淺議人事檔案管理中存在的問題及建議

趙閩麗

摘要：人事檔案的管理不僅僅是對人事檔案進(jìn)行保存，還有相關(guān)數(shù)據(jù)的整理、統(tǒng)計(jì)和提供可利用的整個活動。目前，我國在人事檔案管理方面還存在著一些問題，需要不斷完善。本文主要對人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行簡單的分析，然后對檔案的管理提出合理化的建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案 檔案管理 館員素質(zhì)

目前，人才是社會發(fā)展的最佳助力，只有加強(qiáng)對人才的開發(fā)和利用，才能做到人盡其才，在社會的各個領(lǐng)域發(fā)揮自己的職責(zé)。人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。但是，雖然已經(jīng)加強(qiáng)了對人才的重視程度，但是，對人事檔案的管理意識還不夠重視，尤其是在人事檔案的管理上存在著一些弊端和問題，如果這些問題沒有得到很好的解決，就會導(dǎo)致人才發(fā)掘與人才利用上不能健康全面的發(fā)展。要想保證社會的人才可以得到最好的應(yīng)用，首先就要正視人事檔案的管理問題。

一、目前，我國在人事檔案管理中存在的問題

1.入檔材料不全

由于人們對于人事檔案的不重視，覺得自己記錄在冊的履歷與每年的考核等相關(guān)信息并不是非常重要，能省則省；有的人在進(jìn)行表格填寫的時候，也沒有按照要求正確填寫，很多項(xiàng)目能簡則間，有的人還認(rèn)為這涉及到了個人隱私的問題，在一些非常關(guān)鍵的材料填寫上，甚至連自己的家庭成員和社會關(guān)系都不填，有的直接在這一欄上填上的是無，讓人無跡可尋；還有人沒有將自己的學(xué)歷、培訓(xùn)資格、職稱證書等材料放入自己的檔案中，而單位也沒有起到督促的作用，沒有及時把需要?dú)w檔的材料整理收集送到檔案管理部門，使這些證件放在個人手中，有的就會導(dǎo)致材料不全甚至有丟失的現(xiàn)象，這樣到退休時沒有辦法按照正確年限計(jì)算工齡，對個人也會造成非常大的損失。例如，在某地的人事檔案管理部門在對手中的人事檔案進(jìn)行微機(jī)管理登記時發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)人的材料都不全面，很多人的年度考核表都有一定年限的缺失，檔案管理人員沒有辦法全面、正確的對所有的人員信息進(jìn)行管理，在以后的查詢中也會存在著問題。

2.人事檔案內(nèi)容失真

還有的人在進(jìn)行檔案填寫時，忽略了檔案的真實(shí)性，在人事檔案的材料中沒有按照真實(shí)的情況如實(shí)填寫。例如，出生年月有的按照公歷有的按照農(nóng)歷隨便填寫，甚至有的還出現(xiàn)了隨意篡改的情況，沒有按照身份證上的信息認(rèn)真對待，影響了檔案質(zhì)量；還有的人員在進(jìn)行工作年限填寫時，每一次填寫的工作時間都不相同，因?yàn)樽约旱墓ぷ髂晗夼c自己的工作經(jīng)歷和工齡有關(guān)，所以，很多人把自己的工作年限延長，甚至把幾個工作經(jīng)歷捏在了一塊，這樣就會導(dǎo)致有關(guān)部門沒有辦法對該人的實(shí)際工作能力和工齡進(jìn)行判斷，如果出現(xiàn)問題，則需要相關(guān)部門化更多的人力、財(cái)力去調(diào)查真正的情況，對相關(guān)部門不負(fù)責(zé)任，同時也帶來了非常大的不便。

3.單位檔案館員專業(yè)素質(zhì)不高

由于傳統(tǒng)單位對檔案管理不重視，很多檔案管理人員都不是正規(guī)的檔案專業(yè)畢業(yè)，專業(yè)素質(zhì)不高，對于如何正確、規(guī)范的整理和歸納檔案不是特別清晰；并且，對于檔案的重視程度不高，一些需要?dú)w個人檔案的材料不及時整理歸檔，還有的人因?yàn)楣g或者是其他原因，對檔案進(jìn)行更改、涂抹，這樣對其他部門的正常工作帶來影響。檔案員工對于檔案的管理疏忽，不利于人事檔案的健康發(fā)展。

4.缺乏對人事檔案的重視

一直以來，很多單位認(rèn)為人事檔案只是對材料的一個整理和保存，沒有特別大的意義和貢獻(xiàn)，還有檔案人員的不專業(yè)，沒有通過檔案提出對社會發(fā)展有益的數(shù)據(jù)來，檔案管理一直得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。這樣就不會加大對檔案管理方面的投入，人員與制度都不完善，只是被動應(yīng)付的狀態(tài)，起不到人事檔案的關(guān)鍵作用。

二、優(yōu)化人事檔案管理的建議

1.提高人事檔案管理人員素質(zhì)

在現(xiàn)今社會中，檔案管理對社會的發(fā)展起到非常重要的作用，尤其是信息社會中，人事檔案能夠提供非常寶貴的信息資源，是社會的無形資產(chǎn)，檔案管理是一項(xiàng)非常重要的、有意義的工作。由于檔案管理是一項(xiàng)非常特殊的工作，社會上并沒有加強(qiáng)對檔案管理的重視程度，很多單位也沒有獨(dú)立的崗位來進(jìn)行人事檔案的管理工作。在這種情況之下，為了能夠讓人事檔案管理走上正規(guī)化道路，必須要培養(yǎng)一批批有較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力，同時還有高原則、高素質(zhì)的檔案管理人才，對檔案進(jìn)行認(rèn)證把關(guān)，鑒別材料的真?zhèn)危ＷC材料的完整性，認(rèn)真嚴(yán)肅的處理好每一分人事檔案，保證期有效性。同時，人事檔案的管理人員也要不斷進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)方面的分析，給領(lǐng)導(dǎo)提供重要的人事方面的數(shù)據(jù)，尤其是在領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行用人、選拔的時候，能夠用數(shù)據(jù)說話起到參謀的作用，為人才的建設(shè)搭起一道堅(jiān)實(shí)的橋梁，同時也是對自己工作效果的檢驗(yàn)，讓領(lǐng)導(dǎo)可以關(guān)注到檔案管理的重要性。領(lǐng)導(dǎo)也需要加強(qiáng)對檔案管理的重視，為檔案管理人員提供更多的幫助和良好的工作環(huán)境，并且?guī)椭麄兘⒖茖W(xué)有效的檔案管理方法，使檔案管理人員可以更加有干勁。隨著社會的變革，在人事檔案管理方面也要有所突破和變化，根據(jù)社會的要求和信息的發(fā)展，找到現(xiàn)在的檔案管理的局限性，打破常規(guī)，使檔案管理工作更加高效、規(guī)范。

2.加強(qiáng)對人事檔案管理的宏觀控制與業(yè)務(wù)指導(dǎo)

由于每個單位對于人事檔案的管理上都有不同的模式，所以，在管理的要求和管理方式上都有很大的區(qū)別，并沒有統(tǒng)一的制度進(jìn)行約束，對于檔案管理的效果也是參差不齊，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。所以，必須要加強(qiáng)對檔案管理的規(guī)范化與法制化，利用宏觀調(diào)控加強(qiáng)對檔案管理的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，達(dá)到國家統(tǒng)一的人事管理制度，這樣對檔案管理實(shí)行強(qiáng)制化的管理，達(dá)到相同的管理標(biāo)準(zhǔn)，幫助認(rèn)識檔案管理水平和人事檔案管理質(zhì)量有質(zhì)的飛躍。

3.運(yùn)用先進(jìn)的管理辦法

目前，我國在人事檔案管理中，還存在著管理人員專業(yè)素質(zhì)能力不高、管理資金投入不到位、管理制度不完善、管理意識薄弱等方面的問題，這些問題如果不能改變，那么人事檔案的管理問題會始終存在。所以，必須要加強(qiáng)對認(rèn)識檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程，培養(yǎng)合格的檔案管理人員，加強(qiáng)對檔案管理方面的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，依靠現(xiàn)代的信息管理手段建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，把陳舊的管理設(shè)備進(jìn)行升級改造，運(yùn)用新的管理模式，提升對檔案管理的水平，改善管理過程中的不足之處，為我國的現(xiàn)代化建設(shè)提供有利的數(shù)據(jù)支持。

4.開展對人事檔案正確使用的宣傳

人事檔案涉及到個人的隱私問題，所以，必須要加強(qiáng)對人事檔案的保密性管理，并且制定有效的管理制度，對檔案的借閱、提取等都要有嚴(yán)格的管理。并且，還要加強(qiáng)單位及個人對檔案的重視，嚴(yán)謹(jǐn)出現(xiàn)涂抹勾畫的情況，實(shí)事求是的進(jìn)行檔案填寫，不丟項(xiàng)拉項(xiàng)，自覺遵守人事檔案的填寫規(guī)則，保證檔案的真實(shí)性、有效性。

在今后的工作中應(yīng)按照人事檔案的管理?xiàng)l例，積極致力于建立干部人事檔案工作長效機(jī)制，完善干部人事檔案材料收集，強(qiáng)化人事檔案日常動態(tài)管理，加快信息化進(jìn)程，使干部人事檔案管理工作再上新水平，再登新臺階。

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