加強高校數碼照片檔案規范化管理對策的研究

張穎

摘 要：目前，數碼相機、手機等電子設備在高校教學和科研中普遍應用，形成了大量的數碼照片，這些數碼照片已經成為學校事業發展的憑證、是重要宣傳素材和信息交流的手段。但高校普遍對數碼照片的管理普遍不夠規范。該文首先分析了當前高校數碼照片管理狀況、問題成因及問題解決的必要性，從而提出了加強學校數碼照片檔案管理應采取的對策。

關鍵詞：高校 數碼照片 對策

中圖分類號：G273 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2016）02（b）-0081-02

高校數碼照片檔案是指高校各部門、組織或個人在學?；顒又型ㄟ^數碼相機、手機等電子產品直接拍攝而獲得數字影像為主要反映方式的具有保存價值的歷史記錄。由于數碼照片具有形象生動，便于復制、傳輸方便等特點，已經作為高校教學科研活動中主要宣傳素材和交流手段。但如何對海量的數碼照片進行篩選、整理、歸檔和保管，將傳統照片與數碼照片有機地結合起來，進行規范化和科學化地管理，成為急需解決的新課題。

1 當前數碼照片檔案管理狀況及問題成因

1.1 管理制度不完善、不健全

數碼照片是近些年才出現的新鮮事物，所以對數碼照片檔案管理的有關制度還不夠完善，相關規定也相對滯后。到目前為止，檔案界沒有形成一個得到廣泛認可的數碼照片檔案的管理辦法，雖然國家檔案局已于2002年出臺了《照片檔案管理規范》等相關政策文件，但上述管理規范中未有涉及到數碼照片檔案管理具體規范；雖然有的規章制定把數碼照片作為聲像檔案的一種，但并未單獨建立歸檔制度。沒有制度的保障，數碼照片的歸檔沒有了根基，也直接影響到了高校數碼照片檔案的管理工作。

1.2 收集難度大、漏歸情況嚴重

數碼相機的普遍應用，學校各個部門都可以為本單位的活動拍照，大量數碼照片長期分散在單位或個人的計算機上，致使收集面廣泛，難度加大。從學校的實際情況來看，由于基層部門的兼職檔案人員大多數沒有經過檔案專業培訓，加上思想上不夠重視，沒有將數碼照片及時歸檔的檔案意識，造成了數碼照片形成后，不能及時歸到檔案館，嚴重地影響了數碼照片檔案收集工作的正常開展。另外，數碼照片的攝像者和管理者沒有明確的責任分工，人員變動頻繁也造成部分數碼照片流失從而導致漏歸現象的產生。

1.3 整理不及時、不規范

數碼照片沒有底片、方便易用，數碼照片的拍攝者在完成拍攝任務后，大多是將大批量的數碼照片轉存于計算機上，如果沒有特別要求或者特殊情況，一般不會主動對數碼照片進行整理。隨著時間的積累，電腦中存儲的照片文件越來越多，整理程序越來越復雜；另一方面，數碼照片被移交歸檔后，由于照片數量大、人手緊張，造成整理的工作量繁重，無法及時完成數碼照片的整理工作。因為沒有統一的規定和標準，數碼照片管理的文字說明、如何分類、編號等就沒有統一規定，這就給數碼照片檔案的歸檔帶來很大困難。

1.4 數碼照片缺乏安全性管理

近期，中共中央辦公廳、國務院辦公廳《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中明確提出要建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系。數碼照片由于形成隨意性比較大、來源不易受監控。首先，照片在個人的手機、照相機和微機上瀏覽、復制、利用時容易遭到損壞、甚至失密泄密。其次，照片在局域網的多臺電腦或各個網站互相聯體工作，通行幻燈機、刻錄機、打印機等外連設備進行連接傳輸時，也存在著諸多不安全的因素。再者，近年來微機病毒造成的電子文件損壞或丟失情況也是屢見不鮮，這些都會危及到數碼照片的安全。

2 問題解決的必要性

2.1 高校數碼照片的作用

高校數碼照片檔案記錄了學校建設、教學教改、師生文體等重大活動，教職工通過數碼照片檔案了解學校的真實面貌和發展過程，照片檔案與各類紙質檔案在內容上相互印證，在形式上相互補充，具有極強的記憶和展示歷史的功能。隨著社會信息化的不斷發展，網絡技術的廣泛應用，數碼照片檔案越來越在學校的發展中發揮其特有的功能，做好照片檔案的管理工作，充分發揮照片檔案記憶歷史、再現歷史的功能，意義非常重大。

2.2 規范高校數碼照片的意義

規范高校數碼照片的意義在于其有利于維護數碼照片檔案的系統性、真實性，有利于數碼照片的信息交流、資源共享，也為實現檔案規范化、現代化管理奠定堅實的基礎。檔案材料歸檔的最終目的是為了提供利用，那么，數碼照片由于它自身的特殊性，也決定了它利用的方便性，檔案館的工作人員可以通過全文搜索掃描數據庫來查找圖片，根據需要打印出選定的照片，利用者可以看到搜索到的小圖像、標識和標題等信息，大大提高了利用速度和效率。另外，由于許多部門普遍沒有專門的數碼照片檢索系統，數碼照片檢索查閱難的現象嚴重，從而使數碼照片檔案資源難于得到有效的開發利用。如何切實加強高校數碼照片檔案管理的規范性已非常需要持續關注。

3 加強學校數碼照片檔案管理應采取的對策

3.1 加大宣傳力度，提高檔案意識

檔案館要加大對檔案法規的宣傳，讓學校的員工充分認識到，在教學科研和日常管理工作中產生的數碼照片檔案是學校發展的重要見證，需要保存。積極采取多種有效措施增強各部門的歸檔意識，利用網絡技術宣傳學校大事例，如校史館建設、校慶、評估等，通過各種照片檔案展覽擴大照片檔案的影響，促進收集工作的有效開展。同時，學校領導要給予大力支持，學校各部門要給予積極配合。健全體制、投入經費、調整管理人員結構，使得數碼照片檔案充分發揮服務學校中心工作、服務社會的作用，充分體現檔案的價值。

3.2 完善相應的數碼照片的收集管理制度

在數碼照片的移交和接收過程中，首先，要明確收集范圍和歸檔流程。制作專門的標注卡片，每一張照片要按照編號進行標注說明，包括拍攝時間、主要內容、拍攝地點和攝影者，保證每一張照片都是規范的、有效的，從而提高歸檔質量和效率。兼職檔案員要按照統一的標準將照片的電子版錄入檔案管理軟件中去，這樣就在學校檔案部門的統一協調下，完成數碼照片的規范化收集和歸檔工作。

3.3 建設數碼照片檔案規范化的數據庫，進行管理

建設高校數碼照片檔案數據庫，從而適應高校數碼照片檔案建設和發展的需要。檔案部門在接收數碼照片時，首先要對數碼照片的保管價值進行鑒定，從而確定其取舍和保管期限，照片應選擇在高校各項活動中形成的有重要價值的照片歸檔。對歸檔數碼照片進行整理時，首先，要按形成年度分類，再按照內容不同分類整理；其次，在編制目錄時，要逐張編制全宗號、保管期限、時間、攝影者，照片的文字說明，要字體規范、字跡清晰、行距適中；再次，刻制光盤要一式兩份，一份用于查閱使用，一份異地保存；最后，將已經歸檔的數碼照片的信息錄入本校的檔案管理信息系統中去，以便查詢利用。

3.4 加強老照片、散失照片的管理

可以將有關重大歷史事件、杰出人物、組織數量多且齊全的老照片編輯成照片檔案集，運用現代科技手段進行了掃描刻錄，制成光盤。既很好地保護了照片檔案原件，又方便了利用，為歷史研究提供了系統、生動的史料。通過發文、寫信、上門走訪等方式，把大批散失的歷史照片收集進館。比如，在不同時期，黨和國家領導人毛主席、劉少奇接見全國農業科技工作會議代表以及江澤民、李鵬接見全國高校黨建代表合影等珍貴檔案進入館藏，從而填補了學校發展歷史的空白，拓展了數碼照片的空間，豐富館藏。

參考文獻

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