，通過整理、整頓、清掃、清理工作，統(tǒng)一規(guī)范二級(jí)庫房的環(huán)境布局，減少不必要的物品。從表1可以看出庫房環(huán)境的改變十分顯著，庫房由原來臟、亂、差的環(huán)境變?yōu)檎麧嵰?guī)范的儲(chǔ)物場所；整潔有序的置物環(huán)境，帶給護(hù)士工作更多的便利，護(hù)士去庫房取物的次數(shù)和取物時(shí)間明顯縮短，有更多的時(shí)間為患者服務(wù)。

圖1　某院某科室5個(gè)月二級(jí)庫房領(lǐng)物帕累托圖

項(xiàng)目庫房環(huán)境(分)物資過期、受潮破損數(shù)量(個(gè))每天取物次數(shù)(次)每次取物時(shí)間(min)每月非計(jì)劃領(lǐng)物次數(shù)(次)實(shí)施前2.06±0.131.17±0.0125.56±0.255.20±0.243.69±0.27實(shí)施后3.75±0.120.30±0.634.61±0.204.24±0.161.87±0.21t值8.5645.9092.9133.5564.903P值0.0000.0000.0050.0010.000

4.2增加庫房設(shè)施，保障醫(yī)療安全

在過去的醫(yī)院建設(shè)中二級(jí)庫房并不作為基礎(chǔ)建設(shè)用房考慮，所以存在庫房無防鼠措施，無通風(fēng)設(shè)施，無溫濕度監(jiān)測設(shè)備等問題。二級(jí)庫房中儲(chǔ)備的器材會(huì)因?yàn)槌睗瘛⑹笠Щ蛘邷囟冗^高而造成不必要的浪費(fèi)，加大了醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)[8]。在“5S”活動(dòng)中，醫(yī)院在二級(jí)庫房增加了防鼠防蠅措施，庫房搬入通風(fēng)良好的房間，安裝了溫濕度監(jiān)測表并進(jìn)行每日監(jiān)測。在整理過程中，將不常用物資清理出去，庫房物資按照工作量進(jìn)行定容管理，有效地減少物資過多儲(chǔ)備的情況，有利于使用者更便捷的清點(diǎn)物資，減少積壓而造成的浪費(fèi)。如表1所示，年終檢查發(fā)現(xiàn)物資過期、受潮、破損現(xiàn)象明顯減少。

4.3減少非計(jì)劃領(lǐng)物次數(shù)，提高管理水平

在“5S”活動(dòng)中，醫(yī)院借鑒使用了帕累托曲線，將物資按照使用頻率分為ABC三類，幫助護(hù)士長科學(xué)進(jìn)行物資請(qǐng)領(lǐng)，有計(jì)劃地進(jìn)行庫存管理。如表1所示，經(jīng)過“5S”活動(dòng)，每月非計(jì)劃領(lǐng)物的次數(shù)減少，有效地扭轉(zhuǎn)了憑經(jīng)驗(yàn)憑感覺的領(lǐng)物習(xí)慣，由粗放式管理向精細(xì)型管理轉(zhuǎn)變。

綜上所述，在醫(yī)院二級(jí)庫房的管理中使用“5S”管理法，具有改善置物環(huán)境，減少物資浪費(fèi)，縮短使用者的取物頻次和時(shí)間，減少非計(jì)劃領(lǐng)物次數(shù)，提高管理水平的作用，是一項(xiàng)行之有效的管理方法。

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修回日期：2016-01-22

(編輯馬蘭)

【中圖分類號(hào)】R197

【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A

【文章編號(hào)】1672-4232(2016)02-0042-03

【DOI編碼】10.3969/j.issn.1672-4232.2016.02.015

通信作者：毛翔(1981-)，女，大學(xué)本科，主管護(hù)師，護(hù)士長；研究方向：護(hù)理管理。

收稿日期：2016-01-08

Application of Management Law in Second-class Warehouse of Hospitals

GONG Yi-jun,MAO Xiang,BAI Feng-yun,HUANG Xue-fei

(Dongfeng Hospital Affiliated to Hubei Medical College,Shiyan,Hubei 442000,China)

【Abstract】Objective:In order to discuss the applied results of “5S” managerial methods in the second-class warehouse management.Method:The authors invest warehouse management before and after “5S” practice,and compare pickup times,time,the number of overdue articles,data of unplanned pickup times and the differences before and after the implementation.Result:“5S” management reduces pickup times for nurses,makes pickup more convenient,which lowers material dissipation and unplanned pickup.Conclusion:“5S” management in the second-class warehouse is an effective method.

【Key words】warehouse management;the second-class warehouse;5S managerial method;medical safety;hospital management